仕訳入力の自動化で経理の業務効率化が進んでも、ベテランのノウハウが必要な仕訳チェックに時間がかかっていませんか？ 今回はAI等を活用した仕訳チェックの自動化をご紹介します。
ベテランの知識と経験が要求される仕訳明細のチェック
この数年、経理部門のIT化はめざましく、その業務を大きく効率化・省力化しています。
例えば、
- 銀行やクレジットカード会社からの取引明細の取込
- スマートフォンからの経費申請
- レシートや領収証の画像データからの仕訳データ読み込み
などによって、仕訳入力や集計、決算書等の作成が自動化され、経理部門の人手不足の解消や管理会計へのリソース拡充を可能にしています。テレワークの普及によって、この傾向はいっそう進みつつあると言えます。
老人ホーム、福祉施設、病院などを中心に、給食用食材を提供している食品メーカーM社も、経理部門のIT化を積極的に推進している企業の一つです。経理課長のS原氏はその立役者なのですが、今日は何やら浮かない顔です。
打ち合わせに来ていた会計システムベンダーの営業担当K田さんが声を掛けてみました。
K田さん「S原課長、お悩みごとですか？ ITまわりのことならご相談に乗りますよ」
S原課長「悩み事というか、ついさっき仕訳データのチェックが終わったので、ちょっとぐったりしてたんだよ」
K田さん「御社は仕訳件数が多いですものね」
S原課長「生産性の向上だ、経理部門の省力化・スピード化だと旗を振ってきたのに、自分のチェック業務で時間が掛かっちゃうのはちょっと申し訳ないなぁ、と」
K田さん「経理課の皆さんも、事情はご理解していると思いますよ」
S原課長「ええ？ほんとに？」
目を丸くするS原課長ですが、どうやらK田さんは自信ありげです。K田さんはどんな秘策を持っているのでしょうか。
ITを活用して仕訳明細や月次残高のチェックを自動化
S原課長「仕訳チェックの自動化なんてできるの？」
K田さん「もちろん。仕訳データをチェックするルールさえきちんと決まっていれば、自動化できるんですよ」
S原課長「いいなぁ、それ。もっと早く教えてよ〜。で、具体的にはどんな仕組みなの？」
K田さん「そうですね、この利用イメージ図を見ていただきたいんですけど」
K田さん「S原課長は、毎月、月次決算時に仕訳データをチェックしているんですよね」
S原課長「そうだね」
K田さん「そうすると、例えば、まずS原課長が会計システムから今月の仕訳データを、この『帳簿チェック支援システム』に送信します。データ連携できるので、送信は簡単です」
S原課長「ふむふむ」
K田さん「あとは仕訳チェックのスタートを指示するだけです」
K田さん「その通りです。仕訳の間違い、重複、消費税区分の間違い、残高の著増減やマイナスなどのチェックを自動化できます」
S原課長「それだけできれば十分だよ」
わかりやすい仕訳エラーの表示で問題点を確実に修正
S原課長「仕訳チェックの結果って、どんな風に出てくるの？」
K田さん「問題がある科目とそのエラー件数がひと目でわかるように表示されます。例えば、これはある『帳簿チェック支援システム』の仕訳エラーの一覧画面なんですが･･･」
K田さん「エラーのある科目はピンク色に強調表示されます。実行結果の欄にエラー件数が数字で表示されていますよね。その数字をクリックすると･･･」
K田さん「こんな風にエラーの詳細が出てきます」
S原課長「わかりやすいね」
K田さん「これを見ながら会計システム上で仕訳データを修正したら、『確認OK』をチェックすれば、もれなく修正できるというわけです」
S原課長「修正しない場合もあるよね？」
K田さん「その場合は、なぜ修正しなかったのか、あるいはなぜこのエラーが発生したのかなど、コメントを残すこともできます」
S原課長「そういうコメントを残せれば、他の経理スタッフも理由や事情を把握できるし、スキルアップにも役立てられそうだね」
半日以上かかっていた仕訳チェックをわずか1〜2分で完了
K田さん「仕訳データのチェックって、けっこう時間かかりますよね」
S原課長「そうだね。チェック項目だけ見ても、軽減税率取引、交際費、会議費、固定資産、償却資産、雑勘定などなど、20項目以上･･･」
K田さん「ですね」
S原課長「ミスの内容や数量とかにもよるけど･･･」
K田さん「仕訳データをアップロードする手間を入れても5分ぐらいです」
S原課長「まじで？」
K田さん「マジです」
S原課長「なんだかな〜、嬉しいような、泣きたいような･･･」
K田さん「今までの苦労は忘れて、快適なこれからを考えましょう！」
K田さん「イチから策定したら大変過ぎますし、基本的な仕訳ルールはどの企業も変わりませんから」
S原課長「でも、企業独自・業界独自のルールとか慣習とかあるでしょ？」
K田さん「ですよね。なので、あとから御社オリジナルのルールを追加することもできます。既存のルールを複製してアレンジすれば、ルールの策定も簡単ですよ」
S原課長「そうか、ウチの会社独自の判断基準だけ、ルールとして追加すれば良いのか。それなら導入も簡単そうだね」
K田さん「デフォルトで用意されているルールも、項目ごとに使うか使わないかを設定できます」
AIの活用で仕訳チェックの精度をさらに向上
S原課長「ところで、さっき見せてもらった利用イメージ図に『AI』って書いてあったけど･･･」
K田さん「この赤枠の部分ですよね」
K田さん「今、会計分野でもAIの活用が進んでいまして、この仕訳チェックシステムにも採用されているんです」
S原課長「たしかに、データチェックはAIに向いている業務かもね」
K田さん「財務会計って、ルールとデータが大切な世界ですけれども、実務をこなしてみると微妙な判断を求められることも多いじゃないですか」
S原課長「仕訳チェックしてても、間違っているのかどうか判断に迷うことは多いし、それゆえに間違いを見過ごしちゃうこともあるよ」
S原課長「でもAIって、大量の学習データで育てなきゃならないでしょ？ 実際の仕訳データで育てるのは大変そう」
K田さん「一般的な仕訳データを学習させてから提供しているので大丈夫ですよ。あとは御社の仕訳データを自動的に学習して、御社専属のAIとして自ら精度を上げていきます」
S原課長「使えば使うほど、ウチの会社に馴染んでくれるというわけだね！」
