毎月月末に集中してしまいがちな経費や交通費の精算業務に、大きな時間と手間を取られていませんか？経費精算のスマホ対応で、経理部門も現場部門も省力化できます！
【経理部門の課題】事業規模が拡大して経費精算業務を圧迫！
経費精算業務と言えば、どうしても月末に申請が集中してしまいがちなもの。申請内容のチェックや会計システムへの入力作業に時間と手間がかかり、毎月目のまわる思いをしている経理部門は少なくないでしょう。今回ご紹介する人材サービス会社G社も、同じ悩みを抱えていました。経理部部長の広岡様にお話をお聞きしましょう。
創業して5年と言うことで、人材サービス業としては非常に若い会社ですよね
広岡様（以下敬称略）そうですね。当社は、ある分野のエンジニアに特化して人材派遣・人材紹介・人材開発を提供するべく設立されました。ニッチな分野を対象にしているので、『細く長く事業を続けられれば良いよね』という暢気なスタートを切ったわけですが、少子高齢化に伴う人材不足に後押しされて、予想を超えるペースで事業が拡大しています。
その影響で、経理部門が忙しくなっているわけですね
広岡当社は外回り営業が多いので、とにかく経費精算業務が大変です。営業担当者はみなさん忙しいので、経費申請はどうしても月末にまとめて出すことになってしまう。設立当初は社員数も少なかったので何とか乗り切っていましたが、事業が拡大し、営業担当者が増え、月末月初に残業をすることが増えてしまいました。
【解決策】経費精算を効率化するために業務をクラウド化
事業拡大とともに肥大化していく経費精算業務。G社では、経理部門の人員を補充することで解決を図ろうと考えていました。
当初は、経理のできるパートを雇おうというお話でした
広岡それが簡単ですからね。でも、ちょっと待てよ、と。それでは根本的な解決にならないと考え直して、まずは経費精算業務を見直すことにしたんです。
以前の経費精算業務は、どんなプロセスだったのでしょう
広岡昔ながらの経費精算ですよ。表計算ソフトで経費精算用のフォーマットを用意して、営業担当者が会社のパソコンで申請書を作成し、プリントアウトして、上長に判子をもらい、領収証をのりで貼り付けて経理部に提出する。経理部では、内容をチェックして、会計システムに入力し、銀行振込の手続きを行う。営業部門にとっても、経理部門にとっても、非常に面倒な作業でした。
そこで、経費精算をシステム化したわけですね
広岡業務のムダやボトルネックを徹底的に排除したかったんですよ。申請書を作るために帰社することも、プリントアウトも、上長の判子も、見ながら仕訳を入力することも、みんなムダでしょう。ITで効率化・省力化できることです。だから、申請も承認もスマホでできるようにして、会計システムへの入力も自動化したかったんです。
【営業部門のメリット】スマホ対応で驚くほどラクになった経費申請
経費精算業務をクラウドシステム化することになったG社。営業部門にとっては、いつでもどこでもスマートフォンで経費申請できることが大きなポイントとなっています。
営業部門の反応はいかがですか？
広岡上々です（笑）。一番大きなメリットは、外出先でのスキマ時間を使って経費申請できるようになったことでしょうか。月末まで経費申請を貯め込むことがほとんど無くなりました。上長の承認もスマートフォンでできますから、承認が滞ることもありません。
業務プロセスが大きく変わることに抵抗は？
広岡それまでの経費精算の手続きが面倒だと感じていたのは、営業部門も同じです。経費精算の処理をするためにわざわざ帰社することがなくなり、客先から直帰できることが増えるということで、むしろ歓迎されました。
スマートフォンによる経費申請は、どんな点が便利ですか？
広岡例えば、レシートをカメラで撮影すればテキストを読み込んで自動入力してくれますし、交通系ICカードをスマートフォンにかざせば、日付、乗車駅、降車駅、運賃のデータを取り込んでくれますし、クレジットカードの取引明細も取り込めます。私もスマートフォンで入力するのは苦手なんですが、入力の手間はほとんど感じないです。この点も、導入の決め手になりましたね。
【経理部門のメリット】会計システムとの連携で仕訳入力を自動化
経費精算のクラウド化に際して、広岡部長がこだわったもうひとつのポイントが「会計システムとのデータ連携」と「仕訳入力の自動化」です。
会計システムとのデータ連携は、熱心に検討されていましたね
広岡紙の申請書を見ながら会計システムに仕訳データを入力するのは、けっこう手間がかかるんですよ。入力ミスも発生しやすい。そもそも経費申請書はPCで作成するのに、どうしてそのデータをそのまま連携できないんだろうって思っていました。二度手間でリスキーですよね。
導入後は手入力の必要がほとんど無くなった訳ですね
広岡経理部門としては、そこが最大のメリットです。現場で入力された経費データは自動で仕訳入力されます。経理部門は申請内容をチェックするだけなので、飛躍的に業務効率化されたことになります。申請内容に不備があった場合でも、データ連携していれば短時間での修正対応が可能です。導入後は、月末の経費精算で残業することはなくなりました（笑）
そのほかに大きな導入メリットはありますか？
広岡見える化ですね。これはどちらかというと申請する側のメリットですが、経費申請をプリントアウトせずにデータのまま処理するので、承認の進捗状況や支払予定金額などを、一つのダッシュボードで把握できます。とくに承認状況は、紙の申請書ではまったく把握できていませんでしたから。
経費精算が多い部署だけスマートフォン対応に
コスト、利便性、セキュリティなどのメリットを活かすために、多くの企業がクラウドサービスを積極的に活用するようになっています。G社が経費精算にクラウドサービスを採用した理由をお伺いしました。
オンプレミスではなく、クラウドにした理由は何でしょう
広岡クラウドサービスの魅力は、導入の容易さと柔軟さですね。オンプレミスのシステムを構築しようとすると、どうしても自社サーバーが必要になります。それなりに大きなイニシャルコストがかかりますし、運用開始まで時間も手間もかかる。アップデートやリプレースなど、導入後もいろいろと気に掛けなければなりません。その点、クラウドサービスは申し込んだらすぐにスタートすることができます。
導入の柔軟さについてはいかがですか？
広岡必要なときに必要なだけ導入できることですね。経費精算のスマートフォン対応を検討しているときに気づいたんですが、毎月たくさんの経費申請をするのは外回りの多い営業部門だけで、内勤の従業員については従来の運用でも十分に対応できるんです。
全社一斉に導入する必要はない、ということですね。
広岡その点、クラウドサービスの多くはアカウント単位の月額課金なので、必要な人数分だけ導入することができます。当社の場合は、営業担当者とその上長に限定して導入し、ランニングコストを最適化しています。従来の経費精算業務とも無理なく併用できていますよ。
