予算編成は、その年度の経営目標や事業計画を具体的な金額として明確化していく非常に重要な業務です。例えば、ボトムアップ方式の予算編成であれば、経理部門は各部署から予算案を回収・集計しながら、それらの予算案が経営目標や事業計画に沿っているかどうか、必然性や実現性があるかなどをチェックしていくことになります。しかし実際には、予算案の提出遅延や催促、集計時のトラブル対応といった煩雑な作業に追われることが多いのではないでしょうか。
とくに各部署からの予算案の提出遅延は、積み重なって経理部門に大きな業務負荷がかかるだけでなく、ビジネスにスピードが求められる現代においては、事業遂行のボトルネックになりかねません。予算案作成の進捗状況を把握しにくいことも経理部門の負担になっています。
また、予算案を入力するための予算編成シートが、多くの場合、Excelなどの表計算ソフトで作成されていることもさまざまな問題を生んでいます。
例えば各部署で入力する際に、あらかじめ設定しておいた計算式やマクロが消去/改変されたり、勝手に行や列が追加されたりするため、自動集計でエラーが出る、間違った合計金額が表示されるなどのトラブルが発生し、経理部門が手作業で検算や再入力をしなければならないというケースも少なくありません。
度重なる差し戻しや修正などで予算編成シートをやりとりしているうちに、どのシートが最新版なのかわからなくなってしまうことも多いようです。
このような問題点をスマートに解決するのが、予算管理システムです。
予算管理システムは、予算編成はもちろん、その後の予実管理/分析や予算執行管理まで、予算に関する一連の業務を効率化するシステムです。
従来の予算編成業務では、Excelで作成した予算編成シートをメールに添付して各部署とやりとりしていましたが、予算管理システムでは、経理/経営部門の管理者や各部署の担当者がひとつのシステムにアクセスして、予算案の入力や集計、進捗管理、申請・承認などを行うため、以下のようなメリットがあります。
1．編集権限を設定できる
予算編成シートを編集する権限を管理者に限定できるため、予算案の入力者が勝手に（あるいはうっかり）計算式やレイアウトなどを消去/改変することができません。これによって、自動集計時のエラーや間違った合計金額などの発生を防げます。
2．進捗状況を見える化できる
ひとつのシステムで全部署の予算編成を管理するため、各部署の作業状況をわかりやすく一覧することができます。ワークフローを組んで、システム上で予算案の申請/承認を行うことも可能です。
3．データを集中管理できる
Excelの予算編成シートを複製してバージョン管理をする必要がないため、最新版がどのシートかわからなくなるという事態を防げます。また、シート上の計算式も経理部門で共有管理できるため、属人化して作成者以外は編集できないという状況も防げます。
Excelなどの表計算ソフトによる予算編成から予算管理システムによる予算編成に移行することによってもたらされるメリットは、経理部門の業務効率を大幅に向上させ、そのマンパワーを予算編成で経理部門が本来果たすべき役割に振り分けることができます。
とはいえ、長年にわたって洗練を重ねてきた、そしてビジネスパーソンには馴染み深い表計算ソフトのユーザーインターフェースには、なかなか捨てがたい魅力があります。また、システム移行によって入力画面が大幅に変更されると、入力する現場は混乱するかもしれません。そのため、ユーザーインターフェースが「Excelライクであること」を好むお客様も少なくありません。
予算管理システムの製品選定の際には、
- Excelのように利用でき、誰でも操作方法を習得しやすいこと
- 管理者が予算編成シートをExcel感覚で容易に編集できること
- 既存のExcel書類を読み込んで予算編成シートを作成できること
なども重要なポイントとなってくるでしょう。
