経理ドリブン

監査現場はミスが許されない現場であり、問題を見落とさないため、あるいはミスを起きにくくするために公認会計士が使っている仕事術があります。
ただし、いくらミスが許されない現場だと言っても、ミスをしなければどんなに時間をかけても良いわけではありません。「スピード」重視、これも監査現場における重要な課題の1つです。
そこで今回は、スピードが重視される現場である点にスポットを当て、期限オーバーを防ぐ仕事術を取り上げることにします。

監査現場に見る数々の課題の1つとして「スピード重視の監査現場」であることが挙げられます。
監査というのは、法令などで期限が決まっており、絶対に遅れることができない仕事です。しかも3月決算会社が圧倒的に多く、監査のメンバーもそれぞれがいくつものクライアントを受け持っているため、万が一１つのクライアントの業務が期限に完了しないといった事態になったら、他のクライアントの業務にも大きな影響が出かねません。いわば限られた時間の中で業務を完了させなければならないという「スピード」重視の仕事でもあったのです。
仕事を速く行うためには、「自分自身の作業を速くこなす」ことと、「段取りよく仕事を進めること」が重要となります。作業を速くこなすためには、自分自身の知識や実務経験を増やすといった仕事の土台となる部分によるところが大きいでしょう。そこで、ここでは後者の方にスポットを当て、段取りよく仕事を進めるための仕事術を紹介することにします。

(1)手待ち時間の発生を回避する　～事前依頼～

手待ち時間の発生、これは段取りよく仕事を進める上でできる限り回避しなければならないことです。どんなに個々の検証業務を効率的に進めようとも、それぞれの業務の間に多くの手待ち時間が発生していたら、とても仕事のスピードを速くすることはできません。
手待ち時間の発生を回避する上で特に重視したいのは「事前依頼」です。当たり前のことではあるのですが、案外おろそかになってしまいがちなところでもあります。ここでは、新人会計士の失敗の様子を描いた【シーン１】を使って説明しましょう。

【シーン１】 いかがだったでしょうか？Sさんの仕事に欠けていたのは「事前依頼」です。事前依頼をしていなかったがために、帳簿類を用意して頂く際の手待ち、証憑類を用意して頂く際の手待ち、そして担当者にヒアリングする際の手待ちなどが発生してしまい、とうとう期限内にやるべき業務を終えることができなかったのです。

【シーン２】 このように、事前依頼をすることで手待ち時間の発生を回避することができますので、監査以外の現場においても徹底したいところですが、事前依頼をする上では次のような点に留意して、ボトルネックになりそうな部分に特に気を付けるようにすると良いでしょう。

• ・準備に時間がかかるかどうか
• ・その業務の遅れが、他の業務に多大な影響を及ぼすような業務かどうか
• ・その人がいないと進まないような業務かどうか

その他、次回に同じ失敗をしないように、事前依頼すべき事項などの情報を引き継ぐといったことも大事です。

(2)できるうちにやっておく　～前倒し～

3月決算のクライアントが圧倒的に多い監査現場では、3月の決算数値が固まった後に何でもかんでも検証しようとしたら、とても期限内に仕事を終えることはできません。そのため、「できるうちにやっておく」ということが大切で、会計士というのは、業務を進める際には絶えず「前倒し」でやっておけることがないかを考えていました。ここでは、新米現場主任の会計士の失敗の様子を描いた【シーン３】を使って説明しましょう。

【シーン３】 さて、【シーン３】では、新米現場主任のM会計士が滞留債権・滞留在庫の検証を、3月の決算数値が締まるのを待ってから行うように部下の会計士に指示しました。結果的に監査期限が目前に迫っているにもかかわらず、部下の会計士の検証作業は満足に進まない状況に陥ってしまいました。部下に指示する立場の現場主任のM会計士は、どうすれば良かったのでしょうか？
ここで大切になるのが「できるうちにやっておく」、つまり「前倒し」という考え方です。今回のケースで「前倒し」でできることはなかったのでしょうか？このケースでは、決算月である3月末ではなく、前月末あるいは前々月末などを基準日として滞留債権や滞留在庫を検証するという選択もできたはずなのです。例えば、1カ月前倒しして、2月末を基準にして、5ヶ月以上滞留している債権や在庫を抽出し検証を進めておくのです。この中には3月に回収したり販売したりして、滞留が解消されてしまうものも含まれるでしょうが、基準日を1カ月前倒しすることで、時間の取れるうちに必要な検証を済ませておくことができ、結果として期限に余裕を持って業務を完了することができるという訳です。
決算に関連した前倒しの例として、次のようなものも考えられます。

このように、前倒しを心掛ければ、期限ギリギリになって大慌てすることがなくなりますので、決算業務に限らず、繁忙期に偏りがある部門などにおいても、前倒しでできることがないか検討して頂ければと思います。

ここまで「事前依頼」と「前倒し」を挙げて、期限オーバーを防ぐために会計士が行っている仕事術について紹介してきました。
ポイントは次のとおりです。

手待ち時間の発生を回避する、できるうちにやっておくといったことを心掛けて段取りよく仕事をすることで、期限オーバーを防ぎ、スピード重視の仕事に対応できると思いますので、読者の皆様の現場でも進めてみてはいかがでしょうか。