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会計処理 2020/02/25

画像付きで徹底解説!初心者に優しいクラウド会計ソフトの仕訳機能

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記帳業務は、煩雑になりがちなうえに時間も手間もかかります。そのため、記帳業務の効率化を会計ソフト導入の目的としている経理担当者も多いのではないでしょうか。
しかし、いざ導入となったときに会計ソフト初心者がぶつかるのが、どの機能を使っていいのかわからないという問題です。ただし、この解決策はそんなに難しいものではありません。会計ソフトには、きちんと初心者向けの機能が備わっているからです。
今回は日次業務の代表格である、日々の取引における入力作業に焦点を当て、会計ソフトのプロであるミロク情報サービスの南波彰宏課長に協力いただき、具体的な操作方法を解説します。

※関連記事:画像付きで徹底解説!クラウド会計ソフトの導入と初期設定

PROFILE

南波彰宏(なんばのりひろ)課長

株式会社ミロク情報サービス南波彰宏課長

株式会社ミロク情報サービス営業本部課長。その道20年のベテランで「かんたんクラウド」などのクラウド会計のプロフェッショナル。会計ソフトの販売員として店頭に立ち、数多くの顧客に対してそれぞれが抱える課題に最適なソフトを提案してきた経験から、会計ソフトに関するアドバイスを語ってもらいました。

入力機能は大きく分けて5種類

どの会計ソフトでも、仕訳機能には大きく分けて「仕訳帳」、「出納帳」、「振替伝票」、「入金伝票」、「出金伝票」の5種類が用意されています。基本的にはどの機能を使っても問題ないのですが、業態や状況によって使いやすい機能は異なります。そのため会計ソフトや経理業務そのものに不慣れな人は、どれを使っていいのか面食らうことが多いようです。
しかし、最近の会計ソフトでは、初心者の方でも簿記における独特な勘定科目や借方・貸方などを意識せずに入力できる機能が備わっていることがあります。例えばミロク情報サービスが提供する「かんたんクラウド会計」の「かんたん入力」もそのひとつです。
どの機能が適しているかを判断するために、それぞれの特徴を下記にまとめました。

仕訳帳 基本的にどんな取引でも入力することができるので、片っ端から仕訳を入力したい場合に適している。ただし、「借方」「貸方」など、ある程度の簿記の知識が必要となる。
出納帳 「借方」「貸方」が分からなくても入力できるため、簿記が苦手な人向け。ただし、現金取引は現金出納帳、銀行口座の入出金は預金出納帳など、取引内容によって入力する帳簿を切り替えながら入力する必要がある。
振替伝票 どんな取引でも入力できるほか、N:Nの複合仕訳を入力することもできるため、経理業務に慣れている人にとっては最もオールマイティに使える。
入金伝票・出金伝票 現金主義(飲食店など)に適している。掛け取引の処理には不向き。
かんたん入力 取引などを入力するだけで自動的に勘定科目が入力されるので、初心者におすすめ。ただし、簿記に詳しい人にとっては、仕訳帳や振替伝票を使って入力した方が早いということが多い。

「かんたん入力」の操作方法を徹底解説

ここでは初心者におすすめの機能を具体的に解説していきます。「かんたんクラウド会計」の簡易入力機能「かんたん入力」の場合、画面上の指示に従うだけで、勘定科目を意識することなく仕訳を入力できます。例として「切手代・郵便代の支払い」と「宅配便等での荷物の発送」をそれぞれ入力してみます。

■ケース1:切手代・郵便代の支払い

ステップ1:ホーム画面の日常処理から「かんたん入力」を選択

ステップ2:「支出」をクリック

ステップ3:取引日(支払日)を選択

ステップ4:「よくある取引例」の中から、「切手代・郵便代の支払い」を選択

ステップ5:「通信費」という勘定科目が自動的にセットされる

ステップ6:決済方法を選択


ステップ7:金額を入力


■宅配便等での荷物の発送の処理


ステップ3まで同様


ステップ4:「よくある取引例」の中から、「宅配便等での荷物の発送 」を選択

ステップ5:「荷造運賃」という勘定科目が自動的にセットされる

ステップ6:決済方法を選択

ステップ7:金額を入力する

このように、どの勘定科目が適切なのかわからなくても取引を入力できるのが「かんたん入力」の大きなメリットです。同じパターンの取引なのに違う勘定科目で入力してしまうというミスの心配もありません。簿記になじみがない人はこちらから始めてみて、操作に慣れてきたら振替伝票や仕訳帳にも挑戦してみてください。

※関連サイト:会計ソフトがはじめてでもわかりやすい!「かんたんクラウド」
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本文で紹介した「かんたん入力」のような機能は、簿記の知識が少ない事業主やフリーランスの人にとっては使いやすく、経理業務に慣れるきっかけにもなる機能です。現在、各会計ソフトメーカーが力を入れている分野でもあるので、まずは体験版などで触れてみてください。 Microsoft Office Excelなどの表計算ソフトよりも直感的に操作できるため、作業しやすく効率的であることがおわかりいただけるかと思います。

このシリーズでは、次回も会計ソフトの機能について紹介していきます。ソフト導入のきっかけ、活用のヒントに役立ててください。

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