労働・社会保険申請の業務負荷を軽減

労働・社会保険申請の業務負荷を軽減
各種申請書の作成や複数の労働保険番号に対応
労働・社会保険業務におけるマイナンバーの安全な運用を実現
行政ポータルサイトe-Govと連携し労働・社会保険の電子申請が可能に
労働・社会保険に詳しくなくても申請書ガイダンス機能がサポート

労働保険・社会保険の労務管理業務を自動化すれば、人事部門の業務負荷は大幅に軽減可能。マイナンバーの運用も一元化できる支援システムがおすすめです。

人事異動への対応や新入社員の受け入れなど、春は、人事・総務部門にとって非常に慌ただしい季節です。

中でも、労働保険・社会保険の保険料計算や各種申請書作成は非常に煩雑で、給与担当者の大きな業務負荷となっています。

また、雇用保険・社会保険の資格取得届や資格喪失届などには個人番号（マイナンバー）を記載する必要があるため、人事・総務部門においても、特定個人情報が漏えいすることのないよう、個人情報保護委員会の定めるガイドラインに沿って安全管理措置を実施する義務があります。

このような状況で増えていく業務負荷を改善していくために、今回は、

労働保険・社会保険に関する労務管理業務
安全性の高いマイナンバー運用

という2つの業務をまとめて効率化できる「労働・社会保険業務支援システム」をご紹介します。

各種申請書の作成や複数の労働保険番号に対応

「労働・社会保険業務支援システム」を導入すると、手間と時間のかかる各種申請書の作成を自動化し、簡単に作成できるようになります。特に記入が面倒と言われる離職証明書の作成も、驚くほどラクになります。

既存の人事給与システムと連携させることが可能なため、社員データや給与・賞与データを手入力で転記する必要もありません。

申請書の作成画面には、申請用紙のイメージが表示されるため、扱い慣れた用紙に記入していく感覚で操作可能。実際の申請用紙に直接プリントアウトすることもできます。

また、１法人で本社・支店・工場など複数の労働保険番号がある場合でも、事業所データに労働保険番号を登録し、個人ごとに月次セットが可能です。これにより、労働保険の年度更新の労災保険事業ごとの集計が可能になります。

労働・社会保険業務におけるマイナンバーの安全な運用を実現

雇用保険、健康保険、厚生年金に関する申請書のうち、資格取得届や資格喪失届といった書類には個人番号（マイナンバー）を記載する必要があります。

そのため、「労働・社会保険業務支援システム」では、個人情報保護委員会の定めるガイドラインに沿って、個人番号の取得、保管から利用、廃棄まで、強力な安全管理措置を実現できるようになっています。

システム選定の際には、

ログインユーザーの「利用権限」を設定できる
社員情報と個人番号は、異なるデータベースで「分散管理」できる
個人番号は「暗号化」して保管できる
手のひら静脈認証など、高度な「認証システム」に対応している
個人番号の「利用状況を自動記録」できる

といったセキュリティ機能が充実していることや、

既存のマイナンバー管理システムとの連携も可能であること

などに留意しておきましょう。

行政ポータルサイトe-Govと連携し労働・社会保険の電子申請が可能に

労働保険や社会保険に関するほとんどの手続きは、総務省が運営する行政ポータルサイト「e-Gov」を利用して電子申請することができますが、あまり活用されていないのが現状です。

近年では、「労働・社会保険業務支援システム」が「e-Gov」の電子申請システムとAPIで連携するようになり、システム上からダイレクトに電子申請できるなど、利便性がさらに向上していますから、これを活用しない手はありません。

電子申請の主なメリットは3つ。

ひとつは、窓口に行くことなく、いつでも申請できるので、手続きに関する業務負荷を軽減できること。

もうひとつは、紙の申請書が不要になるため、紙管理のコストや手間を削減できること。

さらには、個人番号の記載された紙の申請書を窓口に提出したり、社内で保管したりする必要がないため、マイナンバー運用のセキュリティ施策としても非常に有効です。