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給与/人事労務 2018/04/12

労働・社会保険申請の業務負荷を軽減

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労働保険・社会保険の労務管理業務を自動化すれば、人事部門の業務負荷は大幅に軽減可能。マイナンバーの運用も一元化できる支援システムがおすすめです。

労働・社会保険申請の業務負荷を軽減

人事異動への対応や新入社員の受け入れなど、 春は、人事・総務部門にとって非常に慌ただしい季節です。

中でも、労働保険・社会保険の保険料計算や各種申請書作成は非常に煩雑で、給与担当者の大きな業務負荷となっています。

また、雇用保険・社会保険の資格取得届や資格喪失届などには個人番号(マイナンバー)を記載する必要があるため、人事・総務部門においても、 特定個人情報が漏えいすることのないよう、個人情報保護委員会の定めるガイドラインに沿って 安全管理措置を実施する義務があります。

このような状況で増えていく業務負荷を改善していくために、今回は、

  • 労働保険・社会保険に関する労務管理業務
  • 安全性の高いマイナンバー運用

という2つの業務をまとめて効率化できる「労働・社会保険業務支援システム」をご紹介します。

各種申請書の作成や複数の労働保険番号に対応

「労働・社会保険業務支援システム」を導入すると、手間と時間のかかる各種申請書の作成を自動化し、 簡単に作成できるようになります。 特に記入が面倒と言われる離職証明書の作成も、驚くほどラクになります。

既存の人事給与システムと連携させることが可能なため、社員データや給与・賞与データを手入力で転記する必要もありません。

申請書の作成画面には、申請用紙のイメージが表示されるため、扱い慣れた用紙に記入していく感覚で操作可能。 実際の申請用紙に直接プリントアウトすることもできます。

また、1法人で本社・支店・工場など複数の労働保険番号がある場合でも、事業所データに労働保険番号を登録し、個人ごとに月次セットが可能です。これにより、労働保険の年度更新の労災保険事業ごとの集計が可能になります。

労働・社会保険業務におけるマイナンバーの安全な運用を実現

雇用保険、健康保険、厚生年金に関する申請書のうち、資格取得届や資格喪失届といった書類には個人番号(マイナンバー)を記載する必要があります。

そのため、「労働・社会保険業務支援システム」では、個人情報保護委員会の定めるガイドラインに沿って、個人番号の取得、保管から利用、廃棄まで、強力な安全管理措置を実現できるようになっています。

システム選定の際には、

  • ログインユーザーの「利用権限」を設定できる
  • 社員情報と個人番号は、異なるデータベースで「分散管理」できる
  • 個人番号は「暗号化」して保管できる
  • 手のひら静脈認証など、高度な「認証システム」に対応している
  • 個人番号の「利用状況を自動記録」できる

といったセキュリティ機能が充実していることや、

既存のマイナンバー管理システムとの連携も可能であること

などに留意しておきましょう。

行政ポータルサイトe-Govと連携し労働・社会保険の電子申請が可能に

労働保険や社会保険に関するほとんどの手続きは、総務省が運営する行政ポータルサイト「e-Gov」を利用して電子申請することができますが、あまり活用されていないのが現状です。

近年では、「労働・社会保険業務支援システム」が「e-Gov」の電子申請システムとAPIで連携するようになり、システム上からダイレクトに電子申請できるなど、利便性がさらに向上していますから、これを活用しない手はありません。

電子申請の主なメリットは3つ。

ひとつは、窓口に行くことなく、いつでも申請できるので、手続きに関する業務負荷を軽減できること。

もうひとつは、紙の申請書が不要になるため、紙管理のコストや手間を削減できること。

さらには、個人番号の記載された紙の申請書を窓口に提出したり、社内で保管したりする必要がないため、マイナンバー運用のセキュリティ施策としても非常に有効です。

労働・社会保険に詳しくなくても申請書ガイダンス機能がサポート

労働保険・社会保険に関する手続きや計算は、非常にややこしいものが多いため、どうしてもベテランの経験やノウハウに頼りがちです。

そんな時に便利なのが「申請書ガイダンス機能」です。

  • どのような場合に
  • ソフトウェア(業務システム、アプリケーションなどの社外利用)
  • どの申請書を
  • いつまでに
  • どの役所・機関へ
  • 何を添付して提出するか

を、さまざまな人事イベントから簡単に検索することができ、労働保険や社会保険に詳しくない従業員でも、的確に業務を行うことが可能になります。
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