経理ドリブン

電子帳簿保存法の改正により、電子取引で発行される国税関係書類は電子データのまま保存することが義務づけられました。

経理関連業務の生産性向上を促進するためのもので、請求書、領収書、契約書など、商取引において発生する書類を電子データでやり取りした場合、電子帳簿保存法の定める保存要件に従って、印刷することなく、電子データのまま保管する義務が生じます。

2023年12月31日には宥恕期間も終了するため、あらゆる事業者が電子データ保存の環境を整備しておかなければなりません。

もちろん、紙で受領した請求書や領収書などについては紙のまま保管することも可能です。しかし、紙文書と電子データでは業務プロセスも保管方法も異なりますから、混在させてしまうと業務の混乱や煩雑化を招くことになるでしょう。

宥恕期間の終了は、経理業務のデジタル化・ペーパーレス化を推進させる絶好のチャンスであると考えて、あらゆる国税関係帳簿書類の電子データ化へと舵を切ることをお勧めします。 特に、紙で受け取ることの多い領収書やレシートなどについては必ず画像データにするルールと仕組みを全社的に徹底する必要があるでしょう。スキャナーを使うのは面倒という方も多いかもしれませんが、今はスマートフォンのカメラで簡単に画像化できます。実際、レシートを撮影するタイプの家計簿アプリを愛用している方も多いのではないでしょうか。

領収書やレシートをもらったら、その場で撮影する習慣をつけておきましょう！

国税関係書類の電子データ化は、経理部門に大きなメリットをもたらします。

【１】保管スペース、保管コストの削減
基本的に、紙とはかさばるものです。国税関係書類については7〜10年間保管しなければならず、その膨大な紙文書のために確保しなければならない保管スペースと保管コストを、電子データ化によって大幅に削減することができます。

【２】情報漏えいリスクの低減
紙文書からの情報漏えいは、思った以上に多いものです。紙文書を保管するキャビネットは施錠されていますが、破壊行為や鍵の悪用の前には無力です。サーバにデータを保管して、強力なアクセス制限や暗号化をかけた方がはるかに安全と言えるでしょう。 【３】検索性の向上
電子帳簿保存法の定める保存要件のひとつに「検索機能」があります。取引年月日、取引先、取引金額によって文書を検索できるようにしておくというものですが、これは経理担当者にとっても非常に便利な機能です。膨大なファイルの中から1枚の紙文書を探すにはかなりの手間と時間がかかりますが、電子データであれば、キーワードを入力するだけで簡単にリストアップすることができます。

この検索機能を利用して仕訳データと証憑を紐付け、仕訳項目をクリックするだけで証憑の画像を呼び出せる会計システムもあります。

最近のOCRはAIによって精度が向上しているため、証憑の画像データからテキストを読み取り、仕訳入力を自動化することも可能になっています。

領収書やレシートをスマートフォンのカメラで画像データ化しておくだけで、その活用度や利便性は飛躍的に向上するのです。

領収書や請求書を電子データ化したいけれども、見読可能性、真実性、タイムスタンプ、検索機能、帳簿との相互関連性といった、電子帳簿保存法の定める保存要件を満たすのは大変と感じている皆様も多いでしょう。そこで近年、電子データ化された証憑類を簡単かつ安全に保管管理できるクラウドサービスがITベンダー各社からリリースされはじめています。
主な特長や機能としては、

• 電子帳簿保存法の定める要件を満たす機能がある
• 電子取引データや証憑画像を簡単にアップロードして登録できる
• 申請・承認のワークフロー機能がある
• アクセス権限の管理機能がある
• 書類の登録時にタイムスタンプを付与できる
• OCR機能で画像からテキスト情報を抽出できる
• 財務会計システムとスムーズに連携できる
• クラウドサービスなので月額料金ですぐに利用できる
• サーバーなどのハードウェア投資が不要

などを挙げることができます。これだけの機能が揃っていれば、証憑類の電子データ化へのハードルはかなり下がったのではないでしょうか。