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働き方改革 2020/04/07

確定申告は電子申告、業務は在宅で!新型コロナウイルス感染対策に見るリモート作業の重要性

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2020年2月頃から感染が拡大した新型コロナウイルスは、日本だけでなく世界中に大きな影響を及ぼしています。各企業が続々とテレワークを実行する中で、実際に働き方が大きく変わったという人も多いのではないでしょうか。 さらに経理の現場への最も大きな影響として、集団感染対策を目的とした確定申告の期限延長も注目されています。今回は経理に関わる新型コロナウイルスの影響と、経理のテレワークには欠かせないインフラ設備について解説します。

確定申告期限の延期とe-Tax活用の呼びかけ

企業勤めの経理担当者だけでなく、個人事業主にも大きな影響を与えたのが「確定申告の申告・納付期限の延期」です。通常は申告所得税・贈与税が3月16日、個人事業者の消費税は3月31日まででしたが、どちらも4月16日まで延長されました。また、4月17日以降でも「延長申請」の申し出をすることにより、申請が可能です。
これは対応期間を伸ばすことで会場である税務署の混雑を緩和させ、集団感染を防ぐことを目的としています。

■確定申告・納付期限
変更前 変更後
個人所得税 2020年3月16日(月) 2020年4月16日(木)
※延長申請を申し出ることで、4月17日以降も申請可能
個人事業者の消費税 2020年3月31日(火)
贈与税 2020年3月16日(月)

※出典:国税庁「感染症の感染拡大防止について」
※日付は記事公開時点のものです。最新の情報については国税庁のサイトなどをご確認ください。

また、国税庁は会場に足を運ばなくても申告できる、インターネットを利用した電子申告「e-Tax」の活用を推奨しています。これを利用すれば、会場の人混みを避けられるだけでなく、外出自体を控えることもできます。 さらに青色申告の「65万円控除」の条件に「e-Taxによる電子申告または電子帳簿保存を行うこと」が加えられたこともあり、これを機に今年から電子申告に切り替える人が増えることが考えられます。

※関連記事:2020年の青色申告は「55万円控除」と「軽減税率」に要注意
※出典:国税庁「青色申告特別控除額 が変わります」

なお、今回の延期に際して気をつけておきたいのが、住民税についてです。通常、青色申告を行うと住民税や国民健康保険の賦課対象所得を引き下げることができます。しかし、本来の期日を過ぎた3月17日以降に納付すると、住民税の第1期納期限に申告内容が反映されない、納税通知が遅延する、などの事象が起こることを一部の自治体が公表しています。
同様に、住民税の所得情報を元に作成する国民健康保険料の通知も遅延する可能性があります。3月17日以降に申告をした場合には、各自治体の対応を確認してください。

経理が「テレワーク」を実現するためのインフラ設備

確定申告の電子申告同様、できる限り外出の機会を減らすべく、仕事も遠隔で行う方法が推奨されています。これまでも働き方改革の代表的な方法として注目されてきたテレワークですが、今回の新型コロナウイルスの感染拡大予防施策として大手企業が数千人規模で実施したことが話題になりました。これは災害時の事業の継続、早期復旧を図るための「BCP(事業継続計画)」という側面からも有効であると考えられています。
しかし、テレワークを適切に実施するには、多くの労働環境や企業活動そのものを見直さなくてはなりません。例えば、以下のような点に注意する必要があります。

  • 業務データの共有
  • 社外でのセキュリティ環境
  • コミュニケーションツール
  • 労務時間の管理
  • 通信環境整備や光熱費の経費負担 など

このことから考えても、すべての業務を一度にテレワークとするには限界がありますので、現状の業務のうち、コストや時間がかからないものから段階的に対応することが推奨されます。 以下では検討すべきテレワーク用のインフラの中から、業務データ共有とセキュリティ環境についてもう少し詳しく説明します。

テレワークでの業務データ共有

経理や総務におけるテレワークの実現に大きな障壁となるのが、業務データの共有です。代表的な例を挙げると、少なくとも下記のようなデータのやりとりが想定されます。
  • 経費精算
  • 勤怠管理
  • 給与明細参照
  • 年末調整申告

これらのデータを、Microsoft Office Excelや「オンプレミス型」の会計ソフトを利用して作成し、共有した場合、データを送るたびに複数のバージョンができてしまいます。そのため、最新のバージョンがどれかわからなくなりがちです。該当のバージョンを探すのに時間がかかったり、間違ったバージョンで作業してしまうことでやり直しが発生したりすることもあります。
この状態を防ぐにはインターネット上のサーバーを使用する「クラウド型」の会計ソフトの利用が有効です。「アカウント情報」の共有、あるいはソフト内での連携機能を使うことで、ソフト内で同一のデータを取り扱えるので、不要なバージョンのデータを増やすことなく、簡単にデータの管理ができます。ミロク情報サービスが提供している統合フロントサービス「Edge Tracker(エッジトラッカー)」もその一つです。

※関連サイト:テレワークにも使える!いつでもどこでも利用可能なクラウドサービス「Edge Tracker」

さらに、会社のパソコンを遠隔操作できれば、データの送受信による不要なバージョンを作らずに済みます。また、他者に作業指示する際や、チェック作業などでは、複数名が同じパソコンの画面を共有できるソフトを利用するのもよいでしょう。コミュニケーションコストが大幅に削れるほか、作業者がお互いに違ったデータを見ていた、という事態も防ぐことができます。
ミロク情報サービスではこれらの機能が搭載されたソフトについて、「新型コロナウイルス感染症対策支援ツール」として2020年4月30日まで無償利用可能としています。

※関連サイト:
どこにいても、まるでオフィスにいるような感覚!「iCompassリモートPC2」
インターネットを利用した画面共有が可能。「iCompassコミュニケーション」

テレワークにおけるセキュリティ環境

テレワークを導入する際に必ず実施しなければならないのが、セキュリティ対策です。特にパソコンを利用した業務では、作業環境が拡大するほど、ウイルスやハッキングからの情報流出が懸念されます。情報セキュリティを強化するために、持ち運び可能な社用パソコンの配布、セキュリティソフト導入の徹底、業務時のインターネット利用状況の把握などで対策することが多くあります。
さらに慎重な対応を行うのであれば、USBメモリなどの外部メディアにおける書き込みの禁止や、SNSの書き込み制限も行う必要がありますが、大量のパソコンひとつひとつに対策を施し、きちんと動作しているかチェックするには大きな手間がかかります。そういった場合は複数台のパソコンをまとめて管理できるソフトを使うのが便利です。
例えばミロク情報サービスの「SOXBOX NX-Plus」では、監視対象のパソコンにエージェントをインストールすることで簡単に複数台のパソコンのセキュリティ管理をすることができます。
※関連サイト:複数デバイスを一度に監視できる!「SOXBOX NX-Plus」
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今回の新型コロナウイルスの発生を契機に、今後の自然災害などに備えるBCPや働き方改革がより現実的に取り組まれるようになりました。
しかし、リモートでの作業は災害時のみでなく、平常時も効果を発揮します。業務だけでなく確定申告においても、移動時間の短縮、コミュニケーションコストの削減などによる効率化が期待できます。業務においては本文で紹介したようなインフラを考慮し、導入を進めてみてください。

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