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2020年1月～12月分の確定申告の申告期間は2021年2月16日（火）～3月15日（月）です。締め切りは3月ですが、申告書の作成には時間がかかるため年明けから作業を始めるのが一般的であり、1月中には提出資料を作成します。ただし開業したばかりの人、もしくは白色申告をしている個人事業主などが青色申告に切り替える場合は、青色申告承認申請書を提出して承認を得なければりません。2020年分の青色申告は既に提出期限が終了してしまっていますが、2021年以降に申請を検討している人は期限に注意して手続きを行ってください

なお、青色申告は2020年から基礎控除額が10万円引き上げられるなど制度の改正がありました。また、青色申告特別控除65万円を受けるためには「電子申告」しなければならないというルールも設けられています。電子申告には、会計システムや国税庁ホームページの確定申告書等作成コーナーを利用して申告する必要があります。

※関連記事：2020年の青色申告は「55万円控除」と「軽減税率」に要注意

最大で65万円の控除が受けられる青色申告ですが、白色申告と比べると申請に関する条件がたくさんあります。その中でも代表的なものが複式簿記での記帳です。仕訳帳、総勘定元帳も必ず作成しなければならず、場合によっては補助簿の売掛帳、買掛帳などが必要となることもあります。さらにこれらの帳簿や領収書などは7年間保存しなければなりません。作成にも管理にも膨大な時間と手間がかかります。

また、個人事業主の場合は経費を私用と業務用に分けて計算する作業も必要です。例えば、自宅を事務所として業務を行っている場合、家賃のいくらまでを経費とするかを計算します。これを「按分（あんぶん）計算」といいます。

地代・家賃の按分計算例
一般的に家賃の按分は、仕事用の面積を住居スペース全体で割ったものを業務用の経費として計上します。例えば、自宅が60㎡で事業スペースが20㎡、家賃が12万円だった場合、按分比率は33%。つまり、4万円を経費として計上できます。

電気代・通信費の按分計算例
光熱費・通信費は月の電気代から、業務時間の割合を乗じることで求めます。月の電気代が2万円で業務に約20%の時間を使っていた場合、2万×20%＝4000円が経費ということになります。

このような青色申告の準備は、定期的にこつこつ行う時間や、様々な条件に対応できる知識、余裕をもって確認できる環境などがあれば問題はありません。ただし、そういった状況にない人が「いざとなったら税理士に依頼すればいい」と考えるのは早計です。青色申告を税理士に依頼する場合、予想以上に費用が高くなる可能性があるのです。メリットとデメリットを十分に比較して、費用に見合うリターンがあるか、しっかりと見極める必要があります。

では、専門的な知識のない新米経理担当者や個人事業主が青色申告を行う場合、どうしたらよいのでしょうか。このとき利用したいのが青色申告の資料作成に特化したツールです。日々の取引を入力するだけで、各種集計資料に自動で集計、転記が可能なツールを使えば、決算書、申告書もすぐに出力できます。
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