HOME 会計処理 【クラウド会計ソフトの教科書 第5回】個人事業主、中小零細企業に会計ソフトは必要?
会計処理 2020/12/29

【クラウド会計ソフトの教科書 第5回】個人事業主、中小零細企業に会計ソフトは必要?

経理や会計の業務は、業種や規模を問わずどんな事業であっても必要です。いずれの事業者も正確な経営状態を知り、円滑な運営を行うためには、適切な経理業務を行うことが重要となります。そのためのサポートとなるのがクラウド会計ソフトです。クラウド会計ソフトを使えば、煩雑になりがちな業務や、複雑な資料作成もスムーズに行うことができます。しかし、実際はクラウド会計ソフトを導入している小規模事業者やスタートアップ企業はそれほど多くありません。
今回のクラウド会計ソフトの教科書では、小規模事業者が会計ソフトを利用するメリットを解説します。
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小規模事業主にも必ず必要になる経理処理とは

中小企業や個人事業主の中には、「取引先も少ないし、会計ソフトは必要ない」と考えている人もいるのではないでしょうか。ただ、エクセル(Microsoft Office Excel)や手書きで帳簿を作成する場合、作業に手間がかかるために、つい先延ばしにしてしまうケースも少なくありません。そうなると、リアルタイムで経営状態を知るのは難しくなってしまいます。
一般的に中小企業、個人事業主は、限られた資金でやりくりしながら経営していることが多いため、正確な経営状態を常に確認できる環境を作っておく必要があります。会社の運営には経費だけでなく、消費税や所得税の支払いなども含めた出費があり、状況を把握できていないと知らない間に資金が底をついている、ということにもなりかねません。

また、「青色申告」を行う事業者の場合は、帳簿や資料を保管しておかなければならないというルールもあります。この際、日々の取引を記録せず申請期限直前に慌てて青色申告の書類を作成した結果、不備が発覚するというケースは少なくありません。また、税務調査の対象になった際にも、経営状態をしっかり説明するための資料が必要になります。

面倒な帳簿付けを習慣付けるコツ

上記の通り、帳簿付けは定期的に行う必要がありますが、どうしても後回しにしがちという事業者も多いのではないでしょうか。その場合は、なるべく精神的なハードルを下げることで継続しやすい環境を作ってみてください。例えば、「月に1回、必要性の高いものを記帳する」というルールを設定してみるのも良いと思います。銀行口座でのやり取りは自動で通帳に記録されるため後から処理してもいいけれど、現金でのやりとりの場合は必ず領収証をもらってすぐに記録に残す。また、経費は月末にまとめるので売上の記帳を優先する……など、最低限の作業のみルールを定めることで、作業を続けやすくなります。
しかし、それでも面倒に感じてしまうと言う場合は、やはり会計ソフトの利用を検討するべきです。

中小企業がクラウド会計ソフトを導入するメリット

中小企業、個人事業主が会計ソフトの導入に躊躇する大きな原因として考えられるのが、導入や運用にコストがかかることです。確かに、会計ソフトを利用するならば「無料で」というわけにはいきません。ただし、自社にサーバなどの環境を構築しなければいけないオンプレミス型のソフトと違い、クラウド型の会計ソフトは導入、運用ともに費用はそこまでかかりません。

ほかにも、会計ソフトを導入しても使いこなせるか自信がないという人もいるでしょう。これについても、クラウド会計ソフトは「会計、経理の知識がない人」も想定して直感的に操作できるようになっているため心配いりません。むしろ、エクセルや手書きの処理に必要な仕訳や勘定科目の知識がなくても問題ないように作られているので、会計、経理の初心者にこそおすすめできます。
例えば、ミロク情報サービスが提供する「かんたんクラウド会計」の「かんたん入力」による仕訳手順はわずか5ステップです。

■かんたんクラウド会計の仕訳入力例
  • 「収入」「支出」「振替」の中から、作業する項目を選択
  • 日付を選択
  • 「決済方法」「勘定科目」「取引先」など、取引の内容を既存の選択肢の中から選択
  • 金額を入力
  • 登録ボタンをクリックして入力完了

他にも、かんたんクラウド会計には、インターネットバンキングから取引明細を自動で取得する機能や、スマートフォンなどで撮影したレシートや請求書を仕訳データに変換する機能もあります。これを活用すれば、日付や金額などの入力をする必要もありません。

さらに、決算書類が自動で作成されることも会計ソフトの重要なメリットの一つです。会計業務では日々の仕訳や記帳作業だけでなく、最終的にそれらをまとめた決算書類を作る必要があります。このとき、正確な決算書類を用意するには月次で試算表を作成するのが望ましいものの、よっぽどの余裕がない限り習慣化できている事業者はそう多くありません。
しかし、会計ソフトを使えば試算表も自動で作成されます。「かんたんクラウド会計」でも、仕訳内容は自動的に日計表、元帳、残高試算表に反映されます。同じ画面から科目別や取引先などの内訳も表示されるので、状況確認もスムーズです。

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中小零細企業、個人事業主がクラウド会計ソフトを使うべき理由についてまとめました。事業を滞りなく運営していくために、記帳作業は重要な作業です。会計ソフトを使ったからといっても「完全に何もしなくていい」というわけではありません。しかし、特別な知識がない状況でもより少ない作業で経営のサポートとなる様々なデータが作成できることは確かです。会計や経理業務が捗らないという事業者は、導入を検討してみてください。

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