これまで、書類ありきの仕事の仕方や、セキュリティ上の問題から、経理業務をテレワーク化するのは難しいとされてきました。しかし、新型コロナウイルスの影響もあり、経理業務におけるテレワークの導入に少しずつ踏み出している企業も増えています。
じわじわとテレワークが世間に浸透していく、この流れの中で、「以前は、テレワークなんて必要ないと思っていたけれど、やっぱり必要かも…」と思い始めた企業も少なくないのではないでしょうか。
そこで今回は、今からでも十分間に合う、経理部門がテレワークを成功させるコツについて解説します。
経理部門のテレワークが進まない理由とは
経理業務が完全にテレワークに移行できない大きな理由が、以下の2つです。
- 出社しないと対応できない業務がある
- セキュリティリスクがある
■出社しないと対応できない業務がある
経理業務では、以下のような理由で出社しないといけないケースが多々あります。
- 紙の書類を使っている
- オンプレミスなシステムを使っている
- 持ち運びのできないデスクトップPCを使っている
上記に関わる具体的な業務は以下の通りです。
1. 請求書の処理
2. 経費精算
3. 勤怠管理
※業務内容は会社により異なります
これらの業務はデータでのやりとりやインターネット上での取引も可能なのですが、実際には未だに紙での運用を続けている企業も多い状況です。また、社内システムを導入して電子化に踏み切っても、そのシステム自体がオンプレミスであり、社内からしかアクセスできないため、テレワークまで発展しないケースもあります。これらの問題を解決するには以下のような対策が必要です。
- ペーパーレス化
- ワークフローの電子承認の利用
- 電子印鑑の利用
- クラウド会計システムの利用
- インターネットバンキングの利用
■セキュリティリスクがある
経理業務は企業内部の機密情報を取り扱っているため、セキュリティリスクを考慮した結果、テレワークには踏み切れないというパターンが多くあります。
オンプレミスなシステムを利用している場合は、社内ネットワークのみを使用するためセキュリティ対策をしやすいのですが、クラウドシステムの場合は様々なネットワークを使用するためより多くのリスクが発生します。状況によってどのようなリスクが発生するかを確認したうえで、適切なセキュリティ対策をする必要があります。
テレワークを推進するために必要な4つの取り組み
経理部門がテレワークを推進するためには、様々な取り組みをしていく必要があります。その中でもポイントとなるものを4つご紹介します。
■クラウド会計システムの導入
クラウド会計システムとは、クラウド型で提供されるシステムであり、ネット環境とパソコンさえあれば基本的にどこからでもアクセスすることができます。自社での特別な環境構築は不要であり、簡単に導入することができるのも特長の一つです。法改正など、処理の前提に変更があっても、自動でアップデートされるので手間がかかりません。
■電子印鑑への移行
テレワークを妨げる要因の一つに「押印」があります。
これまで紙媒体の書類を扱ってきた企業が押印処理を廃止するとなると、大幅な体制変更や取引先との調整が必要となり、現実的ではないように思えるかもしれません。しかし、電子印鑑や電子契約など、データ上で対応を進められるシステムも登場しています。国税庁もこれまでの制度を改正しており、押印に関する環境は変化してきています。
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■インターネットバンキングの活用
銀行への振込業務は、社内から書類を持ち出してATMへ足を運ぶのが当然、という経理担当者もいるでしょう。ここで利用したいのが「インターネットバンキング」です。
インターネットバンキングでは、わざわざ銀行に出かけることなく効率的に振込処理を行えるほか、手数料を削減できることもあります。ただし利用の際は、使用するパソコンの承認や、ワンタイムパスワードの設定が必要です。多くの場合、自宅から誰でもアクセスできるということにはなりません。テレワークでは利用できないということではありませんが、利用する場合は社内でルールを決める必要があります。
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■セキュリティの強化
これまで紹介した3つの取り組みを効果的に採用する前提として、強固なセキュリティ対策が必要となります。と言っても、クラウド会計システム、電子印鑑、インターネットバンキングなどは、既に高水準なセキュリティ対策をされていることが多いサービスです。それぞれのサービスがどんなセキュリティに対応しているのかをチェックすれば、セキュリティ対策をクリアできることもあるでしょう。
ただし、社内でのルールを徹底することも重要です。二段階認証の使用、ウイルス対策ソフトの導入、フリーWiFiは使わない、など、クラウドサービスを利用するうえでの規則をあらかじめ整えておきましょう。
テレワークを推進するならリモートアクセスツールも視野に
ここまで説明したように、経理業務にテレワークを導入する手段は様々です。しかし、「どこから手をつけていいかわからない」、「そんなに金額をかけられない」といった悩みを持つ企業も少なくないでしょう。その場合に利用したいのが、社内パソコンへのリモートアクセスツールです。
実際に業務を行うパソコンはあくまで社内のものとすることで、これまでの業務方法やセキュリティを保ったままテレワークを行うことができます。テレワーク導入手段の中では、比較的、費用を抑えて手軽に実施できるというメリットもあります。
このように、すべてのシステムや体制を一新するのではなく、既存の業務方法を続けつつ、テレワークを行う方法もあります。まずはリモートアクセスツールの導入からスタートしつつ、段々と手を広げていく方が、自社に適した体制を整えることもできます。できそうだと思う部分から、少しずつでもテレワークへの対応を進めてみてください。
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新型コロナウイルスの影響もあり、経理部門でもテレワーク化が進んでいる昨今、取り残されてしまったと焦りを感じている企業もあるのではないでしょうか。
今からテレワークの導入を進めていくのであれば、今回紹介した4つの取り組みを検討してみてください。しかし、社内の状況によっては、体制の変更や予算の確保に苦労する場合もあります。その場合は、リモートアクセスツールを使って、社内のシステムを維持したまま費用を抑えてテレワークを実現してみるという方法もあります。
まずはできるところからスタートし、順を追って進めていくことで、テレワークを実現させる突破口が見つかるでしょう。
