タイムスタンプの付与や検索機能の確保など、電子帳簿保存法が定める保存要件を満たした機能で、領収書や請求書はもちろん、見積書、契約書、注文書、納品書など、取引関係書類全般を一元管理することができ、経理業務の生産性向上に貢献できる仕組みが充実しています。
今回の記事では、この「MJS e-ドキュメントCloud キャビネット」の特徴的な機能をご紹介したいと思います。
業務全般業務効率化 最終更新日：2024/01/23
証憑書類保管サービスは便利な機能が充実！
電子帳簿保存法の改正によるスキャナ保存の要件緩和や電子取引データの保存義務化、インボイス制度のスタートなどにより、処理すべき証憑の量が増えたり、紙とデータの証憑が混在するなど、経理業務の負荷増大や効率低下にお悩みの皆様も多いと思います。このような課題を適切なコストで安全に解決できるサービスが「MJS e-ドキュメントCloud キャビネット」です。
MJS e-ドキュメントCloud キャビネットとは？
ミロク情報サービスが提供している「MJS e-ドキュメントCloud キャビネット」は、電子取引によって発行/受領した電子データやスキャナ保存した証憑書類などをクラウド上で安全に保管できるサービスです。
タイムスタンプの付与や検索機能の確保など、電子帳簿保存法が定める保存要件を満たした機能で、領収書や請求書はもちろん、見積書、契約書、注文書、納品書など、取引関係書類全般を一元管理することができ、経理業務の生産性向上に貢献できる仕組みが充実しています。
今回の記事では、この「MJS e-ドキュメントCloud キャビネット」の特徴的な機能をご紹介したいと思います。
タイムスタンプの付与や検索機能の確保など、電子帳簿保存法が定める保存要件を満たした機能で、領収書や請求書はもちろん、見積書、契約書、注文書、納品書など、取引関係書類全般を一元管理することができ、経理業務の生産性向上に貢献できる仕組みが充実しています。
今回の記事では、この「MJS e-ドキュメントCloud キャビネット」の特徴的な機能をご紹介したいと思います。
誰でも簡単にできる「書類の登録」
経理担当者だけではなく、営業、製造、調達など他部署の担当者も利用することを想定して開発された「MJS e-ドキュメントCloud キャビネット」は、書類の登録が簡単です。
登録したい書類を選択したら、「取引日付」「取引先名」「取引金額」など、必要な項目を入力するだけで登録の準備は完了します。入力画面には選択した書類のプレビューが表示されるので、入力内容を確認するために元の書類を開く必要もありません。
タイムスタンプを付与するかどうかも、「必要」「不要」のボタンを選択するだけ。PDF書類はもちろん、Word書類、Excel書類、画像ファイルなども登録することができ、大量の書類を一括登録することも可能です。
登録したい書類を選択したら、「取引日付」「取引先名」「取引金額」など、必要な項目を入力するだけで登録の準備は完了します。入力画面には選択した書類のプレビューが表示されるので、入力内容を確認するために元の書類を開く必要もありません。
タイムスタンプを付与するかどうかも、「必要」「不要」のボタンを選択するだけ。PDF書類はもちろん、Word書類、Excel書類、画像ファイルなども登録することができ、大量の書類を一括登録することも可能です。
「承認ルート」の設定も可能
証憑書類等を登録するにあたって上長などの承認が必要な場合は、最大5名（決裁者＋承認者4名）の承認ルートを書類分類別・利用者別に設定することができ、申請〜承認〜決裁の記録を電子的に残すことができます。
登録を申請した書類の決裁状況は、わかりやすいダッシュボード画面でリアルタイムに確認できます。
登録を申請した書類の決裁状況は、わかりやすいダッシュボード画面でリアルタイムに確認できます。
登録した書類を「フォルダ」で整理
登録した書類は、フォルダに分けて保管できます。また、フォルダには、組織ごと・役職ごとに「閲覧」「登録」「編集」「削除」の利用権限を設定することができ、不正改ざんのリスクを低減させることが可能です。
さまざまな条件で「データ検索」
登録した書類は、電子帳簿保存法が定める検索要件（取引日付・取引金額・取引先名）はもちろん、保存先、備考、タイムスタンプの有無、申請者名、承認者名など、さまざまな条件で簡単に検索できます。複数の検索条件をまとめて、名前をつけて保存することも可能です。保存した検索条件は、プルダウンメニューからすばやく呼び出すことができます。
**********
以上の他にも、タイムスタンプの改ざん検知機能、外部システムとのデータ連携、AI-OCRとの連携など、「MJS e-ドキュメントCloud キャビネット」には証憑書類の保管管理に役立つ機能が充実しています。改正電子帳簿保存法やインボイス制度には対応しているけれども、証憑書類の保管管理はシステム化していないという企業の皆様は、ぜひ一度、「MJS e-ドキュメントCloud キャビネット」の導入をご検討ください。飛躍的な業務効率の向上と、ルールに則った保管管理の安全性を実感していただけると思います。まずは、お気軽にご相談ください。
MJS e-ドキュメントCloud
-
2022/12/20領収書やレシートをデータ化して活用度を広げよう！電子取引データの保存が義務化され、紙の証憑とデータの証憑が業務の中で混在しつつありませんか。経理... -
2023/08/16インボイス制度で煩雑になる経費精算を効率化！2023（令和5）年10月1日からインボイス制度がスタートします。インボイス制度にスムーズに対応するため... -
2022/09/30電子契約も対象になる？2023年12月までに対応すべき電子取引のルールとは2022年1月1日から対応必須とされていた電子取引に関するデータ保存の義務化は、宥恕規定により2023年12... -
2023/07/18請求書の電子化でコストと手間を削減しよう！電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の開始、押印廃止などのトレンドに後押しされて、請求書をPDF形式...
