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業務効率 2019/07/02

会計ソフトの導入で日次業務はこれだけ楽になる!

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働き方改革やバックオフィスのスリム化が注目を集めるようになってきた昨今、それらを実現する方法として「経理業務の効率化」が話題に上がることも増えてきました。経理の現場をより良くするための有効な手段のひとつとして挙げられるのが「会計ソフト」の導入です。そこで今回は、経理担当者にとって身近な日次業務に会計ソフトがどのような効果を発揮するのかを解説していきます。

経理の日次業務

日次業務とは、日常的に発生する業務のことであり、経理担当者にとっては最も身近なものです。発生の頻度が高いため、日次業務の改善は経理業務全体の効率化にも大きな効果が期待できると考えられています。 代表的な日次業務のうち、具体的な内容を以下にまとめました。

領収書・請求書の作成と整理
自社のサービスを提供し、費用を受け取る際に作成します。作成する際は「宛名」、「金額」、「但し書き」、「発行者」、「収入印紙(※金額が50,000円以上の場合)」などを明記する必要があります。

現金出納帳の管理
現金と銀行預金に引き出し、または入金があった場合に記録します。

現預金残高の確認
現金と銀行預金の残高が現預金出納帳の残高と同じになるかチェックします。合致しない場合は、伝票や入出金を確認する必要があります。

売掛金取引の入力
売掛金管理台帳にその日の取引や入金状況などを得意先や発注元ごとに入力します。

買掛金取引の入力
買掛金管理台帳にその日の取引や入金状況などを仕入先や外注先ごとに入力します。

在庫取引の入力
日次棚卸を行っている場合は、その日の在庫取引を確認し、二重作業や請求、出荷のズレなどがないかをチェックします。

各種経費の処理
交通費、旅費、交際費などの経費を正しく処理し、精算します。

上記に挙げた業務以外にも、総務や人事などを兼任している経理担当者は同時に多くのルーティーンをこなさなければなりません。日次業務では、その日に発生した取引やお金の動きをミスなく記録して処理する必要があり、記録する内容も、仕訳作業から取引先ごとの入金・支払いの確認まで様々です。

会計ソフトで仕訳作業を効率化する

上記のような日次業務を効率化するため、会計ソフトにはいろいろな機能が実装されています。その中でも特に仕訳作業に特化した機能の例を以下に紹介します。

自動仕訳入力機能
経費計上の際、レシートなどの証憑書類をスキャンするだけで自動的に仕訳データに変換することができます。一度に複数枚スキャンすることも可能で、取り込んだ証憑画像は仕訳入力画面などからいつでも確認することができます。

二重取込防止作業
仕訳の際に発生しやすい、仕訳の重複を防ぐことができます。

摘要文字自動セット機能
レシートに印字されている電話番号を読み込み、会社や店舗を自動で仕訳帳の摘要欄に表示させることができます。

さらに、学習機能により仕訳パターンを辞書化し類似仕訳を自動入力する、などの便利な機能が搭載されており、作業スピードの向上だけでなくミスの防止にも効果が期待できます。

※関連リンク:ミロク情報サービスの製品ラインナップ

経費精算システムの導入で現金精算を廃止

仕訳と同じくらい負担がかかるのが日々の現金精算です。特に中堅・中小企業では、営業担当の交通費や接待費といった小口の経費は、会社の金庫にある現金で精算することが多々あります。月末などの特定の時期に大量に持ち込まれることがあると、精算対応で他の業務を度々中断しなければならず、仕事がなかなか進まないという経理担当者も多いかと思います。

この問題を解決できるのが経費精算システムです。このシステムは、経費精算したい社員が自身のパソコンから精算の申請を行うことで、その社員の口座に該当金額が振り込まれるようになる仕組みです。主に下記のようなメリットがあります。

  • 経理担当者を通した現金での経費精算対応が不要になる。
  • 現金を扱う頻度の減少により、現金出納帳への記録や残高の確認といった現金関連の業務が大幅に削減される。
  • 会計システムと連動することにより、仕訳作業が自動化できる。

会計ソフト導入のチャンスを逃さない

会計ソフトで様々な業務が効率化されることがおわかりいただけたかと思いますが、一方でソフトにかかるコストによって導入を躊躇してしまう企業も多いでしょう。そういった問題を解消するために利用したいのがIT導入補助金です。これは、中小企業や小規模事業者を対象に、ITツールを導入する経費の一部を補助する制度です。補助を受けるためにはいくつか条件がありますが、クリアすれば会計ソフトを導入する大きなチャンスとなります。
現在、IT導入補助金2019は二次募集が実施されています。関心がある経理担当者は、この機を逃さず申請の検討をしてみてください。

※関連リンク:IT導入補助金の活用をMJSが支援!
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経理担当者が行う日次業務の作業内容やボリュームは企業によって様々です。まずは自身の業務を振り返って、どの業務が負担になっているのか、無駄が多いのか、という点を洗い出してみましょう。そうすることで、自社に合った会計システムを選定することができます。単純作業は徹底的に効率化し、空いた時間で管理会計のような知恵を絞る作業に専念すれば、ただ稼働時間が減るだけでなく、会社の業績アップにも貢献できます。IT導入補助金も視野に入れつつ、導入を検討してみてください。

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