インボイス制度の導入が追い風になって、経理業務の電子化が進んでいます。
例えば、経費精算、販売管理、請求書管理、電子インボイスといったシステムや銀行・クレジットカードの取引明細を、財務会計システムとデータ連携させることにより、仕訳入力を自動化することが可能になっています。
これにより、請求書や領収書のデータを財務会計システムに手入力する必要がなくなり、二重入力による業務負荷を軽減することはもちろん、入力ミスや入力漏れなどを防ぐことも可能になっています。
その一方で、連携されたデータがそのまま記帳されてしまうため、請求書や領収書などに記載されている元のデータや経費申請などの内容が間違っていれば、間違ったまま処理されてしまう可能性があります。
財務会計システムに入力するデータが「正しい科目なのか」「金額は合っているか」「そもそも経費なのか」など、仕訳入力時に行われていたチェックの機会が少なくなった分、入力後のチェックが重要になっているのです。
今まで人がチェックしていたのだから、これからも人がチェックすれば良いではないかというご意見もあるかもしれませんが、記帳業務を効率化できてもチェック業務で時間が掛かってはせっかくの電子化が本末転倒です。
人によるチェックは時間や手間が掛かることはもちろん、それなりの知識や経験が必要となるため、チェック担当者の人材確保やチェック内容の属人化といった問題も発生します。また、ベテランが担当してもチェックミスやチェック漏れはどうしても発生してしまうものです。
そこでお勧めしたいのが、MJSの「AI監査支援」です。
MJSの「AI監査支援」は、財務会計システムの仕訳データを取り込み、あらかじめ設定されたチェックルールやAIエンジンを活用して、
- 費用の増減
- マイナス残高
- 仕訳明細
- 仕訳重複
- 消費税区分
などのチェックを自動化するシステムです。もちろん、企業独自のチェックルールを設定することも可能です。
異常やエラーがあればアラートを表示し、どこがおかしいのか、どのように対処すれば良いのか、経験の浅い経理スタッフでも迷うことなくわかるようになっています。
また、AIが過去の仕訳データやチェック結果を学習することにより、ルールに基づくチェックだけでは発見しにくいエラーや微妙な問題点も把握できるようになります。
仕訳データのチェックを自動化することにより、
- ベテラン経理スタッフの業務負荷を軽減できる
- チェック業務の属人化やチェック品質のバラツキを解消できる
- 人的なチェックミス・チェック漏れを最小化できる
- 月次・年次決算のスピード化を図れる
- 新人経理スタッフの教育に活用できる
といったメリットを経理部門は享受することができます。
インボイス制度では、受領したインボイスの登録番号や記載内容のチェック、税率ごとの消費税額の算出、3万円未満の少額取引についても受領と保存が必要など、経理部門の業務負荷が大幅に増えると予想されています。
そこでMJSの「AI監査支援」は、仕訳チェックのルールをアップデートし、インボイス制度関連の業務にも対応しました。具体的には、
- 適格返還請求書の確認
- 少額な返還インボイスの確認
- 少額な返還インボイスの確認（軽減税率）
- 適格請求書の確認（タクシー代）
- 仕入税額控除の確認
- 公共交通機関特例の確認
- 棚卸資産特例の確認
- 自動販売機特例の確認
- 郵便切手特例の確認
などのチェックルールが追加され、インボイスの処理に関する面倒なチェック業務を大幅に軽減、経理部門のさらなる業務効率化に貢献できるようになっています。
