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請求書/見積書 2017/04/25

ビジネスの鉄板書類、請求書と見積書の基礎知識

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この春、晴れて社会人となった新米経理にとって、ビジネス書類は見るのも初めてという方も多いことでしょう。
ビジネス上の取引に使用される書類は数多くありますが、主なものは見積書、注文書、請求書、納品書、領収書の5つです。中でも見積書と請求書のふたつが基本中の基本。
そこで、今回は今さら聞くのは恥ずかしい見積書と請求書について解説します。

見積書とは

見積書は、取引を始めるにあたり顧客や仕入先など、取引先との費用を取り決めるための書類です。あらかじめ費用を決めておくことで、後々のトラブルを防ぐ役割も果たします。

見積書は内訳も記載され、発注企業はその内容を詳細に検討し、相手先と交渉を重ねながらお互いに納得できる金額を模索していきます。双方が了承できれば契約という流れになります。発注企業が複数の会社に見積書を依頼して比較検討するケースもあり、これを一般的に「相見積」といいます。

また、見積書を提出後に追加変更等が発生するなど、実祭の金額と異なる場合もありますが、とくに問題はありません。ただし、発注企業によっては実際の金額を記載した見積書の再提出が求められる場合もあります。

記載のポイントは、丁寧にわかりやすく書くこと。契約に至るか否かの判断材料となる書類だと認識することが大切。「発行日」「件名」「合計金額」「明細金額」「有効期限」などの必要項目は、明確に書きましょう。

請求書とは

請求書は、事前に決めた契約内容を遂行後、費用を請求するために発行する書類。受け取った発注企業は、記載された金額を支払う義務が生じます。
一般的に発注企業で規定された締め日までに請求書を発行し、決められた支払サイトを経て規定額が支払われます。
支払サイトとは、取引した代金の締め日から取引先に代金を支払う日までの期間のこと。月末締めの翌月末か翌々月末払いが一般的です。

請求書は、発行する側にとって入金の有無や金額の照合に不可欠な書類。必要時に入金内容の確認ができるように適切に保管しておくのも経理の重要な役割となります。
また、どんなに少額な金額であっても請求書を発行しなければ支払いを受けることはできませんので、忘れずに発行するようにしてください。

記載ポイントとしては、「発行日」「件名」「合計金額」「明細金額」「振込先」が必須。とくに、振込先は見積書では不要ですが、請求書では必須の項目。記載がないと発注企業は、振込ができなくなります。

作成のポイント

見積書と請求書には、決まった書式はありません。しかし、注意したいポイントがいくつかありますのでご紹介します。

①会社情報を記載
作成日、会社名、会社所在地、代表の電話番号、FAX番号、メールアドレスなどの会社情報を記載。社印を押印するのが一般的です。

②合計金額を記載
最終的な税込金額は目立つように大きく表記。発注企業に金額がわかりやすいよう配慮が必要です。

③内訳を記載
内訳は詳細に記載されていた方が親切です。発注等に追加変更があった場合も明確になり、相手先に安心感を与えます。

④約束事を明記
備考欄を設けて、納品日や支払いサイトの変更、支払い方法などの約束事を明記しておくと良いでしょう。

⑤フォーマットを統一
会社のアイデンティティを踏襲したものであることが望ましいと考えます。ロゴの配置やコーポレートカラーを同一にし、毎回同じフォーマットの見積書・請求書が届くようにしましょう。
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見積書は取引先との費用を取り決めるための大切な契約書類。請求書は、その契約に基づいて発注企業に支払の義務が生じたことを証明する書類です。見やすい形式で必要事項が明確に表示されていることが大切となります。
基本的に原本を郵送することが望ましいとされますが、近年ではPDFのメール添付を推奨する企業も増えてきました。必要事項も取引先企業によって異なるケースもありますので、相手先によく確認しておくことが大切です。
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