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給与/人事労務 2021/03/16

電子申請に対応した社会保険業務システムで煩雑な申請手続きを効率化!

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労務において、社会保険・労働保険の保険料計算や各種申請手続きは非常に煩雑で手間のかかる仕事です。資本金1億円を超える大法人などを対象に、2020年度から社会保険・労働保険に関する手続きの一部が義務化されましたが、今回義務化の対象となっていない企業であっても、社会保険関連業務のシステム化や電子申請の導入によって労務の効率化を図るケースが増えてきました。今回は化学系メーカーR社の例をご紹介します。

煩雑な社会保険・労働保険の手続き

1990年代に創業したR社は、ここ数年電子部品向け材料の製造で売上を順調に伸ばしている、化学系メーカーとしては比較的若い企業です。R社の労務部門でマネージャーを務める堀川氏(仮名)は、社会保険業務システム導入前の状況を次のように回想します。

「社会保険や労働保険の保険料計算、各種申請書の作成、窓口への提出といった業務は、そもそもが非常に煩雑で労務部門の大きな負担でした。それに加えて、申請書へのマイナンバーの記載と管理が必須となり、従業員数の増加にともなって手続きの件数が増え、また一方で人材不足は管理部門でも見過ごせない問題になりつつありました」
「このままでは業務負荷が増えつづけ、業務効率が落ちるばかりです。従業員の頑張りに甘んじていては、いつか業務がクラッシュしてしまうという懸念がありました」

そんなときにスタートしたのが、大法人を対象とした社会保険・労働保険の電子申請義務化です。R社は義務化の対象ではありませんでしたが、厚生労働省の基本計画を読んだ印象として、堀川氏は「将来的には中小法人も義務化の対象になりそうだな」と感じたそうです。

「それならば先手を打って電子申請に対応した社会保険業務システムを導入し、一気に業務効率化を図ってしまおうと考えました」

データ連携で各種申請書の作成を自動化

R社が導入した社会保険業務システムは、手間と時間のかかる各種申請書の作成・提出をパソコンで簡単かつ効率的に行えるようにしたものです。

製品選定にあたって、堀川氏は既存の給与システムやマイナンバー管理システムとデータ連携できることに大きな魅力を感じたと述べています。

「給与システムやマイナンバー管理システムとデータ連携が可能なシステムであれば、申請書を作成する際に社員情報や給与・賞与の数値などを自動入力してくれるので、再入力の手間がかかりません。面倒な保険料も自動で算出してくれるので、申請書を作成すると言うよりは、自動作成された申請書の内容をチェックするような感覚ですね」
「申請書の作成画面は実際の申請用紙そのままのデザインなので、作成時に迷うことはありませんでした。申請書の作成はもちろん、社会保険・労働保険の手続き全般をカバーする詳しいガイダンス機能が付いているので、ベテラン社員でなくても手続きを任せることができるようになっています」

データ連携や入力自動化によって、想定以上の業務効率化を実現できていると堀川氏は評価します。

オフィスに居ながら申請書の提出が可能に

R社が導入した社会保険業務システムは、入力した内容を実際の申請用紙に直接プリントし、そのまま役所の窓口に提出することができますが、堀川氏は電子申請の機能を活用することに決めていました。

社会保険・労働保険の電子申請は、総務省が運営する行政ポータルサイト「e-Gov(イーガブ)」から行うことができますが、社会保険業務システムがe-GovとAPI連携していれば、システム上からダイレクトに申請書データを提出することが可能になります。複数の申請書を一括送信することもできます。
「申請書を提出するためにわざわざ役所まで足を運ぶことも多いのですが、その時間をもっと有効活用したいと考えていました。電子申請であれば、役所に行かなくてもオフィスのパソコンからいつでも簡単に提出することができます」

「電子申請では紙の申請用紙が不要になるので、業務のペーパーレス化や保管コストの削減にも役立ちます。マイナンバーの記載された申請用紙を役所に持ち込んだり、オフィス内で保管したりすることもないので、セキュリティや個人情報保護の面でも安心です」

「当社で電子申請を導入するのは初めての試みだったので、メリットやデメリットをあれこれ検討しましたが、社会保険・労働保険の手続きについて言えばメリットが多く、義務化の対象となっていない企業であっても導入したほうが業務効率化に繋がるという結論にいたりました」と、堀川氏は笑って締めくくってくださいました。
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申請書の種類の多さや業務の煩雑さ、保険料算出の難しさなどからベテラン社員に属人化し、業務負荷が偏りがちな社会保険・労働保険の手続き業務ですが、電子申請に対応した社会保険業務システムを活用すれば、業務負荷の軽減、属人化の解消、人材不足への対応、ペーパーレス化、マイナンバーの安全な取り扱いなど、さまざまな課題をスッキリと解消できます。電子申請義務化の対象にならなかった企業の皆様も、ぜひ一度ご検討ください。

PSD労働社会保険
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