業務の振り返りを行うことも大事ですが、年度末には決算という一大イベントがあります。まずは決算業務が滞りなく進むようにしっかりと準備をしましょう。そのためには自身の業務範囲を漏れなく確認しておくことが重要です。例えば「3月末付けの請求書の取りまとめ」、「棚卸資産表の作成」、「掛金や未収金、未払金の処理」なども決算に関わる業務です。実地棚卸など、年度末のうちに行うべき作業は関係部署と連携して早めに終わらせておきましょう。以下は3月決算企業の年度末前後における主な業務例です。
2月の業務
決算までの大まかな業績を予測したうえで予算と売上の比較や業績の見込みを出し、来期の計画を立てます。実際の決算業務は2カ月後となりますが、短期間で様々なデータを1から出すというのは現実的でありません。また、新しい事業年度が既に始まってしまっているタイミングでその期の計画を立てるのでは遅すぎます。そのため、決算業務が最小限で済むように事前に準備しておき、そのデータから来期の動向を検討しておきましょう。おおまかな法人税などの税額も予想できることから、当期中に行うべき税金対策を行うこともできます。
3月の業務
3月の初旬には、
実地棚卸の作業に着手します。決算までに資産の在庫などを確認しておきましょう。
また、1カ月後に迫った決算業務をスムーズに進めるため、「売上、仕入などの計上の締め日」や「各種精算の提出期限」などを早めにアナウンスしておくことも重要です。
4月の業務
前月の計上が完了したところで決算業務を行います。
決算整理仕訳を行い、貸借対照表、キャッシュフロー計算書など、各企業で必要な資料を作成します。同時に株主総会の準備に着手します。
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5月の業務
決算をもとに算出した法人税、法人地方税、法人事業税を申告します。企業によっては消費税や
自動車税の納付も必要になるので、納付漏れがないよう注意が必要です。予想外の支払いを防ぐためにも、顧問税理士がいる企業は税理士とうまく連携をとるようにしてください。
毎年恒例の作業については、過去の反省点や改善点なども参考にして、早めに行動するようにしましょう。
新年度に向けての業務改善のポイントは、個人レベルで可能な範囲の対策に絞り込むことです。会計ソフトの導入や新しい人材の採用、配置転換といった大がかりな変更ではなく、あくまで個人、もしくは少人数で行いやすい改善を考えましょう。以下に個人レベルで可能な業務改善の例を挙げます。
頻発する業務をまとめて対応することで稼働を削減する
頻繁に発生する業務の都度対応をまとめての対応に変更するなども改善案の一つです。仕訳処理や精算業務などは、発生した都度、作業している経理担当者も少なくないでしょう。しかし細かい作業が積み重ねられれば余計な時間も多くかかってしまいます。こういった作業は月末にまとめて行うなど、作業時間を集約することで稼働を削減することができます。
勘定科目を整理する
仕訳における勘定科目の見直しも効果的です。消耗品費、雑費、事務用品費など勘定科目を細かく分けて処理している場合、あまりにも勘定科目がたくさんあると間違えやすくなります。勘定科目の数は必要最低限にとどめ、どのようなケースに該当させるかの基準をしっかり設けて整理しましょう。
複雑な業務はマニュアル化する
ほとんどの経理業務は、繰り返し行われることが多いものです。それが毎日なのか毎年なのか頻度は様々ですが、一度きりで終わる業務は多くありません。そのため、手順が複雑であったり、忘れがちであったりする業務はマニュアル化しておくと便利です。注意すべき部分にコメントを入れておくことで、ミスを事前に防ぐこともでき、かかる時間を削減することができます。
他にも、ミスが多発する業務にはダブルチェック体制を作ってみたり、一つの業務に人手がかかり過ぎている場合は分担を再検討してみるなど、小規模でも様々な改善が可能です。まずは日頃気になっていることを洗い出し、改善できるかどうかを検討してみましょう。
なりたい経理担当者の理想像は人それぞれですが、キャリアを考慮するのであれば、「自分の市場価値」を向上させるような行動を心掛けてみましょう。
■経理の市場価値向上につながるスキル、経験の例
- 仕訳から決算処理までの実務経験がある
- 税務申告の実務経験があり、タックスプランニングまで行える
- 予実管理を行える
- リース会計、連結会計、税効果会計などの専門性が必要な会計処理や業務を行える
最終的には上記すべてを実現することを目標としますが、まずは自身がどの段階にいるのかを把握し、段階を踏んでクリアしていくのが大切です。例えば普段、仕訳作業は完璧にできているのであれば、次は決算に関する重要な業務の担当を申し出るなど、具体的な行動に落とし込んでいきます。若手の経理担当者であれば積極的に業務の幅を広げてみることで、様々な知識、経験を得られる機会が増えるでしょう。先述した業務改善の実績なども、自己能力の向上に有効な手段です。その際は「稼働時間を●●時間削減する」という具体的な数字を目標設定したうえで行ってください。
経理は成果が結果で見えやすいので、自己成長の度合いが計りやすいと考えられています。「現在はできない仕事を任されるようになる」、「1時間かかっている作業を30分でできるようになる」といったように成長した自分を具体的にイメージして取り組んでみましょう。
