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事業継続(BCP) 2020/09/08

BCPには経理業務のリモート化が欠かせない!

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新型コロナウイルスの影響によって、多くの企業が業績悪化に悩まされています。そんな中、トラブルが発生した際の事業存続の準備として「BCP(事業継続計画)」に注目が集まり始めました。例えば経理業務のリモート化も、BCPにおける重要なポイントの一つです。今回は、BCPの基礎知識と経理業務のリモート化に取り組む企業の現状、さらにテレワークに欠かせないおすすめツールを紹介します。

BCP(事業継続計画)とは

BCP(事業継続計画)とはBusiness Continuity Planの頭文字をとった言葉であり、なんらかの脅威によって企業が危機的状況に陥った場合でも、事業活動が継続できるようにする計画のことを指します。脅威の要因は自然災害やテロなどの外部要因、職員の不正やシステム障害などの内部要因など様々です。例えば、大地震でオフィスが倒壊した場合にどう対策を取るかなど、非常事態での事業継続方法を検討します。
今回の新型コロナウイルスもBCPにおける脅威のひとつであり、職場で感染者やクラスターが発生した場合、どのように事業を継続するか計画する必要があります。

※関連記事:事業継続計画(BCP)の基礎とポイント

経理業務におけるBCPのポイントはリモート化

総務専門誌「月刊総務」が216社の総務担当者を対象に行った調査によると、2020年7月27日時点でBCPを策定していた企業は38.9%と、全体の約4割にとどまっています。その中でも、感染症のパンデミック対策をしていたのは58.3%と、全体の約2割しかありませんでした。
なお、なにも対策をしていなかった企業の約8割は、新型コロナウイルスの感染拡大を受けて「BCPを策定していればよかった」と回答しており、「やっていればよかったBCP対策」のうち、最も多かったのは「テレワーク」でした。
1位 テレワーク制度の整備:66.4%
2位 情報の電子化(ペーパーレス化等):57.8%
3位 業務システムのクラウド化:43.8%
4位 緊急時初動対応の社内周知(社員向けマニュアル作成、研修等):39.1%
5位 緊急時の指揮命令系統の確立:36.7%
6位 事業所の安全性確保:36.7%
7位 従業員の安否確認手段の確立:21.9%
8位 事業中断時の資金計画:17.2%
9位 事業所・生産・物流拠点の分散:14.8%
10位 予備在庫の確保:13.3%

※出典:月刊総務「新型コロナウイルスでやっておけばよかったBCP対策は、1位「テレワーク制度の整備」2位「情報の電子化(ペーパーレス化等)」」

また、経理業務がリモート化しつつあるという状況は、日本CFO協会がファーストアカウント株式会社と共同で、日本企業のCFOや経理・財務幹部446人を対象に実施した調査でも明らかになっています。この調査によると、緊急事態宣言発令中にテレワークを行った人は全体の約8割に上り、解除後も約7割が継続しています。また、会計システムを利用するなど経理をデジタル化する理由(複数回答可)に「テレワークへの対応」を挙げた企業は72%と「業務効率化・コスト削減」の89%に次いで2番目に多い結果となりました。

BCPと経理部門の関係性

BCPの内容は、各企業がどのような事業を行っているかで変わってきます。例えば、製造業であれば工場の稼働維持や代替となる仕入先の確保、IT企業であればサーバーの対策など様々です。しかし、経理業務の対策についてはどのような業種でも一律にリモート化が必要になります。オフィス・事務所以外でも経理業務が進められるように備えておけば、緊急事態でも滞りなく経理処理を行うことができます。

では、リモート化はどのような手順で行うべきなのでしょうか。このとき検討すべきなのが経理処理のデジタル化です。経費精算、給与計算、請求支払い処理、年末調整など、経理の様々な業務における紙やエクセルでのやり取りをなくし、共通のシステムに対応させることで、遠隔でも作業が可能になります。しかし、すべての作業を一種類で完結させるシステムはほとんどなく、作業によって複数のシステムを利用することになります。とはいえ、これまでデジタル化には縁遠かった企業が多くのシステムを一気に選定するのは現実的ではありません。

そのため、これからデジタル化をしようという企業が最初に行うべきなのは、信頼できる会計システムメーカーに相談することです。自社の課題や優先すべき業務などを伝えることによって、メーカーにおすすめのシステムを紹介してもらえば、システム選定にかかる時間は大きく削減できるほか、導入してみたはいいけれど使いづらかった、などの失敗も起こりません。

ミロク情報サービスでも、様々な会計システムを扱っています。会計処理や給与計算に利用できる「かんたんクラウド」や、従業員が直接、経費精算や勤怠申請できる「Edge Tracker」、リモートワークに欠かせないセキュリティ対策を行う「SOXBOX NX-Plus」など、多くのサービスを幅広く提供しています。

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また、ミロク情報サービスではシステム間で共通のデータを扱えるような連携にも力を入れています。システムによっては、個別の業務に対応したものを単独で導入してしまうと、後からデータが連携できず、機能を活かしきれない場合もあります。あらかじめシステム間で連携できるものを選定するのも、会計システムを利用する際のポイントです。

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新型コロナウイルスにおけるBCPと経理業務のリモート化について解説しました。経理は会社経営には欠かせない業務です。オフィスが使えない、通勤ができないという状況がいつ訪れてもいいように、しっかりと対策をしておきましょう。また、BCPを作成する際は、どのようなことが課題になり、何が必要になるのかなど、自社の状況を把握しておくことも大切です。これは会計システムの選定をメーカーに依頼するときにも必要な視点です。適切な現状分析が結果に結びつく鍵となります。

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