そのケース、経費で落とせるの？会議費編

会議費とは？
ケース1 同僚とコーヒーのテイクアウトで公園会議。これは、会議費になるの？
ケース2 仕事の合間に一人で定食屋で食事。これは会議費になるの？
ケース3 取引先と1時間2万円の高級ホテルの会議室で打ち合わせ。これは会議費になるの？

税金対策は経理担当の重要な仕事です。
法人税や所得税などの税金は売上ではなく、「売上−（マイナス）経費」で算出される「利益」に対して課税されます。つまり、経費として計上できるか否かが税金対策の大きなポイント。
そこで、様々なシーンを題材に「それ、経費で落とせるの？」という問題を出題。
第１弾は会議費編。経理担当者要チェックです。

会議費とは？

会議費とは、社内の会議や取引先との打ち合わせに使用した経費。会議を実施する際に必要なお茶、コーヒー、お弁当などの飲食代、貸し会議室の利用料などが当たります。
経費計上のポイントは、「ビジネスにおいて必要な相手と必要な会議を実際に行ったか」という観点。従って、なるべく会議を行った証拠になる議事録を残すようにしたいものです。

ケース1
同僚とコーヒーのテイクアウトで公園会議。
これは、会議費になるの？

取引先での打ち合わせの後、同僚と近くのカフェで打ち合わせの振り返りを行い、課題の整理をしようということに。
しかし、カフェは満員で入れず、コーヒーをテイクアウトして、近くの公園で会議となりました。
通常、公園は遊んだり休憩したりする場所。果たして、コーヒー代は会議費として計上されるのでしょうか。

気になる答えは…

○ 会議費になります！
たとえ、公園であっても会議に不適合な場所というわけではありません。
コーヒー代は会議費として計上されます。この場合、話した内容のメモをとっておくことが望ましいでしょう。
ただし、一人では会議として認められません。
同じ一人でも喫茶店なら施設利用料の経費として認めてもらえる可能性はあります。その場合は、領収書やレシートの裏に例えば「山田 A社の企画書まとめ」など、誰が何をしたのかを書いておくと経費として認めてもらえる可能性が高まります。

POINT！
公園会議でも経費になる
（ただし、議事録をとっておいた方が望ましい）

ケース2
仕事の合間に一人で定食屋で食事。
これは会議費になるの？

打ち合わせが相次ぐ忙しい日、食事をとる時間も惜しいという時もありますよね。一人で定食屋に駆け込み、食事しながら仕事の整理。
これは、会議費として計上できるのでしょうか。
喫茶店で一人でコーヒーを飲みながら仕事をした場合、レシートの裏に誰が何をしたかを書いておくと会議として計上できるなら、食事でも大丈夫？

気になる答えは…

× 会議費になりません！
仕事をしながら食事をとるシーンは一般的に見られることですが、仕事をするかしないに関わらず食事は誰でもとるもの。個人的な支出ということになり、経費として認められません。
施設利用としてならばコーヒー程度の支払までが妥当でしょう。また、他の人と打ち合わせを目的とした食事であれば経費計上が可能です。

POINT！
食事は原則として個人負担

ケース3
取引先と1時間2万円の高級ホテルの会議室で打ち合わせ。
これは会議費になるの？

取引先の社長をはじめ、幹部をお迎えしての会議。
取引先は日本を代表する大手企業ということもあり、1時間2万円の高級ホテルの会議室を予約。2時間の会議で4万円、コーヒー代が1000円✖10人分で1万円。合計5万円となりました。
さすがに会議費で5万円は高過ぎますか？　

気になる答えは…

○ 会議費になります！
会議費は費用の多寡より実態が重要視されます。
このケースでは、大手企業の社長以下幹部をお招きする会議ということで、高級ホテルはそれにふさわしい場所と認められます。
もちろん、議事録はとっておきたいところです。

POINT!
金額よりも会議の実態で判断

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会議費というと、事務所の会議室やセミナールームのような場所に限定されていると思われがちですが、場所はあまり問われないようです。
覚えておきたいポイントは、一人での食事は会議費として認められないこと。領収書やレシートには、誰が何を行ったかを記載すること。そして、なるべく議事録やレポートを作成して証拠を残すことです。
また、仕訳の勘定科目は、細かな条件やシーン、会社の方針によって変わるので注意したいところです。