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働き方改革 2020/04/21

非常時でも安全に事業継続を。テレワーク環境を整備して従業員や取引先の安全を確保しましょう!

新型コロナウイルス対策としてテレワーク導入をご検討の皆様も多いでしょう。今回は、導入に必要なものは何かを踏まえながら、テレワークに役立つ製品をご紹介します。

テレワークの実現に必要なものとは?

ひとつの地域で始まった新型コロナウイルスのパンデミックは、たった数ヶ月の間に世界中で猛威を振るう事態にまで発展してしまいました。

従業員を感染から守り、感染の拡大を防ぐために、また、人と人との接触機会を極力少なくしながら企業活動を維持できるように、大企業のみならず中小企業においても、テレワークや時差出勤などの緊急対策を実施する企業が増えています。以前より、働き⽅改⾰の⼀環としてテレワークの導⼊に取り組んできた企業も多くありましたが、ここに来て、本格的な導入に取り組み始めた企業の皆様も多いようです。

とは言え、急にテレワークや在宅勤務といっても、具体的には何を用意すれば良いのかわからないという皆様も多いのではないでしょうか。
テレワークの実現に必要なものは何か、さまざまな考え方があると思いますが、大まかに言えば、

  • ハードウェア(ノートPCやモバイルデバイスなどの持ち出し)
  • ソフトウェア(業務システム、アプリケーションなどの社外利用)
  • コミュニケーション(ビジネスチャットやWeb会議などの活用)
  • セキュリティ(データ保護、安全なインターネット接続など)
  • ネットワーク(Wi-Fiなど社外でのインターネット接続環境)
  • ルール・ポリシー(円滑かつ安全にテレワークするためのルールづくり)

に分けることができます。

これを踏まえて、今回はMJSの製品ラインナップから、テレワークに必要な製品や役立つ製品をピックアップしてご紹介します。

インターネット経由でオフィスのPCをリモートコントロール

テレワークを実践するにあたって、まず問題になるのが「どのようにして業務システムを利用するか」です。業務システムそのものや重要な顧客情報などが入ったPCを社外に持ち出すのは無理がありますし、あまりにも危険です。

そこで役立つのがPCの遠隔操作ツールです。

MJSの「iCompassリモートPC2」は、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのWebブラウザや専用アプリケーションを利用し、インターネットを経由して社内のPCを安全にリモートコントロールできるサービスです。
インターネットに接続する環境さえあれば、高速で安定した接続が可能なので、外出先や出張先でもオフィスにいるような感覚で社内のPCをリモート操作することができます。

インストールや設定が簡単で、すぐに使い始められるのも魅力。簡単ながらも、多重ログイン認証やデータ暗号化など、セキュリティ機能が充実しているので、安心して利用できます。

ネットワークの出入口を守りながら社外からの安全なアクセスを実現

テレワークを始めると、社外からのアクセスやデータのやりとりが多くなるため、セキュリティには十分に注意する必要があります。すべてのPCに信頼できるアンチウイルスソフトをインストールすることは基本中の基本ですが、近年のマルウェアやサイバー攻撃は非常に高度化・巧妙化しているため、企業ネットワーク全体を守るには不十分と言えます。

ネットワークの出入口をしっかりと守るためにおすすめしているのが、UTM(統合脅威管理)の「FortiGateシリーズ」。次世代ファイアウォール、不正侵入検知防御、Webフィルタリング、アンチスパムといった複数のセキュリティ機能を1台のマシンに集約したセキュリティ機器です。
「FortiGateシリーズ」は、テレワークそのものの実現にも大きな威力を発揮します。高度に暗号化されたVPN(仮想プライベートネットワーク)機能を備えているため、社外のPCからオフィス内のネットワークや業務システムに安全にアクセスすることが可能になります。

テレワークにともなう情報漏えいと時間外労働のリスクを軽減

従業員が主にオフィスの外で仕事をするというワークスタイルは、つい数年前までほとんど理想論でしたから、その実践はまったく新しいチャレンジと言えます。それだけに、テレワークをしている従業員から重要情報が漏えいするかもしれない、あるいは、従業員が何をしているのかわからないという不安を感じる経営者・管理職の皆様も多いようです。

そのような不安と課題を解消できるのが、内部統制アプライアンス(※)「SOXBOX NX-Plus」です。企業のセキュリティポリシーやルールに沿ったPCの利用を徹底できます。
例えば、テレワークに利用されるPCにSOXBOXのエージェントをインストールすれば、USBメモリなどの使用や文書のプリントアウトを禁止することができ、情報漏えいリスクを大幅に軽減することが可能です。業務に関係のないアプリケーションやWebサイトの利用も制限できるため、個人のメールやオンラインストレージからデータを持ち出すことも防ぐことができます。

パソコン操作、印刷、Webサイトアクセスの履歴は記録されるため、万が一情報漏えいなどが発生した場合でも、その証拠を追跡することができます。また、パソコンの操作履歴と勤怠システムの打刻履歴を照らし合わせることによって、正確な勤務時間を把握し、サービス残業や過重労働などを未然に防ぐことも可能になります。

※アプライアンス:特定用途のためにソフトウェアとハードウェアを一体化させた専用機器

業務のクラウド化でテレワークの利便性と業務効率を改善

せっかくテレワークを導入したのに、経費精算や申請書の提出、給与明細の受け取りなどで頻繁に出社してしまう・・・というケースも少なくありません。このような本末転倒を防ぐには、クラウドサービスの活用が効果的です。

「EdgeTracker」は、経費精算、出退勤打刻、休暇申請、給与明細参照、年末調整申告、申請書の提出・承認など、これまでオフィスに出向いて行わなければならなかった業務を、いつでもどこでもPCやスマートフォンからできるようにするクラウドサービスです。
テレワークの推進に役立つことはもちろん、従業員の利便性を向上させ、業務効率化やコスト削減にも効果的です。会計システムや給与システムとスムーズにデータ連携できるのも魅力です。

今回、テレワーク推進に役立つMJS製品をピックアップしてご紹介してきましたが、お客様の課題解決に役立つ製品を発見していただければ幸いです。

厚生労働省では、新型コロナウイルス感染症対策を目的とした取り組みをおこなう事業者を支援するため、「時間外労働等改善助成金(※)」に特例コースを時限的に設けています。今回のパンデミックを受けてテレワーク環境の導入を進めている企業の皆様は、ご活用なさってみてはいかがでしょうか。

※令和2年4月1日以降は「働き方改革推進支援助成金」に名称変更予定です。

【参考リンク】

※関連リンク: 新型コロナウイルス感染症に係る時間外労働等改善助成金の特例について
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