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キャリアアップ 2021/04/27

デキる経理担当者はやってて当然!会社に信頼されるための意識の持ち方

経理として活躍し続けるためには、スキルや経験を増やしていくのはもちろん、他の社員からの評価も重要です。 では、社内で頼りにされる経理パーソンが共通して心掛けている立ち振る舞いとはどのようなものでしょうか。
今回は、デキる経理担当者が当然として身に付けている基本的な「仕事に対する意識」についてまとめました。

情報管理の徹底

会社の機密情報や、社員の個人情報を扱うことが多い経理担当者にとって、もっとも基本的で重要なのが情報管理です。秘匿性の高い情報は外部に漏れてしまった場合、漏らした本人だけでなく会社全体にまで影響が及びます。当然、情報管理を徹底する必要がありますが、情報が漏れるリスクはどこにでもあります。そのため、デキる経理担当者は情報の取り扱いに非常に敏感です。

■電子データや紙の資料の取り扱い
重要資料は社外に持ち出さないようにするのが一番ですが、打ち合わせや在宅勤務などでやむなく持ち出す場合もあります。その際、紛失に気を付けるのはもちろんのこと、電車やレストランなど他人がのぞき込めるような場所で資料を出さないなどの配慮も重要です。

■知っている情報の取り扱い
取引先でうっかり社内情報を漏らしてしまうというケースはさすがに少ないかと思います。気を付けるのは親しい同僚や家族など、気の置けない相手との会話です。飲み会など気が緩みがちなシーンでも軽々しく財務情報や個人情報を口にしないよう、経理担当者は常に慎重である必要があります。

取り扱いに注意すべき情報(例)
  • 自社や取引先の業績
  • 社員の家族構成、住所、給与、賞与の金額
  • 仕入れ値や売値などの価格
  • 会員情報
  • 金庫や会計システムの暗証番号

繁忙期での安定した業務

経理は繁忙期と閑散期の差が極端に出やすい職種です。特に繁忙期には大量の業務が集中しがちですが、デキる経理担当者は繁忙期であっても慌てることなく安定したパフォーマンスを発揮しています。その理由は以下の2つにあります。

■作業量の平準化
繁忙期の業務量を減らすために事前準備を行うなど、閑散期にできる限りの処理を完了しておきます。反対に繁忙期に発生した業務で優先度の低いものは閑散期に回すことも重要です。これを徹底することで業務量にムラを作らず、いつでもひとつひとつの対応に余裕を持てる環境を作ることができます。

■スケジュール管理の徹底
2カ月前程度を目途にToDoリストを1日単位で作成し、取り掛かる日や締切日を記入してその通りに進めます。処理が遅れた場合はずるずると後ろ倒しにするのではなく、どこで巻き返すかを検討していくのも重要です。実際の作業をどのような工程で行ったかを後から見直せば、翌年同月の作業の改善にもつながります。 経理は年間の作業が決まっているため、1日単位だけでなく年間のスケジュール表を作っておくのもよいでしょう。

1日単位で作成するToDoリストの例
タスク 担当者 実施日 期日 ステータス
保険料控除申告書
回収
自分 12/1 12/6
保険料控除申告書
督促メール送付
自分 12/2 12/2
保険料控除申告書
再督促(口頭)
上司 12/4 12/4
保険料控除申告書
確認・質問
自分 12/8 12/10
賞与処理 自分 12/10 12/11
給与処理 自分 12/10 12/11 遅延、12/15済
年末調整データ入力 自分 12/20 12/23
年末調整データ確認 上司 12/23 12/24 遅延、12/25完了目途
源泉徴収集票保存 上司 12/25 12/25

効率化のための課題解決

ひとつの作業に時間がかかり過ぎる場合、時間がないことを理由に解決を後回しにしてしまうことは、さらに忙しくなるという悪循環につながります。この状況は経理担当者にとってよくあるケースですが、デキる経理担当者であれば作業効率化への工夫も怠りません。彼らがポイントとする解決方法には2つの切り口があります。

■単純に作業量が多い場合
いくらスキルが高くても、人間の能力では処理量に限界があります。そこで仕方ないと諦めずに検討したいのが、ツールの活用です。デキる経理担当者であれば、会計ソフトだけでなくデータ共有ツールやタスク管理ツールなど、幅広いツールやサービスを当然のように利用しています。ただし、やみくもに様々なツールを使っても解決にはなりません。何のために使うのかという目的意識を持ってツールを利用することで、無駄な時間を大幅にカットすることができます。もちろんセキュリティ面などについても注意は必要です。

■苦手な作業がある場合
苦手な処理を克服するためには、作業を細分化してボトルネック部分を洗い出し、優先順位をつけての対処が必要です。例えば領収書の内容を会計ソフトに入力するのが苦手、という場合は具体的にどの部分を負担に感じているのかを検討します。「入力用帳票の作成」、「会計ソフトへの入力」など会計ソフト入力の工程を細かく分け、最終的に何が問題になっているかを確認し、出てきた結果から対策を考えます。このケースでは、簿記の知識自体に問題があるならば勘定科目などを学ぶ、会計ソフト自体に問題があるならば操作マニュアルを作成するなど、自身の課題に見合った解決策をとっていきます。

経営者の観点を意識

経理の現場では、「今月、消耗品費が多い理由は?」、「掛金の回収が遅い理由は?」など、上司から突然の質問を受けるシーンが多々あります。このような場面で適切な回答をするには、普段から上司と同じ目線で経営を考えておく意識が大切です。経営者の観点を持って業務を行っていれば、自ずと上司がどんなことを疑問に思うかもわかってくるため、事前準備もスムーズです。 自分が経営の鍵を握っていることを自覚し、月次で損益計算書などの「前年同月比」や「月別推移」を分析、検証するなど、できる範囲で状況を把握しているとよいでしょう。資料管理の負担が大きい、即座のデータ算出が難しいといった場合は、先述したようにツールを活用するなど、「できる方法」を探してみてください。
このように業務を行うことで、経理担当者はただの作業者ではなく、「経営」のパートナーとして見てもらえるようになります。
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今回ご紹介した内容はいずれも基本的なものですが、普段の業務に忙殺されてしまうと気が回らない部分もあるのではないでしょうか。こうした立ち振る舞いは、流れ作業のように業務をこなすのではなく、経営に携わっている意識を持つことで自然と身に付くものです。実際、経理担当者の素行は良くも悪くも会社の動向に影響してくる部分もあります。これを機に、本文の内容と日頃の業務方法を鑑みてデキる経理担当者を目指してください。

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