ERPは「Enterprise Resource Planning」を略したもので、総務、経理はもちろん、営業、販売、物流、購買なども含めた経営に欠かせないデータを一元管理することで業務を効率化するシステムです。最近ではクラウド環境で利用できるクラウドERPが登場するなど、企業が避けて通れないデジタル化によるビジネス変革「DX（デジタルトランスフォーメーション）」に対応するための主要ツールとして注目されています。ただ、すぐに導入できるクラウドERPでも、運用を見据えた導入計画を立てなければ思うような効果を上げることは困難です。今回は運用を視野にいれたクラウドERPの導入ポイントについて紹介します。
クラウドERPのメリット
ERPは先述した通り事業に必要な各データを一元管理することで業務効率化を図れるシステムです。ERPには社内にサーバーなどを設置して利用する「オンプレミス型」とインターネットを介して利用する「クラウド型」があり、双方とも以下のようなメリットがあります。
- 部署、部門間のデータの二重化や差分などがなくなる
- 帳票が自動的に作成、更新されるので転記ミスなどの防止につながる
- 余計なデータ入力の手間が省ける
- リアルタイムなデータを把握できるため、経営判断がスピーディになる
- 内外部のセキュリティが向上する
なお、「クラウド型」のERPは「オンプレミス型」よりも比較的導入しやすく、メリットも多いとされています。その理由は以下の通りです。
- 環境構築にかかる手間や時間が大幅に削減されるので、短期間で導入可能
- 環境自体のメンテナンスが不要なので、運用コストが安価
- データがクラウドサーバーに保存されているため、リモート対応が可能
- データがクラウドサーバーに保存されているため、BCP（事業継続計画）対策に適している
- ある程度の強固なセキュリティ対策が施されていることが多く、個別のセキュリティ設定が不要
上記のメリットから、特に中小企業にとって検討する価値が高いツールといえるでしょう。
クラウドERPの導入・運用失敗の事例と理由
冒頭でも説明した通り、クラウドERPには計画的な導入が必要です。では、運用について無計画でクラウドERPを導入してしまった場合、どのような弊害が発生するのでしょうか。実際の失敗例とその原因をピックアップしました。
事例1：実際の業務に機能が合わない
クラウドERPはオンプレミス型と比べるとメリットがたくさんあるものの、機能の拡張性の面では制限されてしまうことが多くあります。そのため、実際の業務に沿わないものを選んでしまうと使いようがありません。カスタマイズもできないため、結果的に使えないということになってしまいます。
事例2：旗振り役がいない
クラウドERPは導入したからといって何でも自動で行ってくれるシステムというわけではありません。活用するためには人が主体となって、搭載されている機能をどう業務に活かすか検討する必要があります。そのためには業務の工程や手順、チェック体制などを見直すことも重要です。この意識を各部門や担当者に共有するための旗振り役がいるかどうかが成功のポイントになります。これは導入時だけでなく、運用時に「正しく効果が出ているか」を確認する際も同様です。
事例3：ベンダーの知識・経験が不足
クラウド型、オンプレミス型を問わず、ERPを導入する際は社内の担当者とベンダーが協力して導入するケースがほとんどです。特にベンダーは、現場の担当者とは異なる客観的な視点から導入や運用のアドバイスを行うため、その力量が重要になってきます。ベンダー側にERPそのものや、クライアントの業務に対する知識や経験がないと、正しい効果が出せなくなってしまいます。
クラウドERPを正しく運用するための導入時のポイント
クラウドERPには「機能」「体制」「ベンダー」が大きなポイントとなることがおわかりいただけたかと思います。それを踏まえたうえで、ここからはクラウドERPを正しく運用する方法を紹介します。
ポイント1：機能やセキュリティ性などを十分に確認する
ERPといっても、総務や経理などのバックオフィスに特化したものや、販売や営業の管理機能がメインのものまで搭載する機能は様々です。まずは自社の業務体制やそれぞれが抱える課題を列挙し、それらを解決できるERPツールをリサーチしてから具体的な相談に進むのが良いでしょう。
ポイント2：プロジェクトには経営層も参加する
ERPは各部門を通して連結するため、部署によっては導入にあたって業務を見直す必要があります。中には担当者が望まない業務改善をしなければならないこともあるので、トラブルの原因になりがちです。そこで、プロジェクトリーダーとは別に最終的な決裁権を経営層のトップクラスが担うことで、全体の業務を見通した意見の集約を図ります。ERPを導入する目的やメリットなどに関してもトップがしっかりと把握して共有することにより、意見がまとまりやすくなります。
ポイント3：ベンダーの力量を測る
業者を選ぶ際は、自社と同様の業種、あるいは同様の規模である企業への導入実績が豊富な業者を優先的に検討するのが成功への近道です。また、説明を受けている段階でベンダーの知識不足を感じたり、自社の業務を正しく把握してくれないと思う場合、担当者の変更や、そのサービス導入自体の取りやめを申し出ることも必要です。
なお、打ち合わせの際に「できます」と答えるだけでなく、「できないこと」と「課題に対する解決策」を提示できるベンダーは信頼性が高いとする1つのポイントです。
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ERPの導入は、企業全体の部署、スタッフを巻き込んだ一大プロジェクトです。混乱なく導入するためには経営トップがしっかりとチームに入り、クラウドERPを導入する目的と、現場のメリットを正しく理解することが求められます。本文のポイントを踏まえて計画的に導入を行うようにしてください。
