経理ドリブン

経理業務でのペーパーレス化が進み、最近では、請求書がPDFなどの電子データで送られてくることも珍しくなくなりました。

行政の呼びかけで始まった押印廃止／見直しで、領収書に押印がなくても国税関係書類としては問題がなくなったことも、請求書電子化の流れに拍車を掛けています。 電子データのまま保管するためには電子帳簿保存法の要件を守る必要がありますが、それでもなお電子請求書の便利さを実感し、自社の請求書も電子データで発行したいとご検討の皆様は多いでしょう。

請求書電子化のハードルは決して高くありません。そこで今回の記事は、まず請求書を電子化するメリットからご紹介したいと思います。

請求書を電子データで作成・送付するメリットはたくさんあります。ここでは「業務効率化」「コスト削減」「データ活用」の3点から解説しましょう。

【メリット1】業務効率化

紙の請求書の場合、その発送にはなかなか大変な手間がかかります。請求書と宛名シールをプリントし、社判を捺印し、宛名と照らし合わせながら封入して、郵便局に持って行かなければなりません。
請求書を電子化すればメールやWebで送付できるため、このような手間を大幅に削減できます。忙しい月末に余裕ができるのは魅力的です。郵便のように配達日数がかからず、発行してすぐに受け取れるため、取引先での処理もスムーズになります。

【メリット2】コスト削減

前述のように手間のかかる請求書の発行業務は、用紙代、インク代、郵送費、人件費など、積み重なればかなりのコストが発生します。請求書をメールやWebで送付すれば、これらのコストを最小化することができます。

【メリット3】データ活用

電子データは検索しやすいことも大きなメリットで、キーワード検索すれば瞬時に必要な書類を呼び出すことができます。会計システムとのデータ連携で、請求データを手入力することなく活用できること、関係者と共有しやすいことなどもデータ活用の促進に大きく貢献するでしょう。

請求書のペーパーレス化やテレワーク推進の波に乗って、ここ数年、さまざまな請求管理システムや請求書発行システムがクラウドサービスとしてリリースされるようになっています。

クラウドの良さは、サーバーなどのハードウェアを用意することなく、契約したらすぐに利用できること。また、インターネット環境さえあればどこでも利用できるため、テレワークや在宅ワークなどの多様な働き方に柔軟に対応できることも見逃せない特長です。 請求管理システムとして、必ず押さえておきたいポイントが「電子帳簿保存法に対応していること」。電子請求書にせよ、スキャナ保存された請求書にせよ、データとして保管管理する以上、電子帳簿保存法の保存要件に則っていることは、これからの請求管理システムに欠かせない要素と言えます。

将来的なことを見据えれば、標準規格「JP PINT」に準拠したデジタルインボイスへの対応も見逃せません。デジタルインボイスを利用することで、請求書データの作成、送信、受信、保管、検索、活用がよりスムーズに行えるようになります。

また、せっかく請求書を電子データとして扱うのですから、財務会計システムや販売管理システムとスムーズに連携できることも重要です。請求書データの活用度が飛躍的に向上します。また、データ連携でシステムを繋げるので、請求書電子化のために既存の販売管理システムを刷新する必要もありません。