経理ドリブン

仕事をしていく中では、時として問題が発生することもあります。問題なんて起きない方がいいのかもしれませんが、本稿を通じてご紹介している仕事術「プロセス思考」を知っていると、実際に問題が発生したとしても、そのマイナス要因を業務改善のチャンスに変えることもできるのです。
本稿ではここまで、プロセス思考のステップのうち、4つ目のステップまで説明してきました。


今回から4回にわたって、ある企業を舞台にしたケースに当てはめながら、ここまでの1stステップから4thステップを振り返ってみることにしましょう。

２．ケースで考える　プロセス思考のステップ（1stステップ～2ndステップ）

今回は次のケースを使って1stステップから2ndステップまでの部分を振り返ります。
それでは、ある企業の仕入計上に関わる現場での様子を描いた次の【シーン】をご覧ください。

【シーン】
このときは、Aさんの上司が仕入計上額を疑問に思ったおかげで正しい仕入計上に直すことができました。しかし、これで終わりにしてしまったら本当の問題解決、つまり業務改善にはつながりません。
疑問が生じたことを他部門に投げかけてみたことで問題の一端が見え始めたわけですが、業務改善につなげていくためには、まず、どういう問題が発生したのか、その発生原因は何なのかを特定する必要があります。その上で、どうすれば改善できるのかといった打ち手を考えていく必要があるのですが、これまで説明してきた1st Stepから4th Stepはまさに、この問題の発生原因を特定するためのステップとなります。

(1)1stステップ：　ザックリとプロセスをつかむ
上司からの指摘をきっかけに、S社からの請求書に疑問を持ったAさんは、請求書の回付元である購買部門に問い合わせをし、請求書自体に誤りがあったとの回答をもらい、その結果、今回見つかった誤りだけは確かに直すことができました。しかし、この段階のAさんはどんな状態かというと、自分が携わっている仕入計上の業務そのものは分かっていても、そこに至るまでの一連の業務はブラックボックス状態のままです。なぜ今回のような問題（請求書の誤りに気付かずに「不正確」な仕入計上をしてしまったこと。これについては「(2) 2ndステップ」にて説明します）が起きてしまったのかが明らかにされないままになっているのです。これではいつまた同じようなことが起こるかも分かりません。あるいは今回見つかった1件の問題以外にも、同じ問題が起きているかもしれません。
今回のように問題が発生したときに、それを業務改善につなげるためには、問題の発生原因を特定しなければなりません。原因をはっきりさせないまま表面的にそれを直したとしても、問題の解決にはなりません。そして、問題の発生原因を特定するためには、問題がどこで発生しているのか、発生場所を突き止める必要があり、それには、一連の業務プロセスが分かっていないと無理なのです。ですから、まずはザックリとでも業務プロセスを把握するようにしましょう。
今回のケースでは、請求書の誤りに気付かないまま、誤った請求書が経理部門に回付され、そのまま仕入計上（そして、仕入代金の支払い）をしてしまいました。なぜそのようなことが起きてしまったのか、その原因を特定するためには、請求書が誤っていることに気付かなかったのはどの部門に原因があったのか突き止めることが必要です。そして、そのためには「どのようなプロセスを経て仕入計上に至っているのか」という仕入計上に関わる業務プロセスを押さえておく必要があります。
通常、業務プロセスの間にいろいろな部署の人たち、例えば、発注を行う購買部門、納品された商品を保管する倉庫部門、仕入計上を行う経理部門などが関与しているはずです。このとき、たとえ自分が経理部門の人間だからと言って、仕入計上の会計処理の業務以外の部分をブラックボックスのままにしていてはいけません。経理部門に回ってくる請求書はすべて正しいもの、その請求書どおりに仕入計上すれば問題はないというのでは、到底、発生した問題の根本的な原因までたどり着くことはできないでしょう。一方、プロセス全体に目を向けることができれば、根本的な原因までたどり着ける可能性が高まります。
そこでプロセスの全体像がつかめていない場合にまずやるべきことは、ザックリとでもプロセスの全体像をつかむことです。その際には、これまで本稿を通じて説明してきたとおり、次の観点を駆使しましょう。


そうすることで、プロセスの全体像を押さえることができるはずです。
Aさんはこうした観点を駆使することで、仕入計上に至る一連の仕入業務のプロセスをザックリとつかむことができました。例えば、「発注要求」・「発注」・「入荷」・「仕入計上」の各プロセスからなること、購買部門・倉庫部門・経理部門などが関わっていること、「商品購入依頼書」・「注文書」・「納品書」・「請求書」などの証憑類がやり取りされていることなどが分かりました。

　（参考）プロセスの全体像　 (2) 2ndステップ：　起こりがちな問題のパターンを押さえておく
問題が発生したときにそれを業務改善につなげるためには、どんな問題が発生したのかを適切につかむ必要があります。問題を適切につかまないまま業務改善を行おうとしたら、それは的外れなものとなるでしょう。2ndステップは、どんな問題が発生したのかをつかむ、つまり発生した問題を把握するステップになります。
今回のケースでは、上司からの指摘をきっかけに、S社からの請求書に疑問を持ったAさんが、請求書の回付元である購買部門に問い合わせをし、請求書自体に誤りがあったとの回答を得ました。つまり、発生した問題は請求書（請求明細）の誤りに気付かずに仕入計上を行ってしまったというものでした。ここで、発生した問題がどういったパターンのものなのかを整理してとらえることが有用です。なぜなら、発生した問題に応じて発生原因や改善策も変わってくるからです。
業務プロセスにおいて起こりがちな典型的な問題のパターンは、これまで本稿を通じて説明してきましたが、①もれ、②紛れ込み、③不正確、④不当判断、⑤遅延、といったものに整理することができます。これに照らしてみると、今回見つかったのは、「不正確」の問題のようです。そうすると、「不正確」の問題に合致した発生原因に注意を向けたり、「不正確」にならないような改善策を考えたりといった展開につなげていくことができ、的外れとなることを回避できます。
なお、今回のケースでは仕入計上が「不正確」だったパターンを説明しましたが、実は今回はたまたま「不正確」の問題だったに過ぎないのかもしれません。「不正確」だけでなく、「もれ」や「紛れ込み」といった問題が起きるかもしれませんし、さらには、「もれ」から「遅延」のいずれの問題も発生する可能性が高いのに、たまたま「不正確」の問題だけが顕在化したのかもしれません。そうだとすると、たまたま顕在化した「不正確」の問題についてだけ対処しておしまいにしてしまったら、的外れな業務改善になってしまうでしょう。
このように、業務改善が的外れなものとならないよう、起こりがちな問題のパターンを押さえ、それに照らして問題をとらえることが大事なのです。

３．プロセス思考のステップを踏んで、問題の発生原因を特定しよう

今回から4回にわたって、ある企業を舞台にしたケースに当てはめながら、プロセス思考についてここまで説明してきた1stステップから4thステップを振り返っていきます。ここまでのステップは、問題が起きた際に、業務改善につなげていけるよう、問題の発生原因を特定していくためのステップを構成しています。今回はこのうち1stステップから2ndステップまでの部分を振り返ってみました。
次回は、それに続く3rdステップを振り返っていくことにします。