電子契約とは、電子データとして作成された契約書に電子署名・電子サインを付与することで締結する契約方式です。近年、法的環境が整備され、働き方改革や印鑑廃止などのトレンドも追い風となって、導入が進んでいる電子契約サービスについてご紹介します。
何かと業務負荷が大きい紙文書による契約締結
電子帳簿保存法の改正によって国税関係書類のスキャナ保存がしやすくなり、また、電子取引における電子データ保存が義務化されるなど、経理/総務部門に関わる業務のデジタル化が加速しています。
このようなビジネストレンドの中にあっても、「契約書」については紙文書で取り交わしているという企業は少なくないでしょう。
しかし、デジタル化によってビジネス全体のスピードが上がっている現在、日常的に契約を交わすことの多い企業であれば、そろそろその業務効率の悪さが目につきはじめているのではないでしょうか。
紙文書による契約は、なかなか手間のかかる作業です。合意に至った契約書を2部プリントし、製本し、収入印紙を貼り、署名・押印・割印し、返信用封筒とともに送付します。契約相手もまた、受け取った契約書に収入印紙を貼り、署名・押印し、返送しなければなりません。作業自体の面倒さは言うまでもありませんが、郵送によるやりとりの遅さにはやきもきさせられるものです。
企業によっては、押印は総務部門などが契約書をチェックして代行するなどのルールが定められているケースも少なくないようです。
そこで注目を集めはじめているのが電子契約です。契約書を電子データ化し、その締結をオンラインでできるようにすれば、契約をめぐる業務効率は大幅に改善されることになります。
業務効率化とコスト削減は電子契約の大きなメリット
電子契約を有効なものとするには、電子署名法に則り、
- 署名の名義人が電子契約書の作成に関わっていると証明できる（本人性の担保）
- 電子契約書が改ざんされていないことを証明できる（改ざん防止）
- 電子契約書に本人性の確認できる電子署名がある（契約の成立条件）
といった要件を満たす必要があります。これを契約の当事者だけで満たすのは難しいため、電子契約の導入には、あらかじめ要件が満たされているクラウド型サービスを利用するのが一般的です。
電子契約サービスを導入する一番のメリットは、業務効率の向上と言えるでしょう。
印刷、製本、押印、郵送といった作業がなくなり、契約締結にかかる時間は大幅に短縮されます。すべてのプロセスをWebブラウザ上で行うことができるため、テレワークなど働き方改革の推進にも貢献できます。
サービスによっては、電子契約をめぐる申請・承認や進捗管理などもオンラインで行えるようになっているものもあります。
もうひとつの導入メリットが、コスト削減です。
ペーパーレス化によって、印刷コスト、郵送コスト、保管コストなどは不要になります。また、電子契約の場合は収入印紙が不要となることも見逃せないポイントです。日頃たくさんの契約を取り交わしている企業にとっては、かなりのコスト削減になるでしょう。
電子帳簿保存法への対応も要チェック
契約書を電子データとして保管・管理できることも、電子契約の重要なメリットです。
紙文書とは異なり、オフィス内に物理的な保管スペースを確保する必要はありません。全社の契約書を安全に一元管理し、テキスト検索、フォルダ管理、ダウンロード、権限管理、ログ管理などを容易にできることは大きな魅力です。
ただし、契約書を電子データとして保存するには、「真実性の確保」「可視性の確保」といった電子帳簿保存法が定める保存要件を満たしている必要があります。
電子契約サービスを選定する際には、電子署名法はもちろん、電子帳簿保存法の要件にも対応しているかどうか、しっかりチェックしておきましょう。
**********
電子契約サービスの導入は、自社だけではなく、契約先にも業務効率化やコスト削減のメリットをもたらします。こちらから契約書を発行する場合には、契約先に利用料がかかることもありません。加速するビジネスの中で契約締結業務がボトルネックになる前に、電子契約の導入をぜひともご検討ください。
