HOME 業務効率 知っておきたい!ワークフローシステム導入のポイント
業務効率 2019/08/07

知っておきたい!ワークフローシステム導入のポイント

この記事をシェアする
  • このエントリーをはてなブックマークに追加

業務効率化、内部統制強化、ペーパーレス化に役立つワークフローシステムは、今どきのビジネスに必要不可欠。複雑な業務プロセスにも柔軟に対応できるワークフロー専用のシステムがおすすめです。

ワークフロー導入のポイント【1】ワークフローには専用のシステムを使うべし!

ビジネスのスピードが年々加速していく中で、ボトルネックになりがちな申請・稟議プロセスを効率化できるワークフローシステムは、今どきのビジネスに必要不可欠な存在となっています。業務効率化だけではなく、内部統制の強化という観点から見てもワークフローシステムは重要です。業務プロセスにおけるチェックと承認の機能を強化し、透明性を高めることは、不正行為を防止することにつながるからです。

このような背景を受けて、会計システムやグループウェアなど、近頃の業務システムにはワークフローシステムが組み込まれていることが多くなってきました。

しかし、実際このようなワークフローを導入したものの、業務システムごとにバラバラにワークフローが存在するため、かえって業務負荷が増えてしまったり、自社の業務プロセスに合わなくて使わなくなってしまったり、といった経験はないでしょうか?
オプションや付帯機能として業務システムに組み込まれているワークフローは、あくまでもそのシステムの活用度を高めるためのものです。おまけと言ったら言い過ぎかも知れませんが、企業ごと・部署ごとに慣習化された独自の(そして複雑な)業務フローに合わせてカスタマイズしようとしたり、他の業務システムと連携させようとしたりすると、どうしても対応しきれなくなってしまうのです。

このような限界をクリアするには、ワークフロー専用のシステムを導入するしかありません。それは一体なぜなのか、導入のポイントやメリットは何かについて、今回はご紹介したいと思います。

ワークフロー導入のポイント【2】複雑なルート設定も柔軟かつ自由であるべし!

日本企業の業務プロセスは複雑です。それを象徴するのが申請・稟議プロセスで、例えば経費精算ひとつ採りあげてみても、企業ごとにどころか、事業所ごとに、部署ごとに、それぞれ異なる承認ルートが存在することも珍しくはありません。現場の状況や事情に合わせて、分岐条件や承認方法もさまざまです。ワークフローシステムを導入するときに大きな障壁となってしまうのが、このような承認ルートの複雑さなのです。

ところが、業務システムに組み込まれているようなシンプルなワークフローシステムの場合、あまり複雑な承認ルートを作成できません。現場としては「業務をシステムに合わせるか」「ワークフローの一部を手作業にするか」「ワークフローをあきらめるか」という選択を迫られ、かえって業務負荷が増えるケースも発生してしまうのです。

ワークフロー専用のシステムであれば、このような選択で悩む必要はありません。複雑な条件分岐も、さまざまな承認方法も、申請・取戻・取下・差戻・否認といったアクションも、申請書画面の作成も、現状の業務プロセスに合わせて自由に柔軟に設定できるからです。
ITやプログラミングに詳しくない従業員でも、申請書画面や承認ルートをかんたんに作成できるかどうかもまた、大きな選定ポイントと言えます。ビジネスはスピードが命。業務プロセスが変わる度に、承認ルートの変更をIT部門に依頼したり外注したりしていては、せっかくのワークフローシステムも価値が半減してしまうからです。

ワークフロー導入のポイント【3】複雑すぎる承認ルートは導入前に改善すべし!

日本企業の申請~承認プロセスが非常に複雑であること、ワークフロー専用のシステムを導入すれば、複雑な承認ルートもシステム化できることを紹介しました。しかしそれだけでは、長年の業務の中でカオス化した承認ルートをシステム化するだけで終わってしまいます。

前言をひるがえすようですが、敢えて言いましょう。ワークフローシステムの導入時こそ、業務プロセスや承認ルートをスリム化するチャンスなのです!

承認ルートの恐ろしさは、紙の書類で処理している分にはその複雑さを意識することが(ほとんど)ないことにあります。試しに、普段使っている申請〜承認プロセスからフロー図を書き起こしてみてください。
そこには複数の承認者が関わり、承認するだけではなく、取戻、取下、差戻、否認などさまざまなアクションを起こします。条件によって承認ルートはさまざまに分岐します。全員が承認する、任意の一人が承認する、代理人が承認するなど、承認の方法もいろいろ。普段考えている以上に複雑だと思いませんか? ルールの曖昧な部分も発見できるかもしれません。

ワークフローをシステム化すると言うことは、その承認ルートのムリ・ムラ・ムダを見える化することでもあります。複雑すぎる承認ルートは企業の生産性を低下させてしまいます。単にシステムを導入するだけではなく、承認ルートの改善まで相談に乗ってくれるシステムベンダーとタッグを組んで取り組むことが重要です。

ワークフロー導入のポイント【4】他の業務システムと柔軟な連携を図るべし!

顧客のニーズが多様化するとともに、企業の業務プロセスも複数の部署やシステムを横断するケースが多くなっています。そうなると、オプションや付帯機能として業務システムに組み込まれているワークフローでは役不足。データの多重入力などを避けるため、ワークフローシステムにおいても、既存のさまざまな業務システムと自由にデータ連携できることが重要になります。

検討中のワークフローシステムが、

  • 既存の業務システムと連携可能か
  • どのデータを連携できるか
  • どのような方法でデータ連携するか

をチェックしておきましょう。

また、さまざまな業務システムと自由にデータ連携できるということは、全社のワークフローを標準化し、承認ルートの作成ルールや申請書の書式を一元管理できるということ。すべての従業員が異なる業務システムでも同じルール・同じ書式でワークフローを利用するため、内部統制を強化できることはもちろん、業務効率化や属人化の排除にも役立ちます。
データ連携とは逆の話になりますが、業務システムと連携する必要のない申請書を自由に作れることも重要なポイントです。一般的な稟議書や施設・設備の利用申請など、業務システムと連携しないワークフローは多数ありますが、申請をして承認されたという記録をしっかり残すことが大切なのです。

ワークフロー導入のポイント【5】承認の遅延は徹底的に解消すべし!

ワークフローの課題として最もよく挙げられるのが、「承認の遅延をいかに解消するか」ではないでしょうか。ITによってビジネスのスピードはどんどん加速しています。申請書・稟議書等の承認が遅れることは、生産性を低下させるだけではなく、重大な機会損失を招きかねません。システム化の際には徹底的に解消しておきたいポイントです。

見える化で解消!
承認処理が遅れている時、どの申請書がどの段階で止まっているのかが分からなければ、催促もできず、見通しもつけられません。そんな悩みを解消する機能として人気なのが「進捗状況の見える化」です。自分が申請した書類のステータスをリアルタイムで一覧できるため、承認処理の遅れを効率的に防ぐことが可能になります。否認や差戻に気づかなかった!というような事態も避けることができます。

モバイル化で解消!
承認が遅れてしまう理由と言えば、「外出・出張が多くて申請書をチェックする暇がない」と言うもの。このような状況を一変させたのがスマートフォンの登場です。承認待ちの申請書をスマートフォンでチェックし、移動中などの空き時間を使って承認するのは、いまや当たり前の光景となりつつあります。
もちろん、承認だけではなく、申請もスマートフォンから可能。ちょっとした申請書を出すために、わざわざ帰社する必要はもうありません。在宅勤務やモバイルワークなど新しい働き方の推進やBCP(事業継続計画)の観点から見ても、モバイル化はワークフローシステムに欠かせない機能となっています。
この記事をシェアする
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
人気記事ランキング - Popular Posts -
記事カテゴリー一覧 - Categories -
関連サイト - Related Sites -

経理ドリブンの無料メルマガに登録