ビジネスにおける業務効率化とコスト削減が常に求められる中、新たな業務プロセスの改善方法として注目を集めているBPaaSをご存知ですか？
今回の記事では、BPaaSの概要や活用にあたってのポイントを詳しく解説します。
BPaaSとは
BPaaS（ビーパース）とは、「Business Process as a Service」を略したもので、クラウドを経由して特定のビジネスプロセスをアウトソーシングするBPOとSaaSを掛け合わせたビジネスモデルのことです。
BPaaSは委託先となるサービスプロバイダーの知見やITツールの力を借りて業務の効率化を図るもので、企業は専用の設備や人材を保有せずとも、高度なサービスを受けたり活用したりすることができます。
また、BPaaSでは、これまでの業務委託や外注のように単純に1つの業務を代替するというだけではなく、ITシステムやアプリケーションの導入を含む特定の業務全体を委託することができます。
バックオフィス業務では、給与計算、人事管理、資材調達、顧客対応などの分野でBPaaSが活用されています。
BPOとの違い
BPO（ビーピーオー）とは「Business Process Outsourcing」の略で、特定のビジネスプロセスをアウトソーシングするサービスを指します。
ただし、BPOの場合、委託した業務に必要なシステムやアプリケーションは委託元で用意するのが一般的です。
対してBPaaSでは、システムやアプリケーションの運用なども委託先で行います。
これにより、BPaaSはBPOよりもカバーする業務の範囲が広く、柔軟な運用が可能と捉えることができます。
SaaSとの違い
SaaS（「サース」または「サーズ」）とは「Software as a Service」の略で、インターネットなどを経由して提供者のソフトウェアを利用できるサービスです。
SaaSは単純にソフトウェアの提供を受けるだけのもので、それを操作して業務を行うのはユーザー自身となります。
対してBPaaSは、業務プロセス全体を委託することになるので、操作を行うのも委託先となります。
BPaaSのメリットとデメリット
業務効率化を実現するために便利なBPaaSですが、どのようなメリットやデメリットがあるのかを確認していきましょう。
BPaaS導入のメリット
BPaaSのメリットは主に以下の通りです。
業務効率化の実現
BPaaSのメリットとして1番に挙げられるのはやはり業務効率化の実現です。
BPaaSを活用することで時間のかかる業務を外部に委託することができ、企業側はより戦略的な業務に集中できるようになります。
最新の技術や法改正への適用
BPaaSの場合ソフトウェアなど使用するツールは委託先が用意するのが一般的なので、必要な機能や最新の法改正への適応について、サービスを受ける企業側が頭を悩ませる必要はありません。
柔軟性の高さ
BPaaSは、その時の企業の状況に応じてサービスの追加やカットを柔軟に行えます。
例えば、時期によって発生する業務などでは、必要な時にのみ依頼することも可能です。
また、新規市場への展開が必要になった際などは、システムの拡張なども専門家に任せることができるため安心です。
経営状況の可視化
BPaaSにはクラウドベースでリアルタイムでのデータアクセスと分析を行うものもあり、これらを活用すると経営状況が可視化されるというメリットもあります。
これにより、より迅速な経営・投資判断を行うことも期待できます。
BPaaS導入のデメリット
BPaaSの導入には多くのメリットがある一方で、注意すべき点も少なくありません。
企業はこれらのメリットとデメリットを十分に理解し、導入するかあるいは他の方法を採用するかを慎重に検討する必要があります。
データのプライバシーやセキュリティへの注意
クラウドベースのサービスを利用する際には、データのプライバシーとセキュリティについて注意する必要があります。
この点において、信頼性の高いサービスプロバイダーを見極めることはとても大変です。
細かいカスタマイズの制限
BPaaSはある程度標準化されたサービスであるため、企業独自のニーズに合わせたカスタマイズには限界があります。
例えば、特定の業界や業務プロセスに特化した機能が必要な場合、標準機能だけでは対応しきれないことがあるため、追加の開発や他のシステムとの統合が必要となり、却って効率化を阻む要因ともなりかねない場合があります。
導入にかかるコストや稼働
BPaaSの導入にはコストがかかります。
また、どのように運用していくかサービスプロバイダー側と認識を合わせる必要もあり、調整時は業務効率が低下する可能性もあります。
これらの点を考慮し、慎重に導入計画を立てることが求められます。
企業規模別のBPaaSの活用例
BPaaSの導入には企業の規模や業種にかかわらずメリットがあります。
ここからは企業の規模別に具体的な活用例を紹介します。
※BPaaSの特徴を紹介するための例であり、活用例の企業は架空のものとなります。
大規模企業での活用例
グローバル企業A社の例
複数国に拠点を持っており、各拠点で異なる会計・在庫発注システムを使用。
全社的なデータの確認・統合が難しく多くの課題を抱えている。
A社はBPaaSを活用し、会計・在庫発注システムを一つのクラウドシステムに統一したうえで運用も委託することとしました。
その結果、リアルタイムでの各社のデータへのアクセス・分析が可能となりました。
財務報告のスピードと質も大幅に向上し、月次決算をはじめとした迅速な経営判断ができるようになりました。
ポイント
大規模企業は本業以外にも多くの業務を抱えています。
BPaaSを活用して本業以外の業務を外部に委託することで、経営資源をコア業務に集中し、競争力を高めることが期待できます。
また、その分野の専門的なサービスプロバイダーを通してBPaaSを利用することで、これまでにはなかった視点での業務効率化ができ、企業としての知見も上がることが考えられます。
中堅企業での活用例
中堅小売業のB社の例
全国に複数の店舗を展開し、各店舗で個別に会計処理を実施している。
そのため店舗ごとの業績管理が煩雑であり、経理業務に多大な時間と労力がかかっている。
B社はBPaaSを活用し、店舗ごとの会計処理を統一することにしました。
サービスプロバイダーに相談し、クラウドベースの会計プラットフォームを利用すると、各店舗の会計データが一元管理され、仕訳処理の自動化やリアルタイムの財務報告が可能となりました。
各店舗の会計データは自動的に集約され、月次決算の締めも迅速に行えるようになり、店舗ごとの業績管理が容易になりました。
ポイント
BPaaSでは、委託した業務プロセスをクラウド上で一元管理することができるため、業務の標準化や自動化が図れます。
これにより、人為的なミスの削減や業務の効率化が可能になり、コストの削減にもつながります。
スタートアップ企業での活用例
創業3年目のスタートアップ企業C社の例
急速な成長を続けているものの新たな人材を雇用する余裕はまだない。
特に、会計、給与計算、社会保険などの対応に専任のスタッフを配置する人員の余裕がなく、創業以来社長自ら処理を行っている。
決算も年度末のみしか計算ができず、その内容を振り返る余裕もない状況。
C社の社長は、請求・支払い処理や給与計算、社会保険手続きなどの定型的な人事・経理業務を委託するためにBPaaSを導入することにしました。
その結果、新たな人材を雇用することなく、それらの業務を専門家が実施してくれることとなり、安心して本業に時間をさけるようになりました。
ポイント
スタートアップ企業では、ITシステムの導入や、必要な人材の雇用をする余裕がない場合も多いでしょう。
BPaaSを活用すれば、最新のITシステムを利用したり、必要な時に必要な分だけ専門家による相談・運用を受けたりすることが可能になります。
自社に最適なDX化を進めるために
BPaaSは様々な企業で活用できるサービスであり、利用すればそれぞれ業務効率化が進むと考えられます。
ただし、導入にあたってはコストメリットを検討する必要もあります。
また、自社のニーズや業務プロセスを的確に判断して導入するためには、委託先であるサービスプロバイダーを慎重に選定することが重要となります。
これらを考慮すると、導入の障壁はまだ大きいと感じる方も多いのではないでしょうか。
特に中堅企業の場合、資金や人材が潤沢な大企業や機動力があるスタートアップ企業に比べて、どのように対応すべきか悩む部分も多いかと思います。
企業の状況によっては、BPaaSではなく、自社でシステムを使用した方が良いという場合もありますが、専門家でない方がそのような判断をするのは難しいのではないでしょうか。
そのような場合は、ITツールの導入や選定の相談にのってくれるITコーディネータに相談するのがお勧めです。
ITコーディネータは、それぞれの企業に合ったDXの進め方を提案してくれるITの専門家です。
世の中に多種多様なITサービスが生まれてきている今だからこそ、ITコーディネータを利用して、最適な業務の形をみつけてください。
※本記事の内容は掲載日時点での情報です。
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BPaaSの導入は、企業規模に関係なく多くのメリットをもたらします。
業務プロセスの効率化やコスト削減を実現するためにBPaaSを活用することは新たな企業戦略の1つとなり得るでしょう。
ただしBPaaS導入には上記のようなデメリットもあるので、まずはITコーディネータに相談するところから始めてみてくださいね。
