経理ドリブン

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

第1章　総則
（目的）
第1条　本規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第10条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、電子帳簿保存法に準拠した適正な処理を確保することを目的とする。電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。

（適用範囲）
第2条　本規程は、当社のすべての役員及び従業員（契約社員、パートタイマー及び派遣社員を含む。以下同じ。）に対して適用する。

（管理責任者） 第3条　この規程の管理責任者は、○○とする。

第2章　電子取引データの取り扱い

（電子取引の範囲）
第4条　当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
（1）電子メールにより受領するPDF等の請求書、納品書等
（2）EDIシステムを通じて授受する取引データ
（3）クラウドサービス等からダウンロードする取引データ
（4）その他電磁的方式により授受される取引情報

（取引データの保存）
第5条　取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報に関するデータについては、当社サーバ内にXX年保存する。

（対象となるデータ）
第6条　保存する取引関係情報は以下のとおりとする。
（1）見積依頼情報
（2）見積回答情報
（3）確定注文情報
（4）注文請け情報
（5）納品情報
（6）支払情報

（運用体制）
第7条　保存する取引関係情報の管理責任者及び処理責任者は以下のとおりとする。
（1）管理責任者　財務経理部経理課　課長　△△
（2）処理責任者　財務経理部経理課　係長　□□

（訂正削除の原則禁止）
第8条　保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

（訂正削除を行う場合）
第9条　業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。
（1）申請日
（2）取引伝票番号
（3）取引件名
（4）取引先名
（5）訂正・削除日付
（6）訂正・削除内容
（7）訂正・削除理由
（8）処理担当者名
2.　管理責任者は、正当な理由がある場合に限り申請を承認する。
3.　承認後、処理責任者へ訂正・削除を指示する。
4.　訂正・削除が完了した場合、処理責任者は「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成し、管理責任者へ提出する。
5. 申請書と完了報告書は、訂正・削除履歴の確認ができるよう、保存期間満了まで保管する。

附則

（施行） 第10条　この規程は、令和6年1月1日から施行する。