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会計処理 2019/06/18

二重計上!在庫の計上漏れ!経理の”あるある” 計上ミスはこう防ぐ!

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数ある業種の中でも、経理は特にミスのできない仕事です。ミスなく経理業務を行うには、その原因とリスクを知り、適切に対策を打つことが必要ですが、具体的にどのような対応が的確と言えるのでしょうか。 今回は、数ある経理業務のなかでも特にミスが発生しやすい「計上ミス」について解説していきます。

経費、売上の二重計上

経理の現場で起こりがちなのが「経費や売上の二重計上」です。これが発生してしまうと「虚偽申告」となり、重大な違反となります。経費の水増しは脱税となり、逆に売上で二重計上した場合は税金の過払いにもつながります。
これを回避するためには、まずは二重計上してしまう原因を知ることが重要です。売上と経費を二重計上してしまいがちなパターンには下記のようなものがあります。

経費の二重計上
経費を二重計上してしまいやすいのは「クレジットカードを利用」した時です。会社用のクレジットカードで物品を購入した際に、店側からもらう領収書と、後日、クレジットカード会社から発行される明細書をどちらも計上してしまうことがあります。

売上の二重計上
売上の二重計上は、「手元に同一の請求書や領収書が複数枚ある」ことによって発生の確率が上がります。例えば、正しい請求書のほかに「費用が未確定段階の請求書」、「印刷ミスなどの誤った請求書」が混在している場合、それぞれが別の請求書と見なされて処理されてしまうことがあります。これは書類によっては経費の二重計上でも起こり得るものなので注意が必要です。

在庫の計上漏れ

会社が所有する商品や製品などの在庫は、貸借対照表の「資産」として計上されます。このような「棚卸資産」は金額が大きくなる傾向があるので、決算時の納税額を決定する大きな要素のひとつとされています。棚卸で在庫を計上漏れしてしまうと、正しい税額を納税できず、税金の過少申告となってしまいます。一度申告した税額を修正する際には、正しい税額を納税するとともに「過少申告加算税」などの罰則金を支払わなければならないケースもあります。
在庫の確認は確実に行わなければなりませんが、単純な「数え間違い」以外に在庫の計上漏れにつながる代表的なパターンには下記のようなものがあります。

仕掛品、貯蔵品の見逃し
自社で製造途中の製品である「仕掛品」や製品の原材料などの「貯蔵品」は、計上の対象から外してしまいがちですが、こちらも棚卸資産として計上する対象となるので注意が必要です。

自社以外にある在庫の見逃し
計上すべき在庫は、自社の倉庫だけにあるとは限りません。例えば、「仕入先や販売先、外注先にある在庫」も計上する必要があります。また、注文したけれどまだ届いていない「未着品」や、逆に発送したもののまだ取引先に到着していない「トラック在庫」も在庫として計上しなければなりません。

計上ミスを減らすポイント

そもそもミスを起こさないためにはどのようなことに注意したらよいでしょうか。先述の発生状況を踏まえてご説明します。

チェックリスト、振り分け番号を付けて管理する
書類や在庫の管理など、ミスが発生する可能性が高い作業には、チェックリストを作成します。確認作業そのものもタスク表にしてみると管理がスムーズになり、ミスを減らせるだけでなく業務効率化にもつながるでしょう。また、請求書や領収書には番号を付けたり、誤って作成した領収書などは大きくバツ印を付けるなど、誰が見ても分かりやすく区別できるようにすることで、うっかりミスを防ぐこともできます。

管理は定期的に行う
在庫の数量チェックは定期的に行うようにしましょう。営業がサンプルとして持ち出したり、返品があったりなど、経理の現場からは見えづらいやりとりがあった場合も、都度確認することで早めに対処することが可能です。できれば月に一度は確認しておくと安心です。
また、売掛金・買掛金の管理も定期的に行いたい作業の一つです。例えば売掛金であれば、発生したタイミングを取引先ごとに都度記入していくことで未回収金の回収漏れや請求漏れを防ぐことができます。また、二重計上があった場合の早期発見にもつながります。
同様に、買掛金もタイミングごとに記入することで精度を上げることができ、計上ミスや誤請求への支払いを防ぐことができます。
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どんなに素晴らしいスキルを持った経理担当者でも、人の手による作業にミスはつきものです。ただし、何度も同じ間違いをしてしまうと信用も失われてしまいます。「最近ミスが多いな」と感じている経理担当者は、まずはそのミスの原因を探ることから始めてみましょう。また、人間の管理では限界があるので、管理をシステム化するという手段もあります。会計ソフトを使えば効率よく業務を進めることができ、ミスも減らせます。作業の精度を高めるために、こちらも検討してみてください。

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