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給与/人事労務 2020/01/21

クラウド化で年末調整の苦労から解放されよう!

総務部門の皆さん!毎年、11月から1月にかけては年末調整業務で大変な苦労をされているのではないでしょうか?年末調整の申告をクラウド化すれば、その業務負荷は大きく軽減されます。

紙や表計算ソフトによる年末調整業務には限界があります!

1月もようやく終わろうとしている頃、とあるカフェでは2人の女性がまったりとくつろいでいました。商社に勤めるE子さんと機器メーカーに勤めるG美さんです。別々の会社で総務部に所属している2人ですが、どうやらG美さんはかなりお疲れ気味のご様子・・・。

E子さん「なになに、えらい疲れてるじゃない?」
E子さん「ふむふむ」
G美さん「ウチの会社、去年、システム開発会社を吸収したじゃない? だから従業員数が増えて大混乱よ」
E子さん「あららら」
G美さん「申告関連の問い合わせは倍増するし、提出遅れは増えるし、申告内容のチェックと差し戻しで気が狂いそうになるし」
E子さん「なるほど」
G美さん「申告状況を表計算ソフトで管理してるんだけど、その更新やチェックだけでもえらい手間がかかるのよ〜、給与システムへの入力なんか思い出したくもないわ~」
E子さん「たいへんですなあ」
G美さん「ええっ、どうしてよ?」
E子さん「私らの会社、年末調整の申告をクラウド化しちゃったんだよね」
G美さん「クラウド化・・・??」

スマホによる申告書入力は問い合わせや入力ミスを減らします!

E子さんの勤める商社が、年末調整業務のクラウド化に取り組んだのは去年の春のこと。クラウド化すると、なぜ総務部の業務負荷は軽減されるのでしょうか。

G美さん「クラウドサービスってアレよね、インターネット経由でソフトウェアとか使えるってやつ」
E子さん「大雑把に言えばね」
G美さん「かえって入力が大変じゃない?」
E子さん「紙の申告書類ってさ、すごく複雑じゃない。記入する内容やルールも毎年変わったりするし」
G美さん「だから、毎年問い合わせが殺到するんだけどね」
E子さん「ヘルプボタンを押せば詳しい解説も出てくるし、入力で迷うことはないわね」
G美さん「結果として、総務部への問い合わせも減る、と」
E子さん「それに、従業員にしてみれば、忙しい年の瀬にスキマ時間を使って申告書類を作成できるようになったわけで、総務部門にとっても従業員にとっても双方良しというわけ」

申告内容のチェック業務も大幅に効率化できます!

スマートフォンやPCで年末調整申告ができるようになると、軽減される総務部の業務は問い合わせ対応だけではありません。

G美さん「年末調整は、申告内容のチェックが大変よね。記入漏れや書き間違い、計算ミス、添付書類の不備・・・。その辺りはどう?」
G美さん「チェック作業はラクになった?」
E子さん「ラクになったね。G美みたいに残業時間の限界に挑戦したりしないのよ、我が社は」
G美さん「うっわ、憎たらしい!」
G美さん「でも、保険料控除証明書なんかは、結局原本で提出してもらってからのチェックでしょ」
E子さん「それはね、入力するときにスマホで撮影して、証明書の画像を添付してもらうわけ」
G美さん「ほう」
E子さん「で、原本を提出してもらう前に、先回りしてチェックだけ済ませちゃう」
G美さん「よくできてるなあ」

クラウド化で年末調整の申告状況を見える化できます!

年末調整申告の進捗状況を、表計算ソフトで管理している企業は多いでしょう。しかし、従業員数が増えてくれば、表計算ソフトによる管理もやがては限界となってしまいます。

G美さん「まず、表計算ソフトで作った管理台帳を、更新し続けるのがけっこうしんどい」
E子さん「あー。私らも苦労したわ」
G美さん「で、自分たちで台帳を作っておいて何だけど、使いにくいんだわ。どの申告書類を、どの証明書を、誰が未提出なのか、洗い出しにくくて」
E子さん「わかるわかる」
G美さん「しかも」
E子さん「いやー、分かるわー。でも、クラウド化したら、そういった苦労もなくなっちゃったんだよね」
G美さん「なくなった?」
G美さん「更新作業は?」
E子さん「スマホやPCで従業員が申告書を入力したり、提出したりすれば、その情報がリアルタイムでダッシュボードに反映される。総務部門が更新する必要はないわけ」
G美さん「電子化、おそるべし」
E子さん「ついでに言えば、提出が遅れている従業員には、ボタンひとつで催促メールを送信できるよ」
G美さん「いいなー、催促のメールや電話って、相手も忙しいの分かってるから、何気にストレスなんだよね」

給与システムとの連携で入力ミスや業務負荷を軽減できます!

年末調整を紙の申告書類で行う場合、給与システムへの入力もまた、総務部門の大きな業務負荷となってしまいます。

G美さん「入力ミスがあってはいけないとは頭では分かってるし、ダブルチェック体制で臨んでいるんだけど、どうしても、毎年いくつかは入力ミスは発生しちゃうよね」
E子さん「年末調整期間中は、残業続きでヘトヘトだしねー」
G美さん「で、クラウド化した御社の場合はどうなのよ」
E子さん「いや、そもそも入力しないし」
G美さん「はい?」
G美さん「ずるい!」
E子さん「ずるくはないでしょ。私らの会社じゃないけど、年末調整をシステム化して年間280万円近いコスト削減に成功してる会社もあるらしいよ」
G美さん「・・・分かったわ。ウチの会社もクラウド化する! 来週、頑張って稟議書書く!」
E子さん「がんばってねー」
G美さん「でもなあ、ウチの上司、説得できるかなあ。堅物だからなあ」
E子さん「クラウドサービスなんだから、試験導入してみれば良いじゃない」
G美さん「試験導入?」
E子さん「クラウドサービスってさ、自社サーバが必要ないから導入コストがあまりかからないし、一人あたりの月額料金を払えば少人数からスタートできるわけ。とりあえず、総務部で10人とか、お試しで使ってみて、みんなにメリットを実感してもらえば良いのよ」
G美さん「そっか、それなら上司も説得できそう!」
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