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働き方改革 2020/07/28

経理業務のテレワークは「ペーパーレス化」が決め手!

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2020年、世界規模で流行している新型コロナウイルスの感染対策として、多くの企業がオフィスに出勤せずに働く「テレワーク(リモートワーク)」を実施しました。一方で、日本のビジネスシーンに深く根付いている紙文化が、テレワークの実現を阻む大きな原因であることも明らかになってきています。当然、請求書や領収書などを扱う経理の現場も例外ではありません。今回はテレワークにおける紙文化の問題点と、それを解決するためのペーパーレス化のポイントを紹介します。

テレワーク導入増で明らかになった「紙文化」の課題

東京都が5月12日に発表した「テレワーク『導入率』緊急調査結果」によると、都内の社員数30人以上の企業、約400社のうち、テレワークを導入している企業は、4月の段階で前月の2.6倍となる62.7%に増加しました。
その一方で、一般社団法人日本CFO協会の調査では、テレワークを実施した約400社のうち、約40%が「テレワーク実施中に出社した」と回答しています。出社した理由で特に多かったのが「紙の書類(請求書・証憑書類・押印手続き・印刷)の処理」でした。

この結果からもわかるように、テレワークにおいてオフィスの紙文化は大きなボトルネックになっています。今後、新型コロナウイルスの感染対策には、テレワークとともにペーパーレス化を導入することも重要なポイントになってくると考えられます。

※出典:東京都「テレワーク「導入率」緊急調査結果」
※出典:一般社団法人日本 CFO 協会 「新型コロナウイルスによる日本企業の経理財務業務への影響」

テレワーク促進以外のペーパーレス化のメリット

さらに、ペーパーレス化はテレワーク促進の他にもメリットがあります。中でも大きなポイントとして挙げられるのは管理の簡単さです。例えば、清算書・領収書などの各証憑は最低でも確定申告から7年保管しなければならないと定められているので、経費精算や請求書の処理などを紙で行っている場合、少なくとも7年間分の保管場所を確保する必要があります。これらの書類を電子化すれば、保管場所は必要ありませんし、過去の書類を確認する必要が出て来た場合でも、検索機能を使ってすぐに該当の書類を探し出すことができます。紛失のリスクも少なくなるでしょう。

※出典:国税庁「帳簿書類等の保存期間及び保存方法」

他にも、印刷にかかる経費と労力の削減などが挙げられます。一回の印刷にかかる費用はそれほど高くなくても、年間を通すと無視できないほど多額になるケースは珍しくありません。同様に、紙での受け渡しや管理にかかる稼働、プリンターの順番待ちなども、毎月のこととなると業務を妨げる要因として対策を検討する必要があります。

リモートワークで重要になる具体的なペーパーレス化

いくらペーパーレスにメリットがあるとはいえ、最初から完全に紙を廃止するのは大変です。テレワークを推奨している現在、まずはリモートで業務できる環境を整えるための対策から少しずつ始めていくのがよいでしょう。

そこで大きな助けとなるのがクラウドサービスの利用です。クラウドサービスはペーパーレス化だけでなく、リモート業務全般のサポートに使える機能も多く、両者の課題をまとめて解消するには大変便利なツールです。例えば、経費精算において清算書や領収書を紙ベースでやりとりするケースは多くありますが、現物ではなくスマートフォンで撮影した領収書を利用してそのまま経費申請できるクラウドサービスもあります。他にも、交通系ICカードや乗換案内などと連携してデータを自動的に取り込んで申請したり、承認などの処理をパソコンや携帯端末から行ったりと、クラウドサービスを使えば各種申請にかかる紙での処理はほとんど廃止できます。ミロク情報サービスが提供する業務管理システム「Edge Tracker(エッジトラッカー)」もそういった機能を搭載しているクラウドサービスの一つです。

■紙での経費申請廃止に活用できるEdge Tracker(エッジトラッカー)の主な機能
  • 経費の事前申請、仮払申請
  • 取引明細データ取込み
  • 乗換案内提携
  • レシート読み込み

Edge Trackerでは、経費精算のほかにも、給与明細の表示や年末調整の処理も行うことができます。さらに社会保険料率・雇用保険料率の変更から、健康診断の案内まで、管理部門からの「お知らせ」も通知できるので、実際に会わずとも、社員に漏れなく周知が行きわたります。
テレワーク時に課題なることが多い「申請・承認のために出社する」という課題の解決に大きな効果を発揮します。このように、クラウドツールを上手に利用することで、本社に出社しなければならない機会を大幅に減らすことができるのです。

※関連サイト:テレワークにも使える!いつでもどこでも利用可能なクラウドサービス「Edge Tracker」
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ペーパーレス化のメリットと具体的なツールの例を紹介しました。経理業務におけるペーパーレス化はテレワークを導入しやすくなるだけでなく、申請・承認フローを円滑にし、経費精算処理を簡単にするなど、業務そのものを効率化する重要な手段の一つです。経理担当者は、ぜひ一度、職場でペーパーレス化できるポイントを探してみてください。当たり前のように根付いている紙文化のほかにも、テレワーク時に発生しやすい課題や業務効率化を阻む原因が見つけられるかもしれません。

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