クラウド会計ソフトを導入している企業が増えていく一方で、中小企業や零細企業、個人事業主の中には、まだエクセル（Microsoft Office Excel）や手書きで経理処理を行っているケースも多くあります。会計ソフトは業務効率を上げるには最適のツールですが、操作に不安のある未経験者には導入の障壁が高いようです。
そこで今回は、クラウド会計ソフト導入時につまづきやすいポイントをピックアップし、対策方法を紹介します。
会計ソフトとクラウド会計ソフトの違い
会計ソフトとは、入力された仕訳データから様々な情報を処理する会計専用のソフトです。機能や操作方法はメーカーなどによって異なりますが、会計ソフトがあれば簿記の知識がなくても簡単に仕訳作業を行うことができたり、自動的に決算資料が作成されたりします。
従来の会計ソフトは、ソフトを会社のパソコンやサーバにインストールして使用するものが一般的でした。これに対して、クラウド会計ソフトはインターネット上のサービスを利用するもので、入力したデータもクラウド上に保存されます。そのため、クラウド会計ソフトは従来の会計ソフトと比べて、独自の環境を構築する必要がほとんどありません。この点から、クラウド会計ソフトは比較的簡単に導入できるソフトとされ、使用する企業が増えてきています。
しかし、今まで経理情報をエクセルなどで管理してきた人にとって、管理方法が大幅に変わることは大きな問題です。いくら導入しやすく便利なソフトといえども、本当に使いこなせるのか不安に思う人も少なくありません。特にクラウド会計ソフト未経験の人たちが気にするのが以下の3つです。
- UI（ユーザーインターフェイス）
- 外部サービスとの連携
- 自動化の設定
UI（ユーザーインターフェイス）への戸惑い
UI（ユーザーインターフェイス）とは、操作するボタンの並び方やデザインにおける操作方法のことです。UIは各メーカーやパッケージによって異なります。どのメーカーのクラウド会計ソフトも、使いやすさを重視してUIの工夫をしているものの、初心者は見慣れない画面に戸惑うことが多いのも事実です。
例えば、「借方」、「貸方」といった表記を敢えて使わない会計ソフトもあります。これは会計の知識や経験が浅い人にわかりやすいインターフェイスにした結果なのですが、経理業務のベテランにとっては逆にわかりにくいとされることも多い設計です。
クラウド会計ソフトは使いやすいように自社でカスタマイズすることもほとんどできないため、ストレスを感じながら業務を続ける人も少なくありません。
対策：導入前のチェックとカスタマーサービスの利用を
UIは「慣れ」の問題が大きいため、ほとんどの場合、使いづらさは使っていくうちに軽減していきます。しかし、慣れるまでの期間は短いほど良いことに越したことはありません。
なるべく早く慣れるために重要なのは、ソフトの選び方です。購入を検討する際に体験版やデモ画面でしっかりとUIや操作感を確認し、できるだけ使いやすいものを選びます。経理初心者の人は簡単に仕訳ができるUIを、簿記の知識がある人は会計用語がしっかり書かれているUIを選ぶとよいでしょう。
また、クラウド会計ソフトはサブスクリプションサービスが多く、導入時の操作方法や質問などをメールや電話でサポートしてもらえる場合もあります。操作に不安が多い人はこういったサポートサービスのあるクラウド会計ソフトを選び、積極的に活用していくのがよいでしょう。
そのほか、以下のようなチェックポイントがあります。
- 請求書、見積書などのデザインが自社に合っているか
- 取引先の表記は適切か（会社名だけでなく担当者名まで表記されるかなど）
- 取引における品目などの表示スペースに余裕があるか（最大何文字まで表記されるかなど）
外部サービスとの連携がうまくいかない
クラウド会計ソフトでは、インターネットを通じた外部サービスと連携することもできます。例えばカード会社や銀行のサービスと連携すれば、クレジットカードの入出金情報や、銀行口座の取引情報などを自動でクラウド会計ソフト内に取り込むこともできます。
ただし、正しく連携できないと帳簿と口座の数字が乖離してしまうこともあります。連携の際は自社の経理に合わせた設定をしっかりと行う必要があります。
対策：最低限設定すべき項目を確認する
例えば、銀行の明細をクラウド会計ソフトに自動で取り込む際は、「インターネットバンキング」に対応した口座を開いておく必要があります。
さらにここで注意しなくてはならないのはクラウド会計ソフトにデータが取り込める期間です。具体的な期間は利用している会計ソフトや銀行によって異なりますが、多くの場合、取り込めるデータには「過去●●カ月分」という決まりがあります。この期限が切れてしまった場合、自動でのデータ取り込みはできません。
このように、連携の前提となっている情報を収集し、環境を整えておく必要があります。
自動化の設定が使いこなせない
クラウド会計ソフトには、「自動仕訳」という機能があります。銀行口座やクレジットカード会社から取り込んだ明細について、あらかじめ登録しておいた勘定科目や摘要欄をもとに自動で仕訳を行う機能です。これをうまく活用すれば、同じような取引を何度も入力する手間が省けます。ただし登録方法や設定を間違ってしまうと、ミスの原因となってかえって労力が増えてしまうこともあります。
対策：自動仕訳登録は計画的に設定する
自動仕訳の設定を登録する際に初心者にありがちなミスとして「すべての取引を登録する」、「汎用性が乏しい方法で登録する」といったことが挙げられます。
例えば、主に文房具の購入を行なっているコンビニからの決済をすべて「雑費」で登録した場合、本来は会議費となる会議用の飲食物をコンビニで買った際も、勘定科目は雑費となってしまいます。その場合はその都度、勘定科目を手動で修正しなければなりません。このような例外が発生するケースを最初から考慮したうえで設定すると、より効率的に自動化できる仕組みを作ることができます。
かんたんクラウド
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クラウド会計ソフトの利用はハードルが高いと感じている人もいるかもしれませんが、注意すべきポイントを押さえてさえいれば、それほど難しいものではありません。導入直後は操作に慣れなかったり、設定や登録すべきデータがたくさんあったりなど、一時的に作業量が増えたように感じますが、軌道に乗れば業務効率化できるようになります。ゆくゆくは経営計画の作成や資金繰りの検討にも活用できますので、積極的に導入を検討してみてください。
