経理業務においては、企業が税理士と契約して頻繁に連絡を取り合うケースが多々あります。
税理士とさらにスムーズな連携をするうえで役に立つのがクラウド会計ソフトです。今回はクラウド会計ソフトを使った税理士との連携について解説します。
経理業務における一般企業と税理士の連携
経理や税務申告のサポートを受けるため、多くの企業では会計事務所や税理士と顧問契約を結んでいます。契約内容によって業務内容は様々ですが、仕訳作業については企業側が仕訳した帳簿を税理士がチェックするか、もしくは仕訳の段階から税理士が担当することになります。
それぞれの流れは以下の通りです。
■企業側が仕訳をする場合
- 企業が仕訳をする
- 企業から税理士に仕訳データを渡す
- 税理士が試算表をまとめて企業に渡す
■税理士が仕訳をする場合
- 企業が領収書などの書類をまとめて税理士に渡す
- 税理士が仕訳をする
- 税理士が試算表をまとめて企業に渡す
上記の通り、企業と税理士どちらが仕訳をするかに関わらず、データの受け渡しは必須事項です。しかし企業と税理士が同じクラウド会計ソフトを利用すると、データの受け渡しが不要になることで以下のようなメリットが生まれます。
■クラウド会計ソフトを利用して税理士と連携した際のメリット
- 税理士が仕訳データをリアルタイムでチェックできるようになる
- 税理士からより迅速で詳細な経営分析を聞くことができる
- 税理士から会計ソフトに対するアドバイスやサポートを受けられる
税理士との契約内容によって上記のすべてを実現できるかには差があるものの、クラウド会計ソフトの利用は業務改善の大きな足掛かりとなります。以下で具体例を紹介します。
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リアルタイムでのデータチェック
仕訳作業では、勘定科目に迷ったり入力ミスが起こり得る可能性もあることから、税理士にチェックを依頼している企業も多々あります。ところがパソコン内に保存したデータや紙の帳簿の場合、税理士は帳簿を受け取るまでチェックができず、記帳とチェックの間にタイムラグがありました。そのためミスの発覚も遅れることが多かったのです。
一方、クラウド会計ソフトの場合はデータがクラウド上に保存されるため、入力した仕訳のデータを税理士がリアルタイムでチェックできます。
それだけではなく、クラウド会計ソフトでは銀行口座やクレジットカードの登録機能や、領収書の読み取り機能で、入出金などの取引データを自動で仕訳することができます。これは入力の手間を削減するだけでなく、入力ミスなどの単純な間違い自体を減らすことにもつながります。税理士もチェックにかける時間を短縮できることで、経営分析などのより有益な業務に力を入れることができるのです。
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迅速な経営分析
高機能な会計ソフトやERPのようなシステムを用いれば、経営分析に必要なデータをほぼ自動で作成するようなことも可能です。ただし、その導入には大掛かりなシステム開発やサーバー構築が必要となり、導入障壁はとても高いものでした。これに対して最近のクラウド会計ソフトは、経営分析に必要な機能も搭載しつつ、クラウドサービスなので導入の手間も大幅に軽減されています。
この機能を使うことで、作成だけに多大な稼働が必要とされていた資料が短時間で用意でき、税理士は企業の経営状態の分析に専念することができます。特に日次や週次資料のような、あれば理想的であるものの実現のハードルが高い資料については、手作業だとなかなか作成できないのが実情です。
しかしクラウド会計ソフトを利用して自動作成できれば、売上の変化や安定性、経費の増減や妥当性、債権の回収や資金繰りの状況などをリアルタイムで把握することができます。これにより企業は安定した事業を展開することも、経営方針を素早く決定することもできるようになります。また、税理士に会社の財務状況を把握してもらうことで、資金繰りに対する適切なアドバイスも受けられるようになるでしょう。
会計ソフトに対するアドバイス
未だクラウド会計ソフトを導入していない企業にとって、どのソフトを利用するかは重要な選択です。導入してもうまく活用できるのか、管理やメンテナンスはどうすべきなのかなど、不安要素は多々あるかと思います。その場合、既に顧問税理士がいるのであれば相談してみるのが得策です。税理士の中にはクラウド会計ソフトを利用している人も多く、活用方法をマスターしていることも少なくありません。
また、そもそも企業側と税理士側が違うソフトを使っていると、データを連携できない場合もあります。一口にクラウド会計ソフトといっても違うソフトを使っていると、結局は手動でデータのやりとりが必要になるなど、機能を最大限に発揮できません。滞りなくデータを連携するためにも、導入時は税理士に相談するのがスムーズです。
契約内容にはよるものの、税理士に導入後のクラウド会計ソフトの管理を任せられる場合もあります。税制改正時に変更点がソフトにもしっかり反映されているかなどもチェックしてもらえれば安心です。ただし、どこからどこまでが業務範囲かについてはしっかりと取り決めたうえで依頼するようにしてください。
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仕訳の入力や決算資料の作成は経理の基本業務です。しかし一方で、機械的な作業も多いということも否めません。このような作業についてはクラウド会計ソフトを活用し、人間の知恵が必要となる経営分析などにこそ、専門家である税理士の力を集中させるのが理想の体制ではないでしょうか。
これからは企業と税理士だけでなく、クラウド会計ソフトも含めた新たな連携の形がスタンダードになるかもしれません。
