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■2022年1月から、電子取引における電子データでの保存が義務化

電子取引とは、取引情報の受け渡しを電磁的方式により行う取引のことです。取引情報とは、注文書や請求書、見積書、領収書、契約書などのことを指し、電磁的方式とは、電子メールでの取引やインターネット・EDI取引、複合機受信などを指します。

2022年1月から、電子取引については電子データでの保存が義務化されます。これまでは書面での保存が認められていたので、電子データを紙に打ち出し、書面で保存していた会社も多いでしょう。しかし今後は、このように出力した書面での保存は認められないことになります。

■3月決算会社は会計期間の途中でも要対応

3月決算の会社の場合は事業年度の途中ですが、2021年1月1日から行われる電子取引については、新しい電子帳簿保存法の要件に対応しなければなりません。

なお、対象となる税目は所得税法と法人税法で、消費税法に係るものについては改正の対象になっていません。

■要件を満たさない場合ペナルティも

国税庁は、改正後に電子取引データの保存要件を満たさない場合は国税関連書類と見なさず、青色申告の承認を取り消す可能性があると明示しています。

また、改正後は、電子取引でやりとりした取引データの削除や内容改ざんによって不正な会計処理が行われたことが発覚した場合、法人税などの重加算税が加重されることになりました。したがって、電子データの改ざんを防止する仕組みはこれまで以上に慎重に整備する必要があります。

■改正後の電子取引データの保存要件

電子データで受け取った請求書や領収書をデータで保存する場合、以下の方法のうちいずれかの条件を満たして保存する必要があります。保存方法の選択は企業の任意になっています。

• 取引先、または自社にてタイムスタンプを付与
• データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム、または訂正削除ができないシステムを利用
• 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

※出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」問9を参考に編集
2021年10月29日時点での掲載情報です。

上記のほか、紙で保存する場合と同様、電子データについても保存した後に内容を確認できる状態にすることが必要です。電子データを事後的に確認するために必要な手続きについては、次にご説明します。

■電子取引データ、保存後の手続き

電子取引データを事後的に確認する場合に備えて、まず、データを検索可能な状態で保存することが求められます。検索機能を確保するためには、

• 取引年月日、取引金額、取引先を検索の条件として設定できること
• 日付・金額について範囲を指定して検索できること
• 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること

が必要になります。

では、特別なシステムを使用していない会社が検索機能を確保するには、どのように保存すればいいのでしょうか。手っ取り早いのは、電子取引のファイル名自体を「取引年月日_取引先_取引金額」のようにして保存することです。

ファイル名を統一するだけでも検索機能確保の要件を満たすことができます。このほか、各ファイル名に番号をふり、別途エクセルなどで一覧表を作成する方法も認められています。

また、検索機能の確保と併せて、保存した電子データを後から確認しやすいように、モニターやディスプレイを社内に備え付けることも必要です。

■電子取引データにタイムスタンプを付与する

スマホで撮った写真は簡単に加工できますよね。電子取引も同様に、情報の編集が容易なため、誤ったデータ修正やデータ改ざんによる不正を防ぐ必要があります。電子データにタイムスタンプを付与すると、その時刻に電子データが存在していたこと、また、それ以降そのデータが改ざんされていないことが証明できます。

ただし、電子データに対して使用するタイムスタンプは、保存期間を通じて有効であると証明する必要があります。具体的には、保存期間中、担当者に確認するなどの方法で、電子データの記録事項が変更されていないことを検証できなければなりません。さらに、任意の期間を指定して、期間内に付したタイムスタンプを一括で検証できる状況も必要となります。

これらの要件は、税務調査の際、過去の電子データに改ざんがないかどうかを確認するために重要な機能です。しかしこれらを手動で行うのは大変な手間になります。そのため、タイムスタンプを自社で付与する際には、こうした機能を整備したシステムを導入すると便利です。

なお、電子帳簿保存法の要件に適合したシステムには、認証ロゴが表示されます。また、認証を受けたソフトウェアは、国税庁のホームページに認証製品一覧表として掲載されているので、導入前に確認すると良いでしょう。

■データの訂正・削除を行った事実や内容を確認できるシステムに保存する

データの訂正・削除を行った際に、その事実や内容を確認できるシステムを導入する場合には、タイムスタンプを付与する必要はありません。また、そもそも、データの訂正・削除を行うことができないシステムを使うことも認められています。

■訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備する

タイムスタンプの付与を含め、保存要件を満たすには専用のシステムを利用するのがよいでしょう。しかし安心して法的要件を満たすことができるシステムを導入するためには、高額なコストがかかる場合もあります。

では、新たなシステムを導入することなく、改正後の保存要件を満たす方法はあるのでしょうか。その方法の1つとして、訂正・削除の防止に関する事務処理規程を整備する方法があります。

この方法は、社内で電子データの訂正・削除に関する事務処理規定を作成して、電子データの修正や改ざんを防ぐものです。具体的な規定内容については、会社の事業規模などを踏まえて検討する必要がありますが、例えば、「規定の目的」、「適用範囲」、「管理責任者」、「具体的な電子取引の範囲」、「保存期間」、「訂正・削除を禁止すること」などの情報を記載することになります。

規定に記載された内容を実際の取引に対して適用することによって、データの誤った訂正や削除を未然に防ぐ効果が期待されています。

電子取引データの保存方法については、企業が任意に選択してよいことになっているため、経理担当者は、どの方法で保存するのかを決定する必要があります。

取引先または自社でタイムスタンプを押して保存するのか、データの修正や削除の内容を確認できるようなシステムを導入するのか、あるいは、訂正・削除の防止に関する事務処理規程を整備するのか、自社の状況に即したものを選択することでその後のデータのやりとりがスムーズになります。まずは自社の環境を振り返り、どのような方法をとるべきか検討するところから始めてください。

※関連記事：電子帳簿保存法の要件が2022年に変わるってホント？導入するなら今がチャンス！（新米経理の会計奮闘記　第10回）