経理ドリブン

今回予定される郵便料金改定は、1994年以来30年ぶりの値上げとなっており、ハガキ1通が63円から85円へ22円の値上げに、書類の発送でよく使われる25グラム以下の定型封書は84円から110円へと、実に26円の値上げとなります。

郵便事業の苦境を考えれば仕方のないことかもしれませんが、それにしても26円の値上げはなかなか厳しいものがあります。とくに、請求書などを大量に郵送している企業にとっては、見逃せないインパクトがあると言えるでしょう。

仮に毎月500通の請求書を発行するとすれば、郵便料金が26円上がったことにより、毎月13000円、年間156,000円のコスト増が発生することになります。

そこで今回はまず、郵便料金の値上げ後、紙の請求書の発行にどれくらいのコストがかかるものなのか、試算してみましょう。 紙の請求書を1通送るための費用の内訳としては、いろいろな要素が考えられます。切手代、封筒代、用紙代、複合機のカウンター料金といったモノのコストもあれば、印刷、押印、封入、投函といったヒトのコストも考慮しなければなりません。

人件費の設定が難しいところですが、ここでは作業者の時給を2,000円、印刷にかかる時間が30秒、押印が30秒、封入が50秒、投函が30秒としましょう。

本当にこんなにサクサク作業できるかどうかは別として、私どもの試算では、切手代＝110円、封筒代＝9円、印刷用紙代＝1円、カウンター料金＝1円、印刷＝17円、押印＝17円、封入＝28円、投函＝17円、合計すれば請求書1通の発行におよそ200円ほどかかっているという結果になりました。

月500通も発行すれば毎月10万円、年間120万円ほどのコストを紙の請求書の発行に費やすこととなります。

ちなみに、紙の請求書は受け取る側にとっても大きな業務負荷となります。

例えば、郵便ポストからの取り出し＝30秒、開封＝30秒、内容確認＝1分、入力と保管＝3分と仮定すると、紙の請求書1通を受領するのにかかる時間はおよそ5分くらい。これを500通処理するとすれば、毎月約40時間もかかることになるのです。

請求書の発行コストに話を戻しましょう。

請求書の発行作業に毎月10万円も掛けるのであれば、請求書を電子化して作業を省力化した方が遙かに低コストと言えます。1通110円の郵便料金は不要になりますし、発行受領にかかる業務プロセスも大幅に削減されます。

請求書を電子化した場合、どのくらい業務が軽減されるのか、具体的にチェックしてみましょう。 紙の請求書を発行する場合、発行側では、請求書の作成から印刷、押印、封入、投函と言った手順が必要となります。受領側では、ポスト等からの取出し、開封、内容確認、入力、保管といった手順が必要となり、合わせて10個のプロセスがあると考えられます。

これが請求書を電子化した場合、発行側で行っていた押印、封入、投函が、メールへの添付・送信あるいはクラウドへのアップロードになるため、業務の手間が減ります。法律上、請求書に押印する必要はありませんが、問題がある場合は電子印鑑を利用する方法もあります。

受領側はメールで受信したりクラウドからダウンロードしたりしますから、ポストからの取出しや封筒からの開封作業がなくなります。

MJSでも、請求書を電子化するシステムとして「EdgeTracker電子請求書」をリリースしています。

お使いの販売管理システムや請求管理システムから帳票データをアップロードするだけで、簡単に電子請求書を発行できます。MJSの販売管理システムとデータ連携すれば、帳票データのアップロードも不要になります。

MJSの財務会計システムとデータ連携すれば、受領した電子請求書データから自動的に仕訳を作成することも可能です。

また、MJSは「デジタルインボイス推進協議会（EIPA）」に設立発起人・幹事法人として参画しており、「EdgeTracker電子請求書」は、EIPAの採択した国内標準仕様「Peppol」に対応しています。これにより、請求書の発行・支払い手続きや、記帳や申告に必要なデータについて会計システム等への手入力が不要となるなど、業務プロセスの自動化が可能となります。 月々定額のクラウドサービスなので、導入時の初期費用に5万円ほどかかるほかは、毎月1万円程度で電子請求書の発行ができるようになります。

紙の請求書の発行に毎月10万円、年間120万円ほどのコストを請求書の発行に費やすことを考えれば、導入後のコストはおよそ10分の1程度です。

郵便料金の値上げは、請求書の電子化・ペーパーレス化に取り組む絶好の機会と言えます。ぜひともご検討ください。