電子帳簿保存法の改正により、スキャナ保存や電子受領した証憑データの保存要件が緩和されるとともに、電子取引に関するデータはその保存が義務化されました。これによって経理業務の電子化・ペーパーレス化がいっそう進むことになりますが、スキャナ保存と電子取引で異なる保存要件を守りながら、いかに効率よく証憑データを保存・管理・活用していくかは、経理部門の課題と言えます。このような課題を適切なコストで安全に解決できるのが、ミロク情報サービスの「MJS e-ドキュメントCloud キャビネット」です。
証憑書類をクラウドに保管
「MJS e-ドキュメントCloud キャビネット」は、スキャナ保存した証憑や電子取引で受領した証憑をクラウド上に簡単かつ安全に保管できるクラウドサービスです。経理部門で扱う領収書や請求書はもちろん、見積書、契約書、注文書、納品書など取引関係書類全般をPDFファイルなどのデータとして保管できます。
大きな特長としては次のようなものがあります。
保存要件に対応
タイムスタンプ、改ざん検知、書類検索など、電子帳簿保存法の保存要件として求められる真実性や可視性を満たすことのできる機能が標準で提供されます。
すぐにスタートできる
利用料形式のクラウドサービスなので、ご契約後すぐに使い始めることができます。もちろん、証憑書類の保存と管理に必要な機能はすべて使えます。
Webブラウザで利用できる
クラウドサービスなので、ハードウェアなどの購入は不要。普段お使いのWebブラウザだけでサービスを利用できます。
安心の国内データセンター
アップロードされた証憑データは日本国内のデータセンターで保存・管理されるため、不正アクセス、書類改ざん、データ損失などに対するセキュリティも万全です。
これらの特長や機能により、証憑データ保管業務におけるコスト削減、業務効率化、セキュリティ強化、内部統制強化などのメリットを期待できます。
取引関係書類の一元管理が可能に
「MJS e-ドキュメントCloud キャビネット」を導入すると、取引関係書類全般を一元管理できることも大きなメリットです。
例えば「見積書は営業部門や購買部門で」「契約書は総務部門で」「請求書や領収書は経理部門で」といった具合に、取引関係書類は部署ごとにバラバラに保管されているケースがほとんどです。
そうすると、経理部門には請求書・領収書だけが届くため、その内容が正しいものなのかどうか裏付けを取るためには、各部署の担当者に問い合わせて見積書や契約書などをチェックしなければなりません。これは非常に手間のかかる作業です。
MJS e-ドキュメントCloudであれば、請求書や領収書のような「仕訳に紐付く書類」も、見積書、契約書、受発注書、納品書のような「仕訳に紐付かない書類」も、ひとつのシステムで一元管理することができます。
経理担当者は、Webブラウザから必要な書類を検索するだけで、請求書や領収書の裏付けを取ることができるため、経理部門の業務負荷を大きく減らすことができます。
書類の登録は、指定された項目を入力して書類をアップロードするだけなので、営業、購買などの現場部門に負担をかけることもありません。
財務会計システムと連携
「MJS e-ドキュメントCloud キャビネット」は、MJSLINK DXやGalileopt DXのような財務会計システムとデータ連携させることができます。
財務会計システムで仕訳を作成する際に添付した証憑書類は、タイムスタンプが付与され、仕訳データと紐付いた状態でMJS e-ドキュメントCloudに転送・保存されます。経理担当者は、特別な作業をすることなく、証憑の一元管理を利用できるというわけです。
もちろん、ミロク情報サービス以外のシステムともWeb APIでデータ連携させ、証憑書類の登録・参照を行うことができます。また、独立した証憑保管システムとしてMJS e-ドキュメントCloud単体で利用することも可能です。
以上の他にも、書類登録時の承認決済、書類の一括登録、フォルダ利用権限の設定、AI-OCRとのデータ連携など、「MJS e-ドキュメントCloud キャビネット」には証憑の保存・管理をより便利に運用できる機能が充実しています。電子帳簿保存法やインボイス制度への対応の一環として、是非ご検討ください。
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「MJS e-ドキュメントCloud キャビネット」を導入すれば、電子帳簿保存法に則った証憑書類の保存・管理をすぐに始めることができます。しかし、新しいシステムを導入する際には、業務プロセスやルールの変更、従業員への告知・教育なども必要です。経理業務のDXに関する経験とノウハウが豊富なミロク情報サービスなら、導入から運用までスムーズに展開できるようお客様をワンストップでサポートすることができます。まずは、お気軽にご相談ください。
