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給与/人事労務 2017/12/11

スマホをタイムカードとして活用!

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勤怠管理をモバイルアプリ化すれば、外回り営業などの多い会社でも不正打刻防止や労務コンプライアンスの強化を容易に実現できます。

スマホをタイムカードとして活用!

営業、保守、配送など、直行直帰の多い仕事の場合、勤怠管理は申請書/報告書や電話連絡などをベースに行われることが多いでしょう。

しかし、このようなやり方では、

  • なりすましや虚偽の打刻が発生しやすい
  • 勤務時間や残業時間を正確に把握できない
  • 勤務時間の確認や集計に手間がかかる

というデメリットがあります。

労務コンプライアンスが厳しく問われる現在では、厄介なトラブルのもとになりかねません。

そこで近年、多くの企業で採用され始めたのが、スマートフォンやタブレット端末を利用した勤怠管理システムです。

ワークスタイルや休暇形態の多様化を見越して導入するケースも増えてきました。

今回は、人事・総務部門にとって導入メリットの大きい、スマートフォンなどのモバイルデバイスを利用した勤怠管理システムについて、さらには、給与明細などをスマホで参照できるアプリについてもご紹介します。

勤怠管理のモバイルアプリがスマートフォンをタイムカードに変える!

今や、スマートフォンを持っていない営業パーソンはほとんどいないでしょう。仕事道具として積極的に活用している企業も少なくありません。

それならば、「スマートフォンをタイムカードにしてしまおう」というのが、スマートフォンを利用した勤怠管理システムです。

従業員側の操作はとてもカンタン。画面上の出勤または退勤ボタンを押すだけで、勤怠打刻が完了します。

スマホの顔認証機能やGPS機能とも連動しているため、なりすましや虚偽入力などの不正も防止できます。

打刻だけではなく、出退勤、残業、休日(有給/振替)などの申請も、アプリから簡単に行えます。忙しい中、わざわざ紙の書類を作成して提出する必要はないのです。

モバイルアプリの導入で、不正打刻の防止や勤務時間の正確な把握といった直行直帰やリモートワークをめぐる勤怠管理の課題は大幅に改善できることになります。

残業時間の予測機能やアラート機能で 労務コンプライアンスを強化!

スマートフォンを利用した勤怠管理システムは、人事・総務部門で便利に活用できる管理者機能も充実しています。

労務管理や働き方改革の視点で言えば、こちらの方が重宝と言えるかもしれません。

例えば、スマートフォンなどから入力された勤怠データはクラウド上で集計され、各従業員の勤務実績サマリー(概要)を容易に参照できます。

集計された勤怠データから残業時間の推移を予測することも可能です。

また、このようなデータや予測にもとづいて、

  • 残業、休日出勤など各種申請の未提出
  • 法定労働時間の超過予測
  • 顔認証の不一致

など、さまざまなアラートを発信できます。

これらの管理者機能を活用することによって、過重労働/長時間労働やサービス残業の発生を未然に防ぎ、36協定遵守による労務コンプライアンス強化を図ることができます。

給与やボーナスの明細書もモバイルアプリでラクラク参照!

さて、ここまでスマートフォンを利用した勤怠管理システムを紹介してきましたが、もうひとつ、人事・総務部門の役に立つ便利なモバイルアプリとして、給与明細参照システムをご紹介しましょう。

読んで字のごとく、給与明細参照システムは、給与や賞与の明細書をスマホやPCでカンタンに参照できるというものです。

参照以外にも、PDF形式でのダウンロードができるほか、原本の発行依頼もアプリから簡単に行えます。

給与明細の参照機能をモバイルアプリ化することによって、人事・総務部門は、明細書配布にともなうコストや業務負荷を削減できるというメリットを享受できます。

また、参照機能を利用して、雇用保険料率の変更、賞与の支給月数、健康診断の実施案内など、人事・総務部門からの連絡事項を効率的に知らせることも可能です。

従業員は、紙の明細書を保管する必要がなくなり、いつもでどこでもカンタンに明細書を閲覧できるようになります。

給与システムとの連携で人事・総務部門の業務負荷を軽減!

現場部門の業務効率化のためにモバイルアプリを導入しても、そのために管理部門の業務負荷が増えてしまっては意味がありません。

大事なのは「既存の業務システムとの連携」です。

勤怠管理システムや給与明細参照システムの場合、既存の給与システムとスムーズに連携させることによって、

  • マスタデータ
  • 勤怠データ
  • 有給休暇残データ
  • 給与/賞与明細情報

の同期を自動化し、業務効率化を図ることが可能になります。
**********

働き方改革によって労務コンプライアンスの強化が進み、ワークスタイルが多様化していく中で、人事・総務部門でも、モバイルアプリやクラウドサービスの導入は欠かせないものになっていくでしょう。
勤怠管理や給与明細をモバイルアプリ化することによって、どれくらいの業務効率化やコスト削減を実現できるのか、給与システムベンダーとともに具体的に検証してみることをお勧めします。

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