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電子取引データの電子保存義務化とは、令和3年度の改正電⼦帳簿保存法によって「電子データによる取引を行った場合は、書類を電子データのまま保存しなければならない」と定められた制度の内容を指します。
法人・個人事業主ともに、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などを電子データでやり取りした場合、出力して紙で保存することは認められず、電子データで保存しなければなりません。
また、その場合、記録改ざんなどを防止するため、電子帳簿保存法に定められている一定のルールに従って電子データを保存・管理しておく必要があります。

これは本来であれば2022年1月1日の時点で各事業者が対応すべきものでしたが、対応が間に合わない事業者の見込みが多いため、令和4年度改正にて宥恕措置が設けられました。
宥恕措置とは「やむを得ない事情がある場合の措置」のことです。
これにより、2023年12月31日まで、「やむを得ない事情があると認められた場合」には、電子データで取引した書類であっても出力して紙で保存することが許されていました。
さらに令和5年度改正により、2024年1月1日からは新たな要件や猶予措置が設けられています。

※関連記事：電子契約も対象になる？2023年12月までに対応すべき電子取引のルールとは

では、2024年1月1日からは具体的になにが変わるのでしょうか。
以下で確認していきましょう。

出力書面による保存方法の容認

電子帳簿保存法では、電子取引データを保存する際に必要となる様々な要件が定められています。
ただし2024年1月1日以降は以下の両方満たしている場合、要件に沿った対応は不要となり、電子データは単純に保存しておくだけでよいこととなりました。

所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合

税務署が相当の理由があると認める場合には、要件に沿った保存対応は不要となります。
相当の理由については、事業者の実情に応じて判断するものとされていますが、例えばシステムや社内のワークフローの整備が間に合っていない場合などが該当するとされています。
なお、本件に関する事前申請などは不要です。

税務調査などにおいて、電子取引データのダウンロードと、その電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出を求められた際、それぞれ応じることができるようにしている場合

今回の改正では、新たな猶予措置として、電子取引データをプリントアウトした書面で保存することが認められています。
ただし税務調査の際にはプリントアウトした書面だけでなく電子取引データ自体も提示・提出が必要となります。

検索機能の確保要件の見直し

税務調査などの際、税務職員からのデータ共有の求めに応じることができる場合は、特定の対象者について検索機能の確保要件が不要となります。
この対象者について、以下の見直しが行われました。

• 基準期間（2年前）の売上高が、1,000万円以下の事業者から、5,000万円以下の事業者への拡大
• 電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができるようにしている保存義務者を追加

保存者情報の確認要件の廃止

電子帳簿保存法では、これまでスキャナ保存の際に記録事項の入力者または監督者に関する情報を確認できるようにすることが要件とされていました。
しかし、今回の改正でこの対応が不要となります。
これに伴って、電子取引データの保存にあたっても、保存担当者情報の確認は不要となりました。

※参考資料：国税庁「電子帳簿保存法の内容が改正されました ～令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要～」

最後に、今回の改正を通して企業としてどのように対応すべきかを確認しておきましょう。

電子取引データでの保存・管理を進める

新たな措置によって、2024年以降も当面の間は電子取引データだけではなく紙の保存との両立も認められることとなりました。
しかし、電子取引データをわざわざ紙に出力して保存するには、それ自体に労力がかかるだけでなく、税務調査などでも手間がかかることが考えられます。
そのため、今のうちから電子取引データでの保存・管理を進めておくのがよいでしょう。

また、できる限り要件を満たすことで、管理もしやすくなります。
例えば、検索機能の確保要件を満たすことは、自社の過去の取引データを迅速に探せるメリットにも繋がります。
A社の領収書はどこにあるか、B案件では請求書をどのように発行していたか、C社員の経費精算の領収書はどこに保存していたかなど、様々な電子データが存在する中で、状況を明確に把握するためにも適切な管理が必要です。

電子インボイスにも対応もしたクラウド型会計システムの検討

インボイス制度の導入により、請求書の作成・管理など煩雑化している作業は多々あるかと思います。
これに対して、電子インボイスを活用することで対策を考えている方もいるのではないでしょうか。
ただし、電子インボイスを使った取引は電子取引に該当するため、電子帳簿保存法に従った保存が原則となります。

電子インボイスを適切に保存・管理するためには、システムを導入することも有効です。
また、電子インボイスを使用して仕訳データの作成・分析などが可能になるクラウド型会計システムを使えば、他の業務負担の軽減にも繋がります。
現在、政府が電子化・DX化を推進していることもあり、IT導入補助金をはじめとした導入コスト支援の補助金も豊富にあります。
そのため、今はチャンスといえるでしょう。
自社の規模に対応した利用可能なサービスがないか確認してみてください。

※本記事の内容は掲載日時点での情報です。