経理ドリブン

監査現場は「ミスが許されない監査現場」であり、公認会計士は「念には念を」入れる仕事術で問題を見落とさないようにしています。
今回は、「ミスが許されない監査現場」である点にスポットを当て、誰が担当しようとミスを起こしにくくする仕事術、「標準化」について取り上げることにします。

業務を遂行する上で個々人の仕事のやり方に任せている場合、ある人はやるべき仕事の一部をやっていない、別の人はやらなくていい仕事までやっているといった事態になることがあります。また、注意が必要なポイントにもかかわらず何となく業務を行ってしまう人が出てくることもあり得ます。このような状態では、どうしてもミスが起きやすくなります。そして、自分の考えで仕事をする人が増えれば増えるほど、その人が実施した作業に問題がないか確認するのも難しくなり、さらにミスが起きやすい状態になっていきます。以下では、こんな問題を避けるために会計士が活用していた仕事術を紹介しましょう。

(1)公認会計士はみんな同じことができる！？　～手続書～

会計士が業務を行う際には必ずといって良いほど、「手続書」というものを使っていました。やるべき作業が分かる、正しい手順が分かる、作業の抜けモレを防ぐ、作業のやり過ぎも防ぐ、結果として誰が担当するかに関わらずミスを起こしにくくする、そんな目的で使われていたのが手続書です。
ここでは、もし監査を始めて間もない新人会計士が、手続書なしに業務を進めたらどうなるのかを、ちょっと見てみましょう。

【シーン１】
【シーン１】は極端な例ではありますが、このような状況に陥らないために、実際の監査現場で行われていたのが手続書の活用です。手続書には、やるべきことややり方が明確に記載されているので、手続書の各項目（やるべき仕事）を着実につぶしていくことができます。手続書の例を示すと次のとおりです。

【手続書の例】
＜現金及び預金＞

No	監査手続	実施者/実施日	調書番号
1	現金及び預金残高明細表を入手し、合計調べの上、補助元帳、総勘定元帳及び試算表と突合する。
2	期末残高について期間比較等の分析的手続を実施し、著増減の有無及びその理由が、会社の経営環境等に照らして合理的であることを確かめる。
3	預金残高明細表と、取引金融機関からの確認状とを突合する。
4	・・・・・・・

現金及び預金の監査を割り当てられたのが新人会計士であっても、この手続書に従って、実施すべき項目を１つ１つつぶしながら監査業務を進めることができます。実際、私が監査法人の新人だった頃、上司は他の現場に行っており1人で監査を進めなければならない場面もありましたが、手続書があったことで迷うことなく業務を進めることができました。
なお、手続書があれば、上司は部下に対して、必要に応じて各手続きの意味を説明した上で、実際の業務は部下に任せることができます。そして、最後に手続書の各監査手続がすべて実施されたことを確かめることで、ミスが起きにくい仕組みを効率的に構築することができます。

(2)公認会計士は同じ失敗を繰り返さない！？　～チェックリスト～

会計士の業務の要所では「チェックリスト」というものを使った点検作業が行われていました。同じミスは繰り返さない、間違いやすい所には細心の注意を払う、結果としてミスを起こしにくくする、そんな目的で使われていたのが「チェックリスト」です。
それでは、監査現場でチェックリストが使われる様子を見てみましょう。

【シーン２】
【チェックリストの例】
＜計算書類の注記＞

No	内容	Yes	No	該当なし	コメント
1	重要な会計方針に係る事項に関する注記がされているか。
	①資産の評価基準及び評価方法	✔
	②固定資産の減価償却の方法	✔
	③・・・・・
2	会計方針の変更に関する注記がされているか。
	①当該会計方針の変更の内容			✔
	②当該会計方針の変更の理由			✔
	③・・・・・
3	表示方法の変更に関する注記がされているか。
	①当該表示方法の変更の内容	✔
	②当該表示方法の変更の理由	✔
4	・・・・・

上記の【チェックリストの例】にあるように、各チェック項目を点検していき、そのとおりになっていればYes欄に「✔」を入れます。そもそもそのような項目に当てはまる事象がないのであれば該当なし欄に「✔」を入れます。万が一No欄に「✔」が入ったとしたら、クリアすべきポイントがクリアできていないということになりますので、このままではダメだということで、修正などが必要になります。【シーン２】のMさんは、チェックリストに従って点検したからこそ、クライアントの記載漏れを発見することができ、ミスが起きずに済んだといえるでしょう。
上記は監査におけるチェックリストの例ですが、一般の企業などでも大いに役立つものです。「同じ失敗を繰り返すな」とはよくいわれることですが、過去に失敗があったのなら、二度と同じ失敗をしないように、その項目を新たにチェックリストの1項目として加えるようにします。また、慣れてくれば「どこに注意すればいいか自然と頭に入るものだ」とお考えの方もいるかもしれませんが、チェック項目が10個も20個もあったら、記憶に頼った点検ではどうしたって漏れが出てしまいます。少し面倒だと思ってもきちんとチェックリストを更新するとともに、それを参照しながら点検することが大事です。こうして磨きのかかったチェックリストは、ミスが起きないようにする仕組みとして本当に重宝します。なお、あまりにも些末な項目までチェック項目に加えると、ムダな業務を増やしかねないので、チェック項目に入れるか否かは良く検討した上で決めた方が良いでしょう。
上司は部下がチェックしたチェックリストを点検し、しっかりとチェックが行われたかを確認します。

ここまで「手続書」と「チェックリスト」を挙げて、誰が担当しようとミスを起こしにくくするために会計士が行っている仕事術について紹介してきました。
ポイントはつぎのとおりです。


やるべき仕事ややり方、注意しなければならないところなどを定めることで “標準化”を図り、 誰が担当してもミスを起こしにくいような仕組みにしているのです。手続書やチェックリストを作るのにはそれなりの手間暇がかかりますが、これらがあることで誰が担当するかに関わらず、格段にミスが起きにくくなることも事実です。
各人各様に行っている仕事を標準化する、また過去に失敗が起きた、あるいは失敗が起こりそうなポイントをピックアップして注意すべき点を標準化するなど、「標準化」の仕事術を進めてみてはいかがでしょうか。