経理ドリブン

ご存じの通り、インボイス制度において事業者が仕入税額控除を受けるためには、取引先（売り手）の登録事業者から交付されたインボイスを適切に保存する必要があります。そのため経費精算業務においては、従業員から提出された領収書等がインボイスの要件（下図のように必要事項が記載されていること）を満たしているかどうか、きちんと確認しなければなりません。 ここで注意しておきたいのが、インボイスの宛名（交付を受ける事業者の氏名または名称）です。この宛名が経費を立て替えた従業員の名前になっていると、そのままでは仕入税額控除を受けられません。立替金精算書を作成し、その経費が従業員の属する事業者の支出であることを明確にした上で、インボイスと併せて保存する必要があります。

もっとも、小売業や飲食店のように宛名の不要な簡易インボイス（適格簡易請求書）の交付が認められている場合や、帳簿の保存だけで仕入税額控除が認められる3万円未満の公共交通機関運賃のような例外については、立替金精算書を作成する必要はありません。

インボイス制度では、3万円未満の取引でも原則として「請求書等の書類の保存」と「帳簿への記載」が求められるため、少額取引を扱うことが多い経費精算では処理/保存すべき証憑の数が増え、業務が大幅に煩雑化すると予想されます。

インボイス制度下でも効率よく経理精算業務を回していくためには、経費申請を行うすべての従業員の理解と協力が不可欠と言えるでしょう。インボイス制度に対応して経費精算の社内ルールや業務フローを見直し、経費申請時に従業員が何をするべきか、告知や研修を通して周知徹底しておく必要があります。経費申請を行う従業員が知っておくべきポイントは意外に多いものです。 例えば、会社の経費を立て替え支払いした場合、インボイス（適格請求書）である「領収書」の確認が必要です。インボイス制度導入後は、会社で使用する物品購入・飲食費用などを立て替えて支払った際に受け取る「領収書」がインボイスとなります。このインボイスには、課税事業者であることを示す「登録番号」と「税率・消費税額」の記載が必要です。そのため、領収書を受領する際には正しい記載がされているかどうかを確認する必要があります。

また、インボイスの必要なケースと不要なケースについては、通勤費、出張費、高速道路代、接待費、送料、備品・消耗品の購入など、具体的な例を挙げて説明しておく必要があるでしょう。

インボイス制度で煩雑化する経費精算の業務負荷を軽減していくためには、デジタル化・ペーパーレス化を視野に入れることも必要です。従業員がシステム上で必要事項を入力し、精算・管理することで、インボイス・電子帳簿保存法への対応と併せて経費精算にかかる時間や負担を軽減することができます。現在、さまざまなITベンダーが経費精算システムをリリースしており、MJSも数年前から「EdgeTracker経費精算」を提供しています。

EdgeTracker経費精算は、PCやスマートフォンを利用して「いつでもどこでも」経費の入力や申請ができるクラウドサービスです。

経費申請のためにわざわざ帰社することなく、スキマ時間を有効に使って簡単操作で経費申請ができるほか、

• 定期券区間を自動控除した交通費計算
• 交通系ICカードやクレジットカードなどの取引明細の取り込み
• 路線検索サービスとの連携
• レシート画像からの金額読み取り
• 経費申請の進捗確認

など、従業員にとって便利な機能が充実しています。

いつでもどこでも経費申請できるので月末に集中しがちな経費申請が分散され、現場で入力されたデータをそのまま財務会計システムの仕訳に連携できることは、経理部門の大きなメリットです。そのほかにも、

• 証憑のスキャナ保存によるペーパーレス化
• ワークフローシステムとの連携
• インボイス制度や電子帳簿保存法への対応
• 財務会計システムとのマスタデータ連携

などの機能が、経理部門の効率化・デジタル化に役立ちます。 また、証憑データのクラウド保管サービス「MJS e-ドキュメント Cloud」と連携することにより、請求書や領収書だけではなく、その裏付けとなる契約書、見積書、受発注書なども一元管理することが可能になり、国税関係帳簿書類のフルペーパーレス化を容易に実現して、経理部門の業務負荷を大きく減らすことができます。