3つの機能で給与計算の煩雑さにサヨナラを

Ａ．システム間データ連携は業務効率化のカナメ
Ｂ．処理パターンの登録で複雑な給与計算を簡単に
Ｃ．従業員情報を一元管理して活用度を向上

給与計算は、その作業が非常に煩雑である一方、ミスや遅れが許されないため、非常に厄介な業務だと感じている皆様も多いはずです。控除額に関する法改正が行われることも多く、また、これから働き方が多様化していくことにより、給与計算業務はより複雑になっていくと思われます。
このような給与計算を効率化していくために欠かせないのが「給与・人事システム」です。今回は、給与・人事システムを選定するにあたって、必ずチェックしておきたい3つの機能をご紹介します。

Ａ．システム間データ連携は業務効率化のカナメ

給与計算を行うには勤怠情報、人事情報、マイナンバー、年末調整データ、経費精算データなど、さまざまな情報を参照する必要があり、給与システムに手作業で入力していくことは、あまりにも非効率です。そこで重要になるのが「システム間データ連携」。業務効率化の要とも言える仕組みです。

勤怠管理、経費申請、年末調整、マイナンバー管理などの各種システムと給与システムをデータ連携させることにより、給与計算業務はよりシンプルかつスピーディーになり、入力ミスや入力漏れなどのリスクを最小化することができます。また近年では、連携したデータを使って給与計算業務をかなりの範囲で自動化することも可能になっており、財務会計システムと連携すれば、給与に関する仕訳も自動化できます。

さらには、人事管理、組織管理、メンタルヘルス管理、ワークフロー、BI（分析・可視化ツール）などのシステムと幅広く連携させることにより、人事部門・管理部門の全体効率化を推進することも可能になります。

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Ｂ．処理パターンの登録で複雑な給与計算を簡単に

事業拠点や雇用形態によって締め日や支払日が異なる、事業拠点やグループ企業によって健康保険が異なる、企業独自のルールがあるなど、給与体系・給与規定の複雑さは給与計算業務の大きなボトルネックとなっています。

このような複雑さに柔軟に対応し、迷うことなく計算処理を行うためには、各企業の給与体系・給与規定に準拠した複数の計算パターンをあらかじめ登録できる仕組みが必要です。雇用形態や組織体系が多岐にわたっていても、それぞれに対応した計算パターンが事前登録・一元管理されていれば、給与計算は誰でもシンプルに遂行できるようになります。

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Ｃ．従業員情報を一元管理して活用度を向上

正社員、契約社員、パート・アルバイトなど雇用形態の違い、企業の吸収・合併、表計算ソフトによる管理など、さまざまな理由から人事データベースが分散してしまう例は少なくありません。給与計算を効率化するためには、従業員に関するあらゆる情報を一元管理できるシステムも整備しておきたいところです。

従業員情報を一元管理することにより、どのような雇用形態であっても、どの事業拠点やグループ会社に属していても、ひとつのデータベースから情報を参照して給与計算を行うことができます。

人事データベースを構築する際には、従業員の基本情報はもちろん、資格・免許、スキル、研修受講履歴、経歴、評価、目標など、リソース評価に必要な項目を可能な限り網羅しておくことをおすすめします。これによって、よりきめの細かい人材抽出が可能になり、人材配置や組織構築を最適な形で行うことができるようになります。

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