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業務効率 2017/03/28

できる経理になるための情報収集術 5つのポイント。

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インターネットが社会のインフラとして定着して以降、世の中を流れる情報量は激増しています。にも関わらず、人間の情報処理能力は、昔も今もそれほど変わっていないそうです。
人間の情報処理能力をはるかに超えた莫大な情報が行き交う中、自分にとって有益な情報をいかに効率的に収集するか。それは、高度な情報化社会を生き抜く要諦であり、経理マンとして飛躍するための源泉にもなります。そこで、今回は経理担当が習得するべき情報収集術の基本をご紹介します。

ポイント1 自分の欲しい情報を知る。

自分の欲しい情報を知る
日々莫大な情報が行き交う中、漫然と暮らしているだけでは、情報は何も残らずただすり抜けていくだけです。情報収集のファーストステップは、どんな情報を欲しているのかを把握すること。一冊の本を読む場合も、自分はこの本から何を読み取りたいのかを意識して読むと、情報の入り方が断然良くなります。目的意識を持つことが大切です。

日頃から何かに関心を抱き、気になることを強く思い抱きながら新聞や本を読んでいる時、その関連ワードが不意に目に飛び込んできた。そんな経験はありませんか。あるいは、子供が生まれたら子供向けの広告に目が行くようになった。引っ越しを決めた途端、引っ越しの情報が入ってくるようになった。人間の脳にはもともと優れた検索機能が備わっているそうです。目的意識を持つことで、その検索機能をオンにするのです。

ポイント2 ビジョンに沿った目的意識を持つ。

目的意識を持つといっても、単に趣味や関心ごとに終始していてはダメです。大切なのは、将来どんな経理になりたいのか、そのビジョンに沿った目的意識を持つことが大切です。将来のなりたい像をイメージし、そのために今必要な情報を明確にしてキーワードとして洗い出していきます。

例えば、将来はCFO(最高財務責任者)として経営者の参謀になるというビジョンを持っていたとしたら、経営層の視点が不可欠です。「経営戦略」や「CFO」というキーワードが想起されるでしょう。さらに、そのビジョンを実現するために、今、必要となる情報は何かという視点でキーワードを追加します。それは、個人によって様々ですが「管理会計」や「CVP分析」など、より具体的なキーワードとなるはずです。

ポイント3 キーワードをもとに情報収集。

洗い出したキーワードをもとに情報を収集していきます。ビジョンに近い抽象度の高いキーワードは、すぐに正解を見いだそうとはせずに、長期的なテーマとして書籍を中心に様々な文献を漁ると良いでしょう。そのジャンルの第一人者が書いた本は必須です。これはと思える文献に出会ったら、参考文献を参照して原典をたどっていきます。

ビジョンを実現するために、今必要な情報という視点で洗い出した具体的なキーワードは、Webサービスの利用がおすすめです。グーグルアラートにキーワードを登録して、関連情報をパソコンやスマートフォンに届くよう設定しましょう。RSSリーダーも積極的に活用して、気になるWebサイトの更新情報をこまめにチェック。Evernoteにキーワードごとのフォルダーを作り、分類収納しておくと良いでしょう。

タブレットやスマートフォンなど複数のデバイスを使う方は、DropboxBOXなどのオンラインストレージを活用して、いつでも情報を出し入れできるようにしておくと便利です。Dropboxでは、1月31日にDropbox PaperSmart Syncがリリースされました。Dropbox Paperはメンバーとの共同作業に便利です。Dropbox Smart Syncはパソコン側ではなく、クラウド側にファイルを同期できるのでハードディスク不足に悩まされた従来の欠点を解消できます。共同ブラウザのタブを一度に記憶できるOne TabなどのWebサービスも、情報収集を効率的にしてくれるツールとしておすすめです。

ポイント4 視点を自在に動かす。

視点を自在に動かす
情報を収集分類しても、そのままでは何にもなりません。適宜取り出して読み込み、理解につなげる必要があります。その時、注意したいポイントは、これまで収集してきた情報は、すべて自分視点だということ。自分の軸だけで取捨選択しているので、ここに他の視点を入れることで、情報をより多面的に捉えるようにします。

例えば、社会はその情報をどう捉えているのか、という視点。自分にとっては重要な情報ですが、社会にとってどういう意味を持つのか。これを推し量る最も適したツールは、新聞です。新聞は、重要な情報を1面で扱い、記事スペースも大きくなります。社会にとっての情報の重要度が一目瞭然。これを加味して、収集した情報に社会的な重要度という軸を設けておきましょう。

もう一つの視点は、他者の視点。例えば、同じ税制改正の情報でも、ビジネスマン、経営者、主婦では見るポイントが全く違います。自分の視点だけでなく、第三者の目で見る習慣を付けていきます。例えば、上司の経理部長にとって有益な情報をセグメントしてみる。自社の営業部長が喜びそうな情報を抜粋してみる。自分のスキルや存在をアピールしたい人という観点で他者視点を設定してみてはいかがでしょう。

ポイント5 収集した情報を活用する。

収集した情報は、活用するなりアウトプットすることで血肉となります。最も効果的な行為は「書く」ことですが、時間を要することでもあるので、ここでは「話す」ことをおすすめします。誰に話すかというと、先ほどの例でいうと上司の経理部長や営業部長。つまり、自分をアピールしたい人に向けて行います。

ターゲットとしている経理部長と会う機会が生じたら、その時点で経理部長が最も喜ぶと思われる情報を提供します。さらに、社内の営業部長、クライアント企業の担当者と、対象を広げていきます。収集した情報をその人に合うよう編集してアウトプットすることで、情報の定着を図ると共に人間関係の構築にも役立てることができます。
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目的意識を持ち、Webサービスを駆使して効率的に情報取集し、それを活用することで情報の定着と人間関係の構築にも役立てる実践的な情報収集術をご紹介しました。これは、筆者が30年以上にわたるライター歴の中で実際に活用してきたノウハウです。言うまでもなく、情報はあらゆるビジネスマンにとって強力な武器となります。膨大な情報が行き交う時代だからこそ、自分が必要とする情報を効率よく収集して一つ上の経理マンを目指しましょう。
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