さまざまな業務がデジタルに移行しつつある中で、請求書の発行管理もまた電子化が進んでいます。2023年10月から導入される「適格請求書保存⽅式」（通称、インボイス制度）によって、この流れはさらに加速するでしょう。今回は、インボイス制度の導入を踏まえつつ、なぜ請求書を電子化する必要があるのか、電子化するとどんなメリットがあるのかをご紹介します。
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紙の請求書が取引先の迷惑になっていませんか？
「今後、請求書はPDFで発行していただけますか？」
取引先からこのような依頼を受けたことのある皆さんも多いことでしょう。取引先からの要望、ペーパーレス化、業務効率化、テレワークの普及、クラウドサービスの充実など、さまざまな要因に後押しされて、今、請求書の発行や管理を電子化する企業が増えつつあります。
円滑なビジネスを継続するためにも、取引先が電子データによる請求書を希望するのであれば、できる限り対応したいところです。
また最近ではテレワークを積極的に導入している企業も増えており、そのような企業においては紙の請求書が送られてくることが負担になってしまったり、トラブルの種になってしまったりというケースは珍しくありません。
例えば、製造業A社の営業部門では、長年の習慣として当たり前のように紙の請求書を発行してきました。しかし、主要取引先の多くで業務のデジタル化・ペーパーレス化が進み、お得意様担当者がテレワーク中でも紙の請求書を処理するためにわざわざ出社していることを知って、非常に恐縮してしまったとのこと。
状況を重く見たA社ではさっそく請求管理業務のクラウドサービスを導入し、紙とデータの請求書を取引先の状況に応じて送り分けられる体制を整えています。
また、同様に紙の請求書を発行していた卸売業B社では、ここ数年、取引先による想定外の入金遅れが発生していました。調査したところ、入金遅れを起こした取引先の多くが請求処理をペーパーレス化しており、紙の請求書を処理するプロセス自体がイレギュラー化していたのです。そのため、テレワーク中の担当者が請求書の到着に気づかない、対応が後回しになって処理が遅れてしまう、上長の確認が必要になって対応に時間がかかってしまう、といったトラブルが取引先で起こっていました。
今後数年で紙の請求書は時代遅れになると判断したB社では、請求書の電子化へと舵を切り、取引先が正確かつスムーズに請求処理できるようにしています。
インボイス制度で増える必須記載事項
2023年10月に始まるインボイス制度を見据えて、今のうちから請求書の電子化に取り組む企業も少なくありません。
売り⼿が買い⼿に適⽤税率や消費税額等を正確に伝える⼿段として策定されたインボイス制度では、消費税の課税事業者に「適格請求書（インボイス）」の発⾏が義務づけられます。
また、買い手側にとっても仕⼊税額控除の適⽤を受けるには売り手が発⾏した適格請求書が必要となるため、売り手側が消費税の免税事業者であっても取引先から適格請求書の発行を求められるケースは多くなるでしょう。
この適格請求書には、複数税率でも正しく会計処理を行えるよう、下記のように6つの必須記載事項が定められています。
従来よりも記載事項が増え計算も複雑になるため、請求書の発行側にとっても受領側にとっても業務負荷が大幅に増加することは明らかです。電子化による請求業務の効率化は、インボイス制度下において欠かせない施策となるでしょう。
請求書の電子化はメリットがいっぱい！
締め日に追われながら作成した請求書を印刷して押印し、封筒に取引先の住所を印刷し、宛先ごとに仕分け、誤発送がないようにチェックし、折りたたんで封入し、切手を貼って郵便局に持って行く…。
紙の請求書の発行は、思っている以上に手間とコストのかかる作業です。インボイス制度が始まれば、請求書の作成はさらに煩雑な業務になるでしょう。
請求管理システムなどによって請求書を電子化すれば、これらの課題をサクッと解決できるメリットを享受することができます。
■発送の手間とコストを削減
請求書をPDFなどの電子データで発行すれば、電子メールに添付して送ることができるため、印刷、封入、郵送にかかる手間やコストを一気に削減することができます。
クラウド型の請求書電子化サービスを利用すると、送信した請求書を相手が受け取ったかどうかを確認することができたり、パスワードで保護したり改ざんを防止するなど、請求書のやり取りをより安全に行うことができます。
■保管にかかるスペースやコストを削減
適格請求書は、その控えを発行者側も7年間保存する義務があります。データ化された請求書であれば、大きなキャビネットやファイルのためにスペースを確保する必要がありません。また、要望があれば検索して過去の請求書をすぐに探し出すことができます。
■ヒューマンエラーの削減
請求管理システムを利用すれば、請求書作成時の入力ミスや計算ミス、請求書の誤送信といったリスクを最小化することができます。インボイス制度導入後の複雑な書式にも、アップデートでスムーズに対応してくれるはずです。
現在、日本では電子インボイス（電子化された適格請求書）の標準化が進められています。これによって適格請求書のデータ形式などが統一され、財務会計システムや販売管理システムなどにスムーズに取り込めるようになります。電子請求書の利便性や活用度はさらに高まっていくでしょう。
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