クラウドストレージで証憑書類をフルペーパーレス化！

経理部門で加速するペーパーレス化への流れ
ペーパーレス化が経理部門にもたらすメリットとは？
証憑書類のデータ保存はひとつのシステムで集中管理を！

ビジネスにおけるデジタル化が進む中で、経理業務においてもペーパーレス化が大きく推進されています。今回は、証憑書類のペーパーレス化がもたらすメリットを再確認しながら、証憑の保管管理に特化したMJSのクラウドサービスについて簡単にご紹介します。

経理部門で加速するペーパーレス化への流れ

デジタル技術によってビジネスの在り方や人々の暮らし方は大きく変わりつつあり、業務のさまざまな場面でペーパーレス化が急速に進んでいます。経理部門も例外ではありません。

例えば、請求書。紙ではなくPDFデータの請求書をメール添付して発行する企業や、クラウドサービスを利用して請求書の発行管理を効率化している企業は、この数年でとても多くなりました。

申請承認フローをシステム化して紙文書や印鑑利用を削減したり、クラウドサービス経由で経費申請できるようにしている企業も、今や珍しくありません。

そのほかにも、電子インボイスの導入、業務の自動化・AI化、業務システムのクラウド化など、デジタル化による大きな変化は経理部門にも到来しており、この変化を乗り切れるかどうかが今後のビジネスに影響すると言っても過言ではありません。

そこで、デジタル化の波を乗り切るための第一歩としておすすめしたいのが、国税関係帳簿書類のフルペーパーレス化です。

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ペーパーレス化が経理部門にもたらすメリットとは？

国税関係帳簿書類をペーパーレス化・電子データ化すると、経理部門はさまざまなメリットを得ることができます。

コスト削減

用紙購入、印刷、郵送、廃棄などにかかる紙文書ならではのコストを大幅にカットできます。ファイルキャビネットなど、保管に必要なスペースや機材・什器も削減できます。

業務効率化

紙文書とは異なり、電子データは簡単に検索できることが強みです。必要なデータをキーワード検索で素早く探し出して参照することができ、関係者との共有も容易です。

セキュリティ強化

紙文書からの情報漏えいは意外に多いものです。電子データであれば、ID認証による不正利用の排除、役職や部署ごとのアクセス権限、暗号化によるデータ保護など、多面的にセキュリティを強化できます。

内部統制強化

電子帳簿保存法の定める保存要件に則って国税関係帳簿書類をペーパーレス化することで、データの改ざんを防止し、不正利用や不祥事の発生を防ぐことが可能になります。

多様な働き方に対応

経理業務に必要な情報を電子データ化しておけば、外出先や自宅で業務をこなすことが可能になり、働き方の多様化やゆとりある労働環境の実現に役立ちます。

以上のようなメリットがあるペーパーレス化は、人材不足が深刻化する一方で担うべき業務が増えつづけている経理部門にとって、欠かすことのできない取り組みと言えるでしょう。

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証憑書類のデータ保存はひとつのシステムで集中管理を！

証憑書類をペーパーレス化する際には、データをひとつのシステムで一元管理することをおすすめします。

多くの場合、証憑書類は部署ごとにバラバラに保管管理されているのではないでしょうか。例えば、「見積書は営業部門や購買部門で」「契約書は総務部門で」「請求書は経理部門で」といった具合です。このような場合、経理部門には請求書だけが届くため、その内容が正しいものなのかどうか裏付けを取るためには、各部署の担当者に問い合わせて見積書や契約書などをチェックしなければなりません。それは非常に手間のかかる作業です。

国税関係書類をひとつのシステムで一元管理すれば、請求書の裏付けとなる見積書や契約書なども同じ場所に保管されるため、経理部門の業務負荷を大きく減らすことができます。