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働き方改革 2020/07/21

テレワークでの労務管理は、このツールを使うべし!

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2020年4月から中小企業にも「時間外労働の上限規制」が適用され、働き方改革が本格化しています。また、新型コロナウイルスの影響で、テレワークを導入する企業も飛躍的に増加しました。このような社会的な潮流の中、「労務・業務管理」に関わる課題が顕著になっており、これを解決するために各種管理ツールの導入を検討する企業も増えています。今回は、社員の業務実態を把握しにくいテレワークにおける労務管理などの課題と、解消のためのツールを紹介します。

働き方改革・テレワークに共通する労務・業務管理の課題

2019年4月から大企業に対して適用されていた「時間外労働の上限規制」が、本年から中小企業にも適用されたことにより、ほとんどの企業での従業員の残業時間が原則「月45時間、年360時間」となりました。今後、長時間労働が常態化していた企業は、設備導入、増員、組織体制の見直しなどを行って、労働時間を短縮する必要があります。

その対策の一つとして、まず着目すべきなのが、自社の「労働実態の把握」です。社員一人一人が担当する業務とその進捗、稼働時間などを把握することで、必要に応じて、注意喚起、配置換え、業務の分担など、効果のある改善策を練ることができます。

なお、把握するのは表立った部分だけではありません。禁止されているにも関わらず残業したり、無許可のクラウドサービスやIT機器を利用して仕事を家に持ち帰る、いわゆるシャドーITを行ったりするなどの隠れた部分も見抜く必要があります。特にテレワークにおいては、オフィスに出勤する働き方と比べると上司が社員の業務を把握するのは難しい傾向にあります。業務の開始時間や終了時間などの大雑把な報告からでは、実際の稼働時間や業務の進捗などを正確に管理するのは困難です。これらの理由から、労務管理のための各種ツールの導入を検討する企業が増えています。

※関連記事:経理担当はここに気をつけて!働き方改革の本格的なスタートで注意すべきポイントとは

ログ収集で業務を「見える化」

では、どのような管理ツールがあれば、テレワークでも適切な労務管理を行えるでしょうか。ミロク情報サービスが提供するセキュリティ・管理ツール「SOXBOX NX-Plus」を使用した例を紹介します。

「SOXBOX NX-Plus」にはパソコンの操作ログを収集する機能が備わっており、これを利用することで、「いつ」、「なにをしたか」という社員の行動履歴を細かく確認することができます。実務状況が社員の報告と相違ないかというチェックや、無断で残業をしていないかなどの確認も可能です。

■SOXBOX NX-Plusのログ収集機能
  • パソコン稼働履歴
    パソコンの電源ON・OFFの時間のほか、ログオン、ログオフなどの情報も記録します。
  • 操作履歴
    アプリケーションのタイトル、開始日時・終了日時、操作ファイル名のほか、ファイル名の変更やコピー等の操作を記録します。
  • 印刷履歴
    印刷日時、出力先プリンタ名、ユーザー名、印刷枚数などを記録します。
  • Webサイトアクセス履歴
    Internet Explorer、FirefoxブラウザによるWebサイトへのアクセスを記録します。

上記のログはレポートとして出力もできるので、これを利用して正確な労務管理ができれば、長時間労働の防止や所定外労働の削減を図ることも可能です。

ツールでテレワーク時のリスクを軽減

せっかくツールを導入するのであれば、ログの収集での労務管理の他にもテレワークに活かせる機能がついている方が便利です。実際に、テレワークを実施する際は、稼働時間以外にも、セキュリティの管理やコミュニケーションの遅延など、様々な課題があります。特に離れて作業している分、社員の環境で何か問題が起こった場合、上司や他の担当がすぐに対応するということはできません。「SOXBOX NX-Plus」では、このような課題を解消するために、事前に社員の業務環境に制限を設けたり、不正行為に対してアラートが通知されたりなど、リスク管理に活かせる機能も備わっています。

■SOXBOX NX-Plusのセキュリティに活かせる機能例
  • デバイス制御
    会社に登録されたUSBのみ使用可能とすることで、USBの利用者を限定し、持ち出しリスクを軽減します。
  • ネットワーク機器の検出管理
    登録機器以外のネットワーク接続を遮断することで、安全性を高めます。
  • Webサイトアクセス履歴
    Webサイトの閲覧をカテゴリで規制することで、不正サイトへの誘導防止によるマルウェア感染リスクなどを軽減できます。
  • アラート
    不正接続や禁止事項違反などが起こった際、管理者側に通知されます。

上記のような設定を行い、社員の業務環境を整備しておくことで、セキュリティリスクが軽減するほか、問題が起こった際もすぐに把握することができます。

ただし、事細かに行動を監視されたり、制限をつけられたりする場合、社員が業務しづらくなってしまう可能性もあります。また、無断で個人のログを管理することなどでトラブルになる可能性もあるので、闇雲にすべての機能を使うのではなく、事前にどのような管理を行うか精査したうえで、社員の合意を取っておくことも重要です。

※関連ページ:1台でパソコンやインターネットの利用状況を把握できる!情報セキュリティの強化には「SOXBOX NX-Plus」
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適正な労働時間を守ることは、企業側にとっても社員にとっても大切なことです。信頼関係があるから管理はしなくても問題ない、というのは聞こえはいいものの、労務管理の体制としてはリスキーです。人力では難しい部分はツールを使って解消し、多くの人が気持ちよく働けるような環境を整えてください。特にテレワークの労務管理においてはログの管理がポイントになります。そのような機能に加えて、本文で紹介したようなセキュリティ面など、自社の課題を解消できるようなツールを選び、社員が安心して業務を行えるような働き方改革を進めてください。

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