テレワーク環境における勤怠管理にスマートフォンを活用

テレワーク制度の本格導入で多様な働き方の実現へ
スマートフォンで打刻も申請もできるクラウド型勤怠管理
多彩な機能でテレワーク環境のさらなる充実へ

働き方改革の一環としてテレワークや在宅勤務の導入を本格的に考えている企業の皆様も多いでしょう。機械部品の製造・輸入・販売で堅実に業績を伸ばしているT社では、スマートフォンで打刻や申請のできるクラウド型の勤怠管理システムを導入し、テレワーク制度のスピーディーな導入を可能にしました。

テレワーク制度の本格導入で多様な働き方の実現へ

働き方改革の推進という社会的な潮流に乗って、T社でも早い時期からテレワークや在宅勤務が実施されていました。

「と言っても、まだまだ試行錯誤の段階で本格導入は先のことと考えていたんですね」と、総務部人事課課長のN川氏は振り返ります。

ところが、T社経営部門より「デスクワークは可能な限りテレワークで」という指示が出され、営業部門、企画・設計部門、管理部門を中心に、急遽テレワーク制度の本格導入が行われることになりました。テレワークによって従業員に時間的・精神的な余裕を作り、無駄な移動や業務を削減して生産性を上げ、ライフスタイルの多様化に対応することで就職先としての魅力を向上させるなどの狙いがありました。

「人事課にとっての問題は勤怠管理でした。どうすれば在宅でタイムカードを打刻できるのか、ということですね」

ソフトウェアベンダーに相談してみたところ、スマートフォンで打刻できるクラウド型の勤怠管理システムがあると聞き、N川氏はさっそくデモンストレーションを依頼しました。

「自分でも使ってみたのですが、簡単に打刻や申請ができること、既存の人事/給与システムとデータ連携できることが決め手になって、とりあえずは導入してみようと言うことになりました」

必要な人数分、必要な期間だけ、柔軟に導入できるのがクラウドサービスの良いところだとN川氏は指摘します。

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スマートフォンで打刻も申請もできるクラウド型勤怠管理

「まずは営業部門から導入を始めましたが、直感的に操作できるので、使い始めたその日のうちに、皆さん当たり前のように使いこなすようになりました」と、N川氏は述べています。

「拍子抜けするほど簡単な導入でしたが、本格的にテレワークを実施できる体制を短期間で整えることができました。スマートフォンはもちろん、自宅のPCやタブレット端末から、いつでもどこでも打刻できます。残業や休暇などを申請するためにわざわざ出社して書類を出す必要もなくなりました」

直行直帰や出張の多い営業部門からは「こんなに便利なら、もっと早く導入して欲しかった」という声もあったとのこと。

働き方改革や労務コンプライアンスの推進に役立つ機能が充実しているのも良いと、N川氏は述べています。

「出退勤の履歴や残業時間、休暇残日数などをリアルタイムで確認でき、また時間外労働時間の上限を超えそうな場合は事前にアラートを出してくれるので、過重労働の発生を効率的かつ早期に防ぐことができます」

また、社員情報、部門情報などのマスタデータや休暇残日数などのデータを人事/給与システムとスムーズに連携できるため、導入も運用も容易だとN川氏は評価しています。

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多彩な機能でテレワーク環境のさらなる充実へ

N川氏は、今回導入した勤怠管理システムの機能をさらに活用して、働き方改革やテレワークの促進に役立てたいと考えています。

「パソコンの操作ログを記録できる内部統制システムがあるのですが、そのデータを勤怠管理システムと連携させることができます。パソコンを起動/終了した時間と打刻された出退勤の時間が大きくかけ離れていないかチェックすることで、サービス残業や虚偽の打刻を防ぐ仕組みを準備中です」

「シフト管理の機能も活用して、将来的には、工場や倉庫の従業員についても勤怠をクラウドで一元管理しようと計画しています」

また、今回導入した勤怠管理システムには、経費精算、ワークフロー、給与明細、年末調整などのシリーズがあり、それぞれ会計/人事/給与などのシステムと連携しながら、さまざまな従業員向けサービスをスマートフォンで提供できるようになっています。

「本格的にテレワークを始めてみて、『支障なく仕事ができるじゃないか』と実感している従業員は少なくありません。今後、テレワークは新しい働き方として定着していくと思います。当社総務部では、これらのクラウドサービスを上手く活用しながら、テレワークしやすい環境のさらなる充実を図るつもりです」と、N川氏は抱負を述べてくださいました。

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