経理ドリブン

OCR（Optical Character Reader）とは日本語で「光学文字認識」といい、紙面に記載された文字情報をスキャンし、コンピューター上で直接扱える形式にデータ化する技術のことです。
従来、本や書類などに書かれた文字をデジタルデータ化するためには、人間が手作業でPCなどに入力する必要がありました。
しかし大量の文字をデジタルデータ化したい場合、この作業には大変な負担がかかります。
そこで、複合機やスキャニング専用機器などで読み取った画像から自動的に文字を抜き出しデータとして認識させるOCRが開発されました。

OCRが文字をデジタルデータ化する流れ

OCRでは、まず画像を読み取りどの部分が文字となっているかを解析します。
文字と認識された部分については、行や文字列などの細かい切り出しが行われ、最終的には一文字ずつに分けられます。
最後に、分けられた一文字が何の文字を指しているのかを特定し、データ化を行います。

OCRが経理業務にもたらすメリット

OCRを利用することで、経理業務には以下のようなメリットが生まれます。

データ入力作業を効率化できる

例えば領収書・請求書など、紙面からデジタルデータ化しなくてはならない文字列に対してOCRを利用できます。
OCRは基本的にはスキャンするだけで文字がデジタルデータ化されるので、手動でコンピューターへ入力する作業と比較すると、業務効率が向上します。

データの検索がしやすくなる

単純に紙の書類をスキャンするだけでもデジタル化は可能ですが、そのままでは画像形式での保存となるため、文字データが認識されません。
OCRによりデジタル化した際はテキストデータも情報として保存されるため、キーワード検索が可能になり、確認したいデータを迅速に探すことができるようになります。

テキストデータを加工して流用できる

OCRによりデジタル化されたテキストデータは、加工して流用するのも簡単になるため、新しい文書や資料づくりの作業効率もアップします。

AI-OCRとは、OCRの技術にAIを取り入れたものです。
AI（Artificial Intelligence）とは、大量のデータからパターンを認識して意思決定や予測を行う技術を指します。
これまで、OCR単独の技術では、手書きなど個々の癖が出るような文字などは正確に読み取れないという課題がありました。
しかし、様々なパターンを学習したAIを組み合わせることで、読み取り技術を飛躍的に向上させることが可能となったのです。
これにより、OCRの技術を本格的にビジネスで活用できるようになりました。

AI-OCRの特長

AI-OCRにはOCRが持っている機能に加えて、以下のような特長があります。

読み取りの精度が高い

文字認識の精度が上がったことにより、これまでのOCRのみでは認識・識別できなかった手書きなどの文字情報も読み取れるようになりました。
これにより経理業務で発生する大量の書類やレシート、請求書などのデジタルデータ化がより容易になったといえます。

多様なフォーマットへの対応

例えば帳票など、文字が書いてある部分と書いていない部分がある画像の場合、これまでのOCRでは読み取り位置や項目の定義をする必要がありました。
しかし、AI-OCRでは、どこにどの情報があるのか検出するレイアウト解析や、画像の中から文字列を検出する文字列検出の精度が向上しています。
これにより、請求書や納品書、発注書といった様々なフォーマットやレイアウトの文書に対して簡単に読み取り対応できるようになりました。

※関連記事：AIの活用で経理業務はどう変わる？担当者が求められることとは

ルーティン業務の多い経理業務において、AI-OCRによる効率化は大きな影響を持つといえます。
特に仕訳作業については、AI-OCRが請求書やレシート、クレジットカードなどのデータを解析し、会計システムと連携して自動的に仕訳データを作成するという技術も生み出されています。
AI-OCRと他の先端技術との統合により、近い将来には入力作業の完全自動化が現実のものとなる可能性も示唆されています。
また、デジタル化の利便性が向上することにより、AI-OCRはペーパーレス化の推進にもつながっています。

AI-OCR導入にあたっての留意点

従来のOCRの機能から大きく進歩したAI-OCRですが、すべてのデジタルソフトにいえるように、万能というわけではありません。
AI-OCR導入時には以下などに注意する必要があります。

人間のチェックも必要

AI-OCRで読み取りを行ったからといって、誤認識が全く発生しないわけではありません。
人間同様、不鮮明な文字や読みにくい文字はAIの機能を持ってしても判読できない可能性があるため、人間のチェックが必要です。

すべての業務を最初から自動化できるわけでない

AIは学習していく中で正確性が向上していきます。
これはAI-OCRについても例外ではなく、自社の様式に適用させていく過程で、人による確認が必要なケースも多いと考えられます。
少なくともAI-OCR導入初期は、ある程度自社に適用させるための時間が必要になる点に留意してください。

効率化によって生み出された時間をいかに活用するか

AI-OCRを導入することで、これまで何時間もかかっていたデータ入力の作業時間を削減することができます。
人間はチェック業務に集中できるため、ミスも軽減し、全体として業務時間が短縮されるでしょう。
今後の経理業務では、こうした技術で得られる時間をいかに有効に使うかが重要となってきます。
単純作業はAI-OCRなどに任せて、空いた時間をクリエイティブな作業に充てることができれば、より競争力の高い企業として成長していくことができるでしょう。

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