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働き方改革 2020/06/16

恒久的なテレワーク環境を本格導入するために社内申請業務のクラウド化を

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新型コロナウイルスのパンデミックを機に、多くの企業が本格的なテレワーク導入を検討し始めています。そのために必要なシステムについて、総務/経理部門の視点からご紹介します。

【背景】新型コロナウイルスへの対応を機に本格化するテレワーク

新型コロナウイルスの非常事態宣言発令を受けて、中堅システムインテグレーターZ社では、課ごとに毎日1人ずつ輪番で出勤することによって、不完全ながらもなんとかテレワーク体制を維持してきました。非常事態宣言解除後の2020年6月からは普段通りの通勤再開です。やや疲れた顔で出社してきた労務担当のN原さんに、上司のT山課長がさっそく声をかけました。

T山課長「おはよう、N原さん。どうやら無事だったみたいだな」
N原さん「おはようございます。無事もなにも、昨日もWeb会議で話したじゃないですか」
T山課長「CGかもしれないだろ」
N原さん「バーチャルユーチューバーじゃないんです。それより課長、帰っていいですか?」
T山課長「いきなりかよ」
T山課長「あー、それ、営業もエンジニアも同じこと言ってたよ」
N原さん「でしょう? 私たち、テレワークで上手くやってこれたじゃないですか。通勤なんてやめて、生産性上げましょうよ」
T山課長「真面目な話、やめられるかもしれないよ。本格的なテレワーク導入に社長が乗り気でね」
N原さん「ナイス社長!」
T山課長「当分忙しくなるぞ」
N原さん「はい?」
N原さん「わかりました。通勤時間の無駄を解消できるなら、1週間ぐらいは頑張れます」
T山課長「いや、もうちょっと頑張ろうな」

【ポイント1】各種申請の電子化でテレワーク中でも効率的な処理が可能に

緊急事態宣言下でテレワークを実施していたZ社ですが、紙文書で行われる各種申請は、誰かが出社して処理しなければなりませんでした。

N原さん「輪番出勤で出社すると、机の上に申請書類が山のように積まれていて・・・。あれには参りましたね」
T山課長「確かに。結局、出社日だけじゃ処理しきれなくて、家に持ち帰ったりしてね」
N原さん「で、また輪番出勤が回ってくると・・・」
T山課長「机の上に山のような申請書類が・・・」
T山課長「総務部門として従業員向けサービスを引き受けている以上、いろいろな申請が紙文書で回ってくるのは避けられないからなあ」
N原さん「その紙の申請書類を電子化するというのが、私たちの検討すべき課題じゃないでしょうか」
T山課長「なるほど。各種申請が電子化されれば、在宅でテレワークしていても、出社時と同じようにほぼリアルタイムで処理できる、と」
N原さん「紙文書から業務システムに再入力する手間も省けますよ」
T山課長「いいね」
N原さん「・・・それで、労務担当者としては、まず勤怠管理システムの刷新を希望したいんですが」
T山課長「ほう、刷新とな」
T山課長「では、勤怠管理から検討を始めてみようか」

【ポイント2】勤怠管理システムでテレワーク中の労務コンプライアンスを強化

現在、テレワークを本格導入していなくても、クラウド型の勤怠管理システムを採用する企業は急速に増えつつあります。多様な働き方に対応し、労務管理を効率化していくために、欠かせないサービスとなりつつあるようです。
T山課長「しかし、在宅勤務なのに有休とか残業とか申請するって、なんか変な感じ」
N原さん「いやいや、どこで働いていても、労働時間と休暇取得はきちんと管理しなくちゃ!」
T山課長「あはは、N原さん、労務担当だもんな。労務コンプライアンスの遵守ってやつね」
N原さん「そうです! 在宅勤務だとうっかり働きすぎる社員も多いので、要注意なんですよ」
T山課長「たしかに、仕事とプライベートの境目が曖昧になりそう」
N原さん「なので、ちょっと調べたんですけど、最近のクラウド型勤怠管理って良くできてますよね。勤怠データの集計は自動でやってくれるし、過重労働や有休未消化のリスクもアラートで知らせてくれますし」
T山課長「データ連携と言えば、PCの使用履歴や入退室管理データとも連携できるらしいよ」
N原さん「それ、どうするんです?」
T山課長「勤怠データと突き合わせて、実際の勤務実態と乖離していないかチェックできるわけ」
N原さん「なるほど! 労務担当者としては、ますます欲しくなりました」

【ポイント3】経費精算の申請・承認もスマートフォンで簡単に

紙の文書によるやりとりをいかに削減するかは、テレワークを成功させるための重要なポイントとなります。テレワークを導入したものの、経費精算のためにわざわざ出社しなければならないという本末転倒なケースは少なくありません。

T山課長「総務系システムのテレワーク対応と言えば・・・」
T山課長「とくに経費精算は月末に集中しがちで担当者の負担が大きいから、この機会にできるだけ効率化しておきたいな」
N原さん「その点、クラウド型の経費精算システムはなかなかの優れものですよ」
T山課長「というと?」
N原さん「交通系ICカードやクレジットカードの取引明細を取り込むことができますし、公共交通機関の経路検索サービスと連携して定期券区間を除いた交通費を自動計算することも、レシートをスマホのカメラで撮影してテキストデータを読み取ることもできるんですよ」
T山課長「申請する側と処理する側、双方にメリットがあるわけだ」
N原さん「さらに言えば、スキマ時間を使ってスマホで気軽に申請できるので、今まで月末に集中していた経費精算業務を分散させることも可能です」

【ポイント4】ワークフローの導入でペーパーレスなテレワークを可能に

働き方改革を推進して多様な働き方に対応する企業が増えるとともに、従業員向け業務のクラウドサービスも、そのカバー領域や機能を広げつつあります。

T山課長「勤怠管理や経費精算だけじゃなく、給与明細の配付、年末調整申告、ワークフローまで、いろいろあるなあ。さて、当社としてはどこまで導入すべきかな」
N原さん「私が選ぶとすれば、ワークフローですね」
T山課長「そのココロは?」
N原さん「勤怠管理や経費精算の話でも出てきましたが、テレワーク中なのにちょっとした申請のために出社するって、本末転倒だと思うんですよ」
T山課長「ニュースでも笑い話扱いだったしね」
N原さん「上長の皆さんも、スマホで決裁できた方が楽だと思いますよ。ペーパーレス化も促進できますし」
T山課長「ウチの会社は特殊な申請書が多いけど、大丈夫なの?」
N原さん「申請書も承認ルートも、かなり自由に作成できるみたいです」
T山課長「総務部門からの提案としてはその辺りかな」
N原さん「それでは頑張って提案書を書きましょうか」
T山課長「テレワークの方が生産性が上がるって、納得してもらおうよ」
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