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会計処理 2020/10/29

【クラウド会計ソフトの教科書 第4回】預金管理はこんなに簡単!

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会社の銀行口座の出入金などを管理する預金管理は、掛け取引が主流となっている現在、キャッシュフローを把握するうえでも大切な業務です。
今回のクラウド会計ソフトの教科書では、預金管理の具体的な内容と流れのほか、効率的な管理方法などを紹介します。実際のクラウド会計ソフトの画面も使って説明しますので、ぜひチェックしてみてください。
※関連記事:「クラウド会計ソフトの教科書」の記事一覧

預金管理とは

会社の預金口座を使った取引のほか、経費などの振り込み、引き落としなどの口座の動きを確認して起票し、預金出納帳への記帳を行うことを預金管理といいます。頻度は業種や会社によって異なりますが、中には毎日確認しなければならないケースもあります。預金管理を行うことで帳簿の抜け漏れが防げるほか、会社のキャッシュを把握することで資金不足の防止につなげることもできます。
預金管理の方法はおおまかに「預金台帳(預金出納帳)の管理」と「預金残高照合」に分けられます。

預金台帳(預金出納帳)の管理
預金台帳(預金出納帳)に取引内容を記録する作業です。

  • 入出金事実確認
    預金通帳に記載されている内容を参照して確認します。
  • 預金台帳記入
    基本的に通帳の内容をそのまま記入しますが、それだけだと取引の内容が不明瞭なことが多くあります。そのほか、銀行カードで入出金した場合など、なんのために口座を利用したかわからない、ということにならないよう、あらかじめ用途をメモしておき、記録する必要があります。
  • 預金台帳承認
    記入された預金台帳の内容について承認を得ます。

■預金出納帳(例)
日付 相手先 摘要 勘定科目 入金 出金 残高
前月繰越 2,000,000
10月10日 大和商事 売掛金 売掛金 500,000 2,500,000

預金残高参照
月末など定期的に預金出納帳の残高と実際の預金残高の内容を確認し、差分があればその原因を追究する作業です。

  • 台帳残高、銀行残高、銀行取引明細を揃える。
  • 「1」をそれぞれ照合する。
  • 照合した結果、台帳・銀行残高が一致しなかった場合は原因を究明する。

多様化する入出金の方法が管理の負担に

「預金管理」での落とし穴は、様々な入金パターンに対して、都度、預金口座を確認して対応するという作業が発生することです。例えば、A社は「口座振替」、B社は「クレジットカード払い」、C社は「振込払い」、D社は「手形決済」など、取引によって入金パターンが異なる場合、すべてを確認するには時間がかかります。それだけではなく、業種によってはコンビニ払いや分割・前払いなど、他にも様々なパターンが考えられます。
また、インターネット上で口座が確認できるサービスは多々あるものの、未だに預金管理のたび、ATMに行って記帳しているという経理担当者もいるのではないでしょうか。
取引先や案件数が少ない事業の場合はATMを使い、エクセル(Microsoft Excel)や手計算で管理することも可能ではありますが、キャッシュレス化が進むことで今後も複雑化するであろう入出金管理に対応するためには、インターネットバンキングやクラウド会計ソフトの利用を検討する必要があります。

クラウド会計ソフトの銀行連携機能で預金管理を効率化!

クラウド会計ソフトには、インターネットバンキングと連携し、取引を自動で記帳する機能が搭載されているものがあります。取引日、金額、摘要、店舗名を自動で取得し帳簿に反映させることが可能であり、補足事項の入力も簡単に行うことができます。複数の口座と連携することもできるので、クラウド会計ソフト上でそれぞれの口座を一元管理することもできます。インターネットバンキングと同様に、クレジットカードと連携できる場合もあります。
さらに、クラウドなので、テレワーク環境などでも問題なく業務に当たれることも大きなメリットの1つです。

ミロク情報サービスが提供している「かんたんクラウド会計」の「取引明細連携」でも上記のような作業が可能です。ここからは、クラウド会計ソフトを利用した預金管理の作業イメージを、「かんたんクラウド会計」を例に説明します。

■銀行口座登録:ホーム画面から「口座登録」をクリックし、口座情報の照会の仕方を選択したうえで、パスワードや口座番号などの情報を入力する

■クレジットカード登録:ホーム画面から「カード登録」をクリックし、カードの情報を入力する

■連携後、ホーム画面から「明細取込」をクリックする

取込後の画面は、ホーム画面より「日次作業」の「明細取込」にて確認できます。出納帳・仕訳にも変換できるので、取り込んだデータの内容を修正したい場合は、そこから操作することが可能です。

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第4回目のクラウド会計ソフトの教科書は、預金管理について紹介しました。クラウド会計ソフトはまだ導入していないけれど、インターネットバンキングは使っているという経理担当者も多いかと思います。インターネットバンキングのメリットを最大限に使うためにも、クラウド会計ソフトの導入は効果的です。
また、本文で紹介した通り、クラウド会計ソフトは急増しているテレワークにも活用できます。経理の働き方が見直されている今、預金管理を効率的に行うためにも、クラウド会計ソフトの導入を検討してみてください。

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