経理ドリブン

前述のように、インボイス制度が始まると保存するべき書類が増えてしまいます。これまで紙文書で受領していた請求書等の書類を、従来通り紙文書のまま保管しようとすると、ファイリング業務のための手間、コスト、保管スペースなどが今以上に必要となります。

インボイス制度の開始をきっかけに経理業務のペーパーレス化に取り組み、

• 請求書・領収書等をPDFのメール添付で交付受領する
• 紙文書で受け取った請求書・領収書等をスキャナ保存する

といった方法でデータ化することにより、ファイリングに必要な手間、コスト、保管スペースを大幅に減らすことができます。

請求書・領収書等をデータ化しておけば、経理部門や販売管理部門がやりとりする際に、紙文書よりもはるかに少ないタイムラグで回付できるようになります。担当者が場所を選ばずに業務を行えるため、業務効率化やテレワークの推進にも追い風になります。

請求書・領収書等をデータとして保管するには、電子帳簿保存法の保存要件を満たしておく必要があります。MJSでは、電子取引のデータやスキャナ保存した証憑を、保存要件を満たした機能でクラウド上に安全かつ容易に保存するサービスとして「MJS e-ドキュメントCloudキャビネット」をご用意しています。

インボイス制度を契機として適格請求書（インボイス）のペーパーレス化が進むと思われますが、単純に適格請求書をデータ化しても、それがPDF書類であれば、結局は受領側が会計システムなどに手入力しなければなりません。CSVやXMLのような構造化されたデータであっても、受領する側がそのデータ形式・データ項目に対応していなければ、データ加工や手入力をしなければならないのが現状です。

そこで注目を集めているのが「デジタルインボイス」です。日本では、国際規格「Peppol」をベースとして日本の標準仕様「JP PINT」がデジタル庁の管轄で整備されており、運用が始まっています。

デジタルインボイスでは、標準仕様による構造化データとして適格請求書が発行され、発行側も受領側も扱うデータ項目が同じになるため、データ変換や手入力をすることなく、そのまま受領側システムに取り込むことができます。 適格請求書のデータ入力をシステムが連携して行えるようになり、請求から支払、さらにはその後のプロセスである入金消込といった会計・税務の業務まで利活用の場が広がるため、バックオフィス業務全体が効率化できると見込まれています。

デジタルインボイス推進協議会（EIPA）の幹事法人であるMJSでは、JP PINTに準拠したクラウド型デジタルインボイス送受信サービスとして「MJS e-Invoice」を提供しています。販売管理、請求管理、財務・会計の各システムと連携し、受領したデジタルインボイスのデータをもとに仕訳の自動作成も可能になります。

請求書を紙で発行する場合、封入の手間や郵送料などのコストがかかりますが、販売管理システムと「MJS e-Invoice」を組み合わせて利用することで電子での請求書発行ができ、手間やコストの削減が可能です。

デジタルデータで適格請求書を受け取る場合はもちろん、紙の適格請求書をスキャナ保存してOCR（文字認識）機能でテキストデータに変換した場合も、金額や税率などの数値、取引先名や摘要などの文字情報をデータとして扱うことができます。

ここでさらに活用したいのが、AIによる自動仕訳です。 AIによる自動仕訳では、金額が自動で取り込まれ、取引先名などの情報から仕訳が自動作成されます。仕訳ルールは企業ごとに独自に登録できるほか、過去の仕訳からAIが学習していきます。これによって、データを取り込むとすぐに仕訳入力が行えるようになります。経理担当者はその確認作業に集中することができ、業務効率化や人的ミス削減につながります。

MJSの財務会計システムは、AIを活用したOCRや自動仕訳の機能をいち早く採用し、経理業務の効率性と正確性の向上を支援しています。